Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 13.03.2019
Naslov: Vpogled v osebno mapo na CSD
Številka: 0712-1/2019/578
Vsebina: Upravni postopki
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste s CSD v postopku, v katerem so zavrnili vašo pritožbo in v obrazložitvi navedli tudi  "zaznamke", o katerih ne veste nič, znajo pa vplivati na sestavo vašega dopisa za socialno sodišče, ki je po zakonu naslednja stopnja v sporu. Zanima vas:

- ali vam mora CSD ob izkazu z osebnim dokumentom omogočiti vpogled v mapo in kopijo obremenilnih zaznamkov?

- ali je zahteva po vpogledu v osebno mapo stvar presoje strokovnega delavca ali zakonska pravica?

- kakšen je časovni okvir za pridobitev podatkov?

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Ob tem poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da osebni podatki skladno s členom 4(1) Splošne uredbe pomenijo katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

 

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki oziroma pravica do dostopa do osebnih podatkov je zagotovljena vsakemu posamezniku v tretjem odstavku 38. člena Ustave Republike Slovenije in v členu 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Postopkovna pravila pa so urejena v členu 11 in 12 omenjene uredbe. Skladno s temi določbami mora upravljavec posamezniku na njegovo zahtevo:

  • posredovati potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki;
  • omogočiti vpogled ali posredovati reprodukcijo teh osebnih podatkov, torej zagotoviti dostop do njihove vsebine, in
  • če se osebni podatki posameznika pri upravljavcu res obdelujejo, tudi naslednje informacije:

(a) namene obdelave;

(b) vrste zadevnih osebnih podatkov;

(c) uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

(d) kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

(e) obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

(f) pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

(g) kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

(h) obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4) Splošne uredbe, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

 

Zahteva se vloži pri upravljavcu, za katerega posameznik meni, da obdeluje njegove osebne podatke (v vašem primeru pri Centru za socialno delo). Zahteva se vloži praviloma pisno. Lahko se vloži tudi po e-pošti ter na neobvezujočem obrazcu »SLOP«, ki je objavljen na naši spletni strani (dostopen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/). Upravljavec ima pravico, da od posameznika zahteva dodatne informacije zato, da se odpravi dvom v identiteto posameznika, ki je podal zahtevo. Priporočamo vam, da se zahteve pošiljajo priporočeno ali s povratnico. Zahteva mora, poleg ostalih vsebin iz obrazca, vsebovati čim bolj podroben opis osebnih podatkov oziroma dokumentov, ki jih želi posameznik prejeti.

 

Upravljavec o zahtevi odloči s pisnim obvestilom. Rok za odločitev upravljavca je en mesec od prejema zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev.

 

Zoper molk upravljavca (tj. če posamezniku ne odgovori v enomesečnem roku) ali zoper zavrnilni odgovor upravljavca je mogoča pritožba, za reševanje katere je pristojen IP. Pritožbo lahko podate s pomočjo posebnega obrazca »P-SLOP« (dostopen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/). Pritožbi se priloži kopijo zahteve, ki ste jo naslovili na upravljavca in po možnosti tudi potrdilo o oddaji poštne pošiljke ter kopijo odločitve upravljavca, zoper katero se pritožujete (dopis, odločba, sklep, zaznamek, račun, poziv in podobno), razen če vam upravljavec ni odgovoril.

 

Več o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in pravici do izbrisa si lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki/.

 

IP pojasnjuje še, da ima stranka v upravnem postopku pravico do vpogleda v spis na podlagi 82. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13, v nadaljevanju ZUP). Skladno s to določbo imajo stranke pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis. Ne morejo pa se pregledovati in ne prepisovati zapisnik o posvetovanju in glasovanju in osnutki odločb. V primeru sklepa o zavrnitvi zahteve za vpogled v želene informacije v skladu z ZUP izpostavljamo, da pritožbeni organ ni IP, temveč Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti.

 

Lep pozdrav,

 

 

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                                           informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov