Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 06.03.2019
Naslov: Hramba soglasji preko telefonskih pogovorov
Številka: 0712-3/2018/2831
Vsebina: Privolitev, Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Prejeli smo vaš dopis, v katerem nas prosite za mnenje glede hrambe soglasij preko telefonskih pogovorov (klicnega centra) skladno s Splošno Uredbo o varstvu osebnih podatkov.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) pojasnjuje, da je na temo snemanja telefonskih pogovorov skupaj z Agencijo RS za elektronska omrežja in storitve (AKOS) izdal skupne smernice, ki so na voljo na:

 

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_snemanju_telefonskih_klicev.pdf

 

V smernicah so podana pojasnila tudi glede roka hrambe posnetih klicev in sicer v poglavju 3.4., cit.:

 

»3.4 Rok hrambe posnetkov

Rok hrambe posnetka je v praksi lahko različen, podaljševanje obvestila z navajanjem pravnih podlag iz obligacijsko-pravnih razmerij pa je neprimerno in nepotrebno. Glede na zahteve 7. in 8. člena 147. člena ZEKom-1, je zato dopustna praksa tudi že omenjen primer splošnega obvestila: »Vaš klic se snema zaradi zagotovitve dokaza o poslu; hranjen bo, dokler se lahko posel zakonito izpodbija.«

 

Tudi s takšnim obvestilom je namreč posameznik ustrezno obveščen o samem dejstvu snemanja, o namenu snemanja ter o roku hrambe posnetka. Seveda je treba poudariti, da je natančna navedba roka hrambe posnetka povsem dopustna, saj se lahko tisti, ki snema klice, odloči tudi za fiksen in krajši rok hrambe od rokov, ki jih zakonodaja določa glede izpodbojnosti poslov.

 

Glede izpodbojnosti posla je treba upoštevati določbe Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 - uradno prečiščeno besedilo; OZ). Ta v 94. členu določa, da je pogodba izpodbojna, če jo je sklenila stranka, ki je poslovno omejeno sposobna, če so bile pri njeni sklenitvi napake glede volje strank, kot tudi če je v tem zakoniku ali v drugem zakonu tako določeno. 99. člen OZ pa dalje določa, da pravica zahtevati razveljavitev izpodbojne pogodbe preneha s pretekom enega leta od dneva, ko je upravičenec zvedel za razlog izpodbojnosti, oziroma enega leta od prenehanja sile in da ta pravica preneha v vsakem primeru s pretekom treh let od dneva, ko je bila pogodba sklenjena. Glede na navedeno je po OZ najdaljši dopustni rok hrambe posnetka 3 leta od dneva sklenitve pogodbe (absolutni rok) oziroma 1 leto od dneva, ko je upravičenec zvedel za razlog izpodbojnosti (relativni rok). Če je torej nekdo zahteval razveljavitev pogodbe, je posnetek dopustno hraniti še največ eno leto od dneva, ko je upravičenec zvedel za razlog izpodbojnosti. Področna zakonodaja lahko določi tudi drugačne roke hrambe (takšen primer je recimo 8. odstavek 202. člena Zakona o trgu finančnih instrumentov (Ur. l. RS, št. 108/10 – uradno prečiščeno besedilo ZTFI).»

 

Navedeno je treba šteti kot splošni rok za hrambo posnetkov telefonskih klicev, pri tem pa velja upoštevati, da so klici na splošno lahko zelo različne narave in da niso vsi klici takšni, kot je vaš primer, kjer se s posnetkom klica dokumentira (tudi) podaja privolitve posameznika v obdelavo osebnih podatkov (predvidevamo, da gre npr. za privolitev za namene neposrednega trženja). Pri nekaterih klicih bo npr. šlo zgolj za nakup nekega izdelka prek telefona in ne (tudi) za pridobivanje privolitve v izvajanje neposrednega trženja ali uporabo podatkov v druge namene. Rok hrambe takšnega posnetka je po našem mnenju lahko daljši zaradi zahtev Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov, ki med pogoji za veljavnost privolitve določa tudi dokazljivost privolitve (glej uvodno določbo št. 42). Glede na navedeno menimo, da lahko tovrstne posnetke, ki torej služijo kot dokaz, da je bila podana privolitev posameznika v obdelavo osebnih podatkov hranite tako dolgo, dokler zakonito obdelujete osebne podatke posameznika, kar bo praviloma dokler ne bo podan preklic privolitve s strani posameznika oz. do roka, ki ste ga ob pridobitvi privolitve v obdelavo osebnih podatkov predstavili posamezniku. Upravljavec mora namreč ob pridobitvi privolitve posameznika ustrezno informirati glede na zahteve 13. člena Splošne uredbe in med temi informacijami je tudi podatek o roku hrambe osebnih podatkov (točka 13.2(a)).

 

Lep pozdrav,

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                                                                  

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravil:                                                                                                                                

mag. Andrej Tomšič,
namestnik informacijske pooblaščenke