Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 24.04.2019
Naslov: Posredovanje podatkov v evidenci delovnega časa javnih uslužbencev
Številka: 0712-1/2019/950
Vsebina: Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede ustreznosti obdelave osebnih podatkov delavcev, ki izhajajo iz evidence delovnega časa. Navajate, da je na vaši upravni enoti beleženje delovnega časa urejeno v spletni aplikaciji. Z internim navodilom so določena pravila, kako se izvaja evidentiranje, ki ga je dolžan izvajati delavec in način evidentiranja odsotnosti (dopusti, službena pot, bolniške,...), ki ga izvaja skrbnik-administrator. Zanima vas:

  • ali je upravičeno pripravljati poročila o prisotnosti za celoten oddelek in ga poslati vsem vodjem upravne enote (torej tudi osebam/vodjem, ki podatka dejansko ne potrebujejo za opravljanje svojega dela). Pri tem pojasnjujete, da so iz poročil razvidni podatki o posameznem delavcu, ki se navezujejo na neporabljen letni dopust, na zamude (zamude pri prihodu, zamude z malice) in na višek/manjko ur.

  • kdo od zaposlenih lahko pregleduje evidenco delovnega časa posameznega delavca. Iz internega navodila izhaja, da ima pravico do vpogleda delavec zase in vodja, ki je pristojen za odobritev odsotnosti za delavce oddelka. Ali je to tudi načelnik (upravičenost izhaja verjetno iz njegove funkcije) oziroma vodja Službe za skupne zadeve ali druga oseba iz te službe, ki ni skrbnik-administrator?

Dalje navajate, da glede priprave poročil in analiz interno navodilo določa, da jih skrbnik pripravi na podlagi zahtevka načelnika ali vodje. Zanima vas:

  • ali so to lahko poročila, ki zajemajo vse zaposlene skupaj? Po navodilu ima skrbnik nalogo, da o nepravilnostih mesečno obvešča načelnika (tu bi razumeli, da npr. ostali vodje zato ne potrebujejo podatkov o stanju evidenčne ure).

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

 

Glede na določbe 1. alineja tretjega odstavka 6. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18), podatki, ki so v zvezi z delovnim razmerjem javnih uslužbencev, predstavljajo prosto dostopne informacije javnega značaja.

 

Splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov (kamor štejemo tudi posredovanje podatkov) ureja člen 6 Splošne uredbe.

 

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov v primeru posredovanja podatkov iz evidenc delovnega časa v primeru javnih uslužbencev (za kar gre v vašem primeru), upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe, predstavljata v Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), ki glede na določbo člena 6 (2 in 3) Splošne uredbe ostajata v veljavi tudi po njeni uveljavitvi.

 

ZDR-1 v prvem odstavku 48. člena na splošno določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

 

ZEPDSV določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. Tako so evidence, ki jih morajo delodajalci voditi v skladu ZEPDSV, izrecno določene v 12. členu tega zakona, in med njimi je tudi evidenca o izrabi delovnega časa. Njeno vsebino določa 18. člena 18. člen ZEPDSV, ki taksativno našteva podatke, ki jih, za posameznega delavca, delodajalec dnevno vpisuje vanjo. V 19. členu ZEPDSV pa je urejeno vodenje te evidence z vidika časovnega okvira začetka in konca vodenja evidence o izrabi delovnega časa, ki sta vezana na sklenitev oziroma prenehanje pogodbe o zaposlitvi.

 

Pri obdelavi osebnih podatkov je namreč potrebno upoštevati načelo sorazmernosti, kot ga določa točka c) prvega odstavka člena 5 Splošne pogodbe o varstvu podatkov, ki določa, da so osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (‚najmanjši obseg podatkov‘).

 

Glede na navedeno vam IP konkretnega odgovora na vprašanja, kdo je upravičen pregledovati evidenco delovnega časa posameznega delavca in v kakšen obsegu je potrebno pripraviti poročila prisotnosti, kot inšpekcijski organ ne more dati, odločitev o tem je v pristojnosti posameznega obdelovalca oziroma upravljavca podatkov, ob upoštevanju notranje organizacije dela in navedenih pravnih podlag ter načel v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

 

Ob tem IP še pojasnjuje, da gre za obdelavo znotraj upravljavca, zato je odločitev o tem, katere osebe se pooblasti za posamezna opravila obdelave in kdo v zvezi s svojimi delovnimi nalogami znotraj upravljavca dostopa do podatkov oz. jih pridobi, stvar notranje ureditve dela in s tem povezanih ukrepov glede zagotavljanja varnosti podatkov. IP pa je v mnenju ne more komentirati.

 

Morebitne odgovore na vaša vprašanja lahko najdete tudi v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na spletni strani IP (https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf).

 

 

Lep pozdrav,

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:

Maja Wondra, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP