Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 17.05.2019
Naslov: Nepristojnost, osebna mapa otroka, arhivsko gradivo
Številka: 0712-1/2019/1179
Vsebina: Rok hrambe OP, Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da ste z ministrstva na osnovno šolo prejeli okrožnico, ki se nanaša na Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), po katerem se vsa dokumentacija, ki se vodi v šoli, deli na dokumentarno gradivo, ki se po določenem obdobju loči in preda v uničenje, in arhivsko gradivo, ki velja za kulturni spomenik. Dokler pa to gradivo ni določeno, velja vse dokumentarno gradivo za arhivsko in ni dovoljeno ničesar izločati in uničevati. To velja tudi za osebne mape učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje. V ta namen je bila priporočena dopolnitev soglasja, da se starši strinjajo, da bodo podatki izbrisani najkasneje leto po otrokovem izstopu iz šole oz. da bodo lahko podatki ohranjeni v skladu z ZVDAGA. Zanima vas, kaj storiti z vsemi podatki v osebni mapi učenca, ki potrebuje pomoč in svetovanje, ki so nastali pred dopolnitvijo soglasja staršev in za katere torej soglasja staršev glede arhivskega gradiva ni. Zanima vas še, kaj storiti, če starši v svetovalni službi zaprosijo za svetovanje in pomoč, vendar ne želijo podpisati soglasja, saj se ne strinjajo, da bodo podatki odbrani in posredovani pristojnemu arhivu. Sprašujete še v zvezi s formulacijo, da " bodo podatki izbrisani oziroma ohranjeni in predani..." Starš morda želi uničenje in ne posredovanje arhivu. Dodajate, da so v osebni mapi učenca tudi psihološki testi in občutljivi osebni podatki, ki se nanašajo na družinsko, socialno, razvojno anamnezo in postopki strokovne pomoči, mnenje zunanjih inštitucij.

 

Na podlagi navedenega IP ugotavlja, da ste nanj naslovili dopis, ki ne sodi v njegovo pristojnost, zato se skladno z načelom zakonitosti IP ne more izdati neobvezujočega mnenja, ki ga sicer izdaja na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES, 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu. IP vam svetuje, da se glede presoje ali izdaje mnenja o interpretaciji Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA) in tega, kako ravnati z gradivom v osebni mapi učenca, obrnete na Arhiv RS.

 

V okviru svojih pristojnosti IP v zvezi z varstvom osebnih podatkov, pa vam IP le pojasnjuje, da Splošna uredba v zvezi s shranjevanjem osebnih podatkov v členu 5.1(e) določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (»omejitev shranjevanja«). Po izpolnitvi namena obdelave se torej osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive (v vašem primeru ZVDAGA), opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če drug zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

 

V upanju, da vam bo naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka