Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 23.01.2019
Naslov: Posredovanje podatkov iz matične evidence
Številka: 0712-1/2019/99
Vsebina: Pridobivanje OP iz zbirk
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da je po določbah Zakona o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja (Ur. l. RS št. 111/13 in 97/14 – v nadaljevanju ZMEZIP-1) upravljavec matične evidence ZPIZ. V drugem odstavku 3. člena ZMEZIP-1 je določeno, kdo je upravičen do pridobitve podatkov, ki jih ta evidenca vsebuje. Dolžnost zavoda posredovati te podatke, ki jih obdeluje, izhaja tudi iz določbe 8. člena ZMEPIZ-1, ki določa, da mora zavod posredovati podatke iz matične evidence za vzpostavitev oziroma vodenje in vzdrževanje registrov in uradnih evidenc državnim organom in drugim uporabnikom, za izvrševanje njihovih, z zakonom določenih, nalog. Dolžnost zavoda za posredovanje podatkov, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, pa izhaja iz določbe 34. a člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS št. 24/06 s spremembami - v nadaljevanju ZUP). Glede na pravno podlago, zavod tako zaprošene podatke posreduje državnim organom in organom, ki vodijo upravne postopke. Posreduje jih tudi stečajnim upraviteljem in odvetnikom (v skladu z določbo 10. člena Zakona o odvetništvu) in to tudi brez privolitve posameznika. K vam pa naslavljajo zaprosila tudi ostale pravne osebe (podjetja), v katerih prosijo za posredovanje podatkov, ki jih vsebuje matična evidenca, in sicer najpogosteje želijo:

  • izpis svojih zaposlenih na določen datum zaradi npr. uskladitve lastnih kadrovskih evidenc in zaradi prehoda na nove programe za obračun plač, v katere bi posredovane podatke uvozili;
  • izpis svojih zaposlenih na določen datum zaradi prijave podjetja na različne javne razpise za dodelitev evropskih sredstev, kjer različna ministrstva v razpisu zahtevajo od podjetja pridobitev potrdila zavoda o številu in seznam zaposlenih na določen datum, pogosto tudi o številu in seznam zaposlenih za določen in nedoločen čas. V teh primerih sicer menite, da bi morala ministrstva, ki objavljajo te razpise, podatke v skladu s 66. členom ZUP v povezavi s 139. členom ZUP, pridobiti sama neposredno od zavoda, ne da pri tem zahtevala od podjetij, ki se na razpise prijavijo, da ta potrdila pridobivajo sama.

Glede na navedeno zavod podatkov tem prosilcem ne posreduje. Prosite za mnenje, ali zavod v tem primeru pravilno postopa.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju – Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. IP v zvezi s tem poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora in upravnih postopkov konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

 

Obdelava osebnih podatkov je na podlagi prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

  1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  4. obdelava je potrebna za zaščito posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  5. obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

Kot že sami v dopisu navajate, za posredovanje osebnih podatkov iz matične evidence nekaterim subjektom obstajajo zakonske določbe, ki pomenijo pravno podlago za takšno ravnanje, hkrati zatrjujete odsotnost zakonske podlage za posredovanje drugim subjektom npr. podjetjem. Zavrnitev posredovanja osebnih podatkov, za katerega ni zakonske podlage je utemeljena, če ne obstaja kakšna druga izmed zgoraj naštetih pravnih podlag. IP pojasnjuje, da lahko (odvisno od namena) pravno podlago, če so za to izpolnjeni pogoji predstavlja tudi katera od drugih točk prvega odstavka člena 6 Splošne uredbe (npr. e – opravljanje nalog v javnem interesu). Presoja in odgovornost za obdelavo (v tem primeru posredovanje) le tistih osebnih podatkov, za katere ima upravljavec pravno podlago, pa je na upravljavcu samem.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka