Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 17.04.2019
Naslov: Ugotavljanje identitete vlagatelja zahteve
Številka: 0712-1/2019/897
Vsebina: Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki
Pravni akt: Mnenje

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 22. 2. 2019 prejeli vaše zaprosilo za mnenje (povzetek), ali lahko zasebno podjetje, ki ga prosite za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki, od vas zahteva predložitev osebne izkaznice.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Pri tem dodajamo, da se konkretna presoja pravilnosti ravnanja upravljavca lahko izvaja le v pritožbenem ali inšpekcijskem postopku.

 

 

Upravljavec je na podlagi člena 11 in 12 Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov upravičen, da se na primeren način prepriča o identiteti posameznika, ki vloži zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki.

 

Če je posameznikova zahteva vložena osebno pri upravljavcu, lahko ta zahteva predložitev osebne izkaznice na vpogled.

 

Če je zahteva vložena po e-pošti in upravljavec ni prepričan o identiteti pošiljatelja (ker npr. s tem posameznikom ni v redni zvezi, ker v svojih zbirkah še nima njegovega e-naslova ipd.), se lahko posamezniku predlaga več alternativ, na primer varen elektronski podpis, podpisana pisna vloga po klasični pošti, osebni obisk pri upravljavcu ali osebno vročanje upravljavčevega odgovora posamezniku na javljeni naslov za vročanje (priporočeno s povratnico, vročanje v upravnem postopku).

 

Izjemoma in pogojno bi bilo dopustno, da posameznik (če želi), na podlagi tretjega odstavka 4. člena Zakona o osebni izkaznici (ZOIzk-1), upravljavcu po klasični pošti pošlje fotokopijo osebne izkaznice, vendar bi morala biti na kopiji ali na ločenem dokumentu dodana ustrezna podpisana privolitvena izjava z vsemi potrebnimi pojasnili, zlasti o namenu uporabe (gl. člen 4 (točka 11), 7 in 13 Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov). Pri tem bi bil posameznik tudi upravičen prikriti tiste dele osebne izkaznice, ki presegajo namen identifikacije v konkretnem primeru (gl. člen 5 – točka c Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov). Pomembno je tudi, kako po prejemu kopije osebne izkaznice, upravljavec ravna z njo.

 

Identifikacije posameznika, ki je zahtevo vložil po e-pošti, ni dopustno pogojevati le z eno od alternativnih možnosti za identifikacijo.

 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

Na spletni strani IP so že na voljo nekatera mnenja oz. pojasnila v zvezi z:

  • identifikacijo posameznikov s pomočjo osebnih dokumentov, na primer mnenja št. 0712-1/2019/369, 0712-3/2018/2462 in 0712-1/2019/140;

  • omejitvami pri ravnanju z osebnimi dokumenti, na primer mnenja št. 0712-1/2018/1205, 0712-1/2017/2015, 0712-1/2017/922, 0712-1/2015/2921 in

  • privolitvijo, na primer mnenje št. 0712-3/2018/1540.

 

Omenjeni člen ZOIzk-1 je dostopen na tej povezavi:

http://www.pisrs.si/Pis.web/pregledPredpisa?id=ZAKO5758.

 

ZOIzk-1 v 4. členu možnosti privolitve za kopiranje osebne izkaznice ne omejuje, če gre za primer, ko posameznik sam pošlje kopijo osebne izkaznice po klasični pošti upravljavcu namesto, da jo kopira upravljavec. Tak način nekoliko zmanjšuje zanesljivost identifikacije, vendar gre za primerljiv položaj, kot če osebno izkaznico, pri osebnem obisku, kopira upravljavec sam ali če izvede le vpogled v osebno izkaznico.

 

Ustrezno privolitveno izjavo z informacijami bi moral upravljavec zagotoviti posamezniku še pred prejemom kopije. Spoštovati bi moral tudi druge pogoje za veljavno privolitev. V konkretnem primeru tudi ni videti, da bi bil upravljavec upravičen dolgoročno hraniti pridobljeno kopijo osebne izkaznice.

 

Omenjeni členi Splošne uredbe so dostopni na tej povezavi:

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/SL/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.119.01.0001.01.SLV&toc=OJ:L:2016:119:FULL.

 

V primeru zavrnitve ali molka upravljavca je možna pritožba pri IP. Več o tem v teh pojasnilih:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki/.

 

Prijazen pozdrav,

 

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka