Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 16.01.2019
Naslov: Dostop delodajalca do elektronske pošte zaposlenega
Številka: 0712-3/2018/2800
Vsebina:
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste nedolgo po sporazumnem prenehanju delovnega razmerja z delodajalcem pridobili informacijo o tem, da naj bi nekdanji delodajalec po prenehanju vaše zaposlitve vpogledoval v vašo službeno elektronsko pošto, ta pa naj bi bila tudi posredovana tretjim osebam.

 

Pojasnili ste, da ste od nekdanjega delodajalca zahtevali seznanitev z obdelavo vaših osebnih podatkov v zvezi z vašo službeno e-pošto, in sicer:

  • kdo in kdaj je dostopal do vaše službene elektronske pošte,
  • do katere službene pošte so te osebe dostopale,
  • na kateri pravni podlagi in za kakšen namen so te osebe dostopale do vaše službene e-pošte,
  • katerim uporabnikom je bila vaša službena e-pošta posredovana, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen.

 

Nekdanji delodajalec vam naj bi zavrnil vašo zahtevo po seznanitvi glede obdelave osebnih podatkov v e-poštnem predalu s pojasnilom, da vam naj bi bila ob prenehanju delovnega razmerja dana možnost, da iz službenega predala e-pošte pobrišete svojo zasebno korespondenco, česar naj ne bi izkoristili, zato je delodajalec ocenil, da je vaša zahteva neutemeljena, kar je tudi pisno obrazložil (k dopisu ste priložili pisno pojasnilo nekdanjega delodajalca).

 

Zanima vas naslednje:

  1. Ali v primeru, da je delavcu s strani delodajalca ponujena možnost, da iz službenega e-poštnega predala izbriše vse osebne podatke oz. zasebno korespondenco, ki je delavec ne izkoristi, delodajalec lahko prosto vpogleduje v vso službeno e-pošto delavca, ki mu je prenehalo delovno razmerje, jo drugače obdeluje in distribuira tretjim osebam?
  2. Pod katerimi pogoji bi delodajalec lahko v opisanem primeru vpogledoval v službeno e-pošto delavca, ki mu je prenehalo delovno razmerje, jo drugače obdeloval oz. distribuiral tretjim osebam?
  3. Koliko časa po preteku moje zaposlitve lahko delodajalec hrani vso mojo službeno e-pošto oz. kdaj nastane za delodajalca obveznost izbrisa te?
  4. Ali je delodajalec v opisanem primeru utemeljeno zavrnil mojo zahtevo do seznanitve na podlagi 30. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov in 15. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov?

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

 

 

Ad 1

Kot izhaja že iz Smernic o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na spletni strani IP (https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf), obdelava osebnih podatkov v delovnih razmerjih pogosto predstavlja presečišče dveh pravic, in sicer lastninske pravice delodajalca in delavčeve pravice do zasebnosti. Nobena od teh pravic ni absolutna, in ker sta obe opredeljeni široko, je presoja o tem ali je bila pravica delavca do pričakovane zasebnosti kršena ali ne, dokončno mogoča zgolj v konkretnem postopku inšpekcijskega nadzora ob tehtanju bistvenih okoliščin posameznega primera. Zato enoznačnih odgovorov na vaša vprašanja ni mogoče podati in podajamo bistvene vidike, ki so v opisanem primeru pomembni. Ob tem dodajamo, da je IP pristojen zgolj za presojo vprašanja varstva osebnih podatkov (gre lahko predvsem za t.i. prometne podatke), ne pa tudi za vprašanje morebitnih posegov v tajnost zasebnih komunikacij.

 

IP je svoje stališče glede pravice delodajalca do nadzora službene e-pošte zavzel v več mnenjih, najbolj nazorno pa je podano tudi v prej omenjenih smernicah, na strani 22 v razdelku »elektronska pošta in računalnik«. Praviloma je vpogled v e-poštni predal zaposlenega dopusten le izjemoma, če so izpolnjeni izredni razlogi, ki opravičujejo tak vpogled (npr. informacija je ključna za delovanje organizacije in do nje ni mogoče priti na noben drug način), pri čimer mora delodajalec vpogled izvesti po ustrezno (vnaprej) določenem postopku (ob prisotnosti komisije) in o tem pripraviti zapisnik, hkrati pa se mora omejiti zgolj na pregled za konkretni primer relevantne vsebine. Kot že poudarjeno, gre za izjemo, ki je dopustna le redko, o dopustnosti takšnega vpogleda pa se z vidika zakonite obdelave osebnih podatkov lahko presoja v konkretnem postopku inšpekcijskega nadzora. Praviloma je vpogled v e-pošto dopusten na podlagi sodne odredbe.

 

Navedeno velja za službene e-poštne predale, ki so aktivni, kar pomeni, da vanje lahko prihajajo nova e-poštna sporočila. V primerih, ko zaposlenemu preneha delovno razmerje, in ko je ta imel možnost, da prekopira in izbriše svojo zasebno korespondenco iz službenega predala e-pošte, tega pa se nato še loči od e-poštne domene, kar pomeni, da nova pošta ne more prihajati v predal, se pričakovana zasebnost bistveno zmanjša. Delodajalec namreč v tem primeru lahko sklepa, da gre za službeno korespondenco, ki ne vsebuje zasebnih sporočil nekdanjega zaposlenega. Tak predal e-pošte postane načeloma del službenega gradiva delodajalca, v katerega ta lahko zaradi poslovnih potreb vpogleduje. Vsekakor se mora pri tem držati sorazmernosti, kar pomeni, da sme vpogledovati le v službeno e-pošto v delih, ki jih potrebuje za svoje naloge, ne pa v morebitno očitno zasebno e-pošto, ki je morda še lahko ostala v e-poštnem predalu. V praksi je nadzor nad tem ali se delodajalec takšne omejitve drži izjemno težaven, zato je ključno, da delodajalec posamezniku omogoči, da ob prenehanju delovnega razmerja oz. kasneje, če to takrat ni mogoče, ta kopira ali pobriše svojo zasebno korespondenco. IP pri tem ni pristojen za presojo morebitnih kršitev tajnosti pisem in drugih občil, za to je predvideno kazenskopravno oziroma civilno pravno sodno varstvo.

 

Ad 2

Delodajalec načeloma lahko vedno, če to zahtevajo potrebe delovnega procesa, vpogleda v službeno e-pošto, ki vsebuje zgolj poslovno korespondenco podjetja, pod pogojem, da gre za neaktivni poštni predal, v katerega ne morejo prihajati nova e-poštna sporočila, in če je posameznik, ki je uporabljal ta predal, imel možnost, da kopira ali izbriše morebitno zasebno korespondenco iz e-poštnega predala. V tem primeru namreč lahko delodajalec utemeljeno sklepa, da se vsebina nanaša zgolj na korespondenco podjetja.

 

Kolikor gre za aktiven e-poštni predal, ki ga zaposleni še uporablja, so vpogledi v službeno e-pošto dopustni zgolj izjemoma, praviloma pa le na podlagi sodne odredbe.

 

Ad 3

Rok hrambe osebnih podatkov v službenih predalih e-pošte je odvisen od več okoliščin, praviloma mora biti čim krajši. Podjetja bi načeloma morala ustrezno urediti hrambo poslovne dokumentacije na način, da se to loči od službene e-pošte posameznih zaposlenih. Sama vsebina službene e-pošte pa se eventualno lahko skladno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih in Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva hrani tudi dlje časa, če je to potrebno. IP je izčrpno pojasnil, kako so opredeljeni roki hrambe osebnih podatkov in drugega gradiva v službenih predalih e-pošte v mnenju št. 0712-1/2017/1538, ki je dostopno na spletni strani IP na tej povezavi: www.ip-rs.si/vop/hramba-arhiva-elektronske-poste-po-odhodu-zaposlenega-2950/

 

Ad 4

Odgovora na to, ali je bila zahteva za seznanitev z vašimi osebnimi podatki utemeljeno zavrnjena ali ne ni mogoče podati v mnenju. Če želite, da vaš dopis obravnavamo kot pritožbo v zvezi z vašo zahtevo, nam to prosim sporočite in navedite vse morebitne informacije, s katerimi razpolagate in iz katerih sklepate, da je bila zahteva zavrnjena neutemeljeno. V pomoč vam je lahko tudi obrazec »Pritožba zaradi kršitve pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki«, ki je dostopen na spletni strani IP (https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/).

 

Zgolj iz okoliščin, da je delodajalec izvedel vpogled v službeno e-pošto v vašem nekdanjem službenem e-poštnem predalu, kjer vam je pred tem dal možnost, da pobrišete zasebno korespondenco, še ne izhaja, da bi šlo za kršitev določb Splošne uredbe in ZVOP-1. Kolikor bi delodajalec brez ustrezne pravne podlage vpogledoval in posredoval vašo zasebno e-poštno korespondenco, bi to lahko bila kršitev omenjene Splošne uredbe in ZVOP-1, morda celo kršitev vaših osebnostnih pravic ali kaznivo dejanje, vendar pa v dopisu izrecno navajate, da je delodajalec vpogledoval v vaša službena e-poštna sporočila.

 

Ob tem je treba posebej poudariti, kot smo izpostavili, da IP lahko v okviru inšpekcijskih postopkov obravnava morebitno nezakonito obdelavo osebnih podatkov, ki sodijo med t.i. prometne podate v kontekstu e-pošte (npr. podatki o pošiljatelju in prejemniku). (Ne)zakoniti vpogledi v vsebino e-pošte pa lahko predstavljajo kršitev 37. člena Ustave RS, ki zagotavlja zasebnost korespondence, kar pomeni, da bi se v primeru, ko sumite, da je delodajalec posegel v vašo komunikacijsko zasebnost, morali obrniti na policijo.

 

Prijazen pozdrav,

 

 

Pripravil:                                                                                              

mag. Matjaž Drev,                                                                              

državni nadzornik za varstvo osebnih podatkov          

 

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,

Informacijska pooblaščenka