Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 07.02.2019
Naslov: Hramba OP kandidatov za delovno mesto
Številka: 0712-1/2019/96
Vsebina: Uradni postopki
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis glede tolmačenja mnenj IP glede uničenja dokumentacije prijavljenih kandidatov (npr. mnenje št. 0712-1/2014/3021 z dne 24. 9. 2014). Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - UPB - v nadaljevanju ZVOP-1) v 21. členu določa, da se lahko osebni podatki shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. V obrazložitvi omenjenega mnenja je upoštevano uresničevanje pravice neizbranih kandidatov do pritožbe, zaradi česar je treba osebne podatke vseh kandidatov, ki so se prijavili na določen razpis oziroma javni natečaj hraniti do poteka pritožbenega roka. Zapisano je še, da po poteku pritožbenega roka, če se nihče ni pritožil, odpade namen, za katerega so bili osebni podatki neizbranih kandidatov zbrani, zato po mnenju IP, osebnih podatkov, ki so jih neizbrani kandidati navedli v prijavi, ni več dopustno hraniti. Na podlagi 41. člena Poslovnika Komisije za preprečevanje korupcije (KPK) (Uradni list RS, št. 24/12) v povezavi s prvim odstavkom 16. člena Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije (Uradni list RS, št. 69/11 – UPB) IP prosite za mnenje:

  1. ali je IP pri pisanju prej omenjenega mnenja upošteval tudi možne inšpekcijske postopke v javnem interesu, pri katerih je zastaralni rok za izrek sankcije dve leti (npr. postopki, ki jih izvaja Inšpektorat za delo). Navajate, da zaradi uničenja dokumentacije v postopku nadzora ni mogoče pregledati vseh podatkov, ki so bili pridobljeni v okviru izbirnega postopka za zaposlitev. Temu dodajate, da odsotnost dokumentacije (v teku dvoletnega zastaralnega roka, določenega v Zakonu o prekrških) pomeni tudi korupcijsko tveganje, kar je po izkušnjah KPK lahko še posebej problematično ravno pri dokazovanju nepravilnosti pri zaposlovanju v javnem sektorju.

  2. po izkušnjah KPK nekateri delodajalci hranijo vso dokumentacijo, pridobljeno v posameznem razpisu za prosto delovno mesto, tudi dalj časa. Ali je problem, opisan v prvi točki, oziroma neusklajenost prakse glede tega vprašanja v preteklosti že zaznal tudi IP in kakšne so bile njegove aktivnosti v zvezi s tem.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju – Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena ZVOP-1 ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP v zvezi s tem poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora in upravnih postopkov konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

IP v svojih mnenjih, ki so nezavezujoča, vedno poudarja, da je dolžnost vsakega upravljavca, da presodi, ali mora določene podatke tudi po izteku prvotnega namena morda hraniti na kateri drugi pravni podlagi (npr. v zvezi z obveznostmi morebitnih zahtev glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, morebitnih pravnih postopkov ipd.). V primeru, ki ga opisujete, je IP v praksi zaznal prav slednje. Zaradi napačnega tolmačenja mnenja IP, ki ga navajate, je IP o tem podal dopolnjeno stališče, ki je objavljeno med drugim tudi v smernicah IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki jih lahko najdete na spletni strani IP na povezavi www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_ delovnih_razmerjih.pdf (glejte str. 33 in 34).

 

Že v mnenju, ki ga navajate, je izpostavljeno, da mora delodajalec ne glede na potek pritožbenega roka hraniti dokumentacijo, iz katere izhaja, kako so bili kandidati ocenjeni (v smislu ali so izpolnjevali razpisne pogoje ali ne) in kako je potekal postopek imenovanja ipd.). Podatki o izbranem kandidatu, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi, pa se morajo že na podlagi 14. člena ZEPDSV, hraniti trajno.

 

Iz navedenih smernic pa izhaja, da je treba v postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto ločiti med dvema vrstama dokumentacije:

Dokazila o izpolnjevanju razpisnih pogojev za zasedbo prostega delovnega mesta, ki jih delodajalcu predložijo kandidati kot prilogo k vlogi za zaposlitev, služijo kot dokaz, da posamezen kandidat izpolnjuje razpisne pogoje. Po zaključku izbirnega postopka je treba dokazila, ki so jih delodajalcu predložili nezbrani kandidati, hraniti najmanj (lahko torej dlje) do roka, ko je mogoče pričakovati, da bo zoper odločitev o izbiri vloženo pravno sredstvo. V skladu s petim odstavkom 200. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami in dopolnitvami - v nadaljevanju ZDR-1) lahko neizbrani kandidat, ki meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem. Prvi odstavek 30. člena ZDR-1 določa, da mora delodajalec neizbranega kandidata v osmih dneh po zaključenem postopku izbire pisno obvestiti o tem, da ni bil izbran. V primeru, da pravno sredstvo ni vloženo, je treba po poteku roka za vložitev pravnega sredstva prejeta dokazila v skladu s 30. členom ZDR-1 vrniti neizbranemu kandidatu (če gre za originalna dokazila ali če kandidat to zahteva), v nasprotnem primeru pa jih je treba uničiti (to velja, za tista dokazila, ki niso del spodaj navedene dokumentacije, ali za katera iz drugega predpisa ali pravne obveznosti delodajalca ne zahteva po daljši hrambi).

 

V primeru vložitve pravnega sredstva pa je potrebno dokazila, ki so jih predložili neizbrani kandidati, hraniti do pravnomočno zaključenega sodnega postopka, potem pa jih bodisi vrniti neizbranim kandidatom ali pa uničiti. Izjema so seveda dokazila, ki jih je delodajalcu predložil kandidat, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi, in se hranijo trajno. Prav tako so izjema lahko potrdila tistih kandidatov, ki so sami izrazili željo, da delodajalec njihove vloge hrani za namene eventualnih novih razpisov in so za ta namen tudi podali svojo nedvoumno privolitev. Rok hrambe teh vlog je odvisen od okoliščin posameznega primera (npr. privolitev kandidata je podana le za določen čas, rok hrambe določajo interna pravila delodajalca, posameznik prekliče privolitev).

 

Dokumentacija, ki nastane v izbirnem postopku (npr. objava prostega delovnega mesta, vloge kandidatov, sklep o imenovanju izbirne komisije, analiza vlog, vabila na razgovore, testi oziroma preizkusi znanja, zapisnik izbirnega postopka, sklep o izbiri, obvestila izbranemu in neizbranim kandidatom, pritožbe ipd.), je namenjena odločanju o izbiri najprimernejšega kandidata in obenem služi tudi kot dokaz, da je bil postopek izbire kandidata izveden pravilno. Skladno s temi nameni je treba dokumentacijo hraniti dlje, in sicer dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka oziroma je možno vložiti ovadbo ali odškodninsko tožbo. Zaradi tega je pri določanju časa shranjevanja te dokumentacije treba upoštevati zastaralne roke s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava in v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, dokumentacijo hraniti pet let od dneva odločitve o izbiri.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka