Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 11.02.2021
Naslov: Zapisnik seje občinskega sveta
Številka: 07121-1/2021/257
Vsebina: Občine, Pridobivanje OP iz zbirk, Snemanje sej in javnih dogodkov, Zavarovanje osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše vprašanje o tem, ali je občinski svetnik upravičen pridobiti osnutek zapisnika seje občinskega sveta. Sprašujete tudi, kako dolgo se morajo arhivirati zvočni zapisi občinskih sej in ali se lahko uniči tonski zapis, kdaj in, če pod kašnimi pogoji?

 

V nadaljevanju vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov oz. Uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo pojasnila IP.

 

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov vnaprej presojati dopustnosti in ustreznosti konkretnih dejanj obdelave osebnih podatkov z vidika skladnosti s Splošno uredbo o varstvu podatkov. Tako ne more v mnenju namesto občine presoditi, kako dolgo naj se hranijo zapisniki, posnetki in morebitna druga gradiva sej občinskega sveta, kot tudi ne, kdo vse ima lahko ali morda celo mora imeti dostop do posameznih takih dokumentov in/ali gradiv ter na kakšen način lahko do njih dostopa. Dodatno je treba v primeru, ki ga opisujete, tudi izpostaviti bistveno razliko med pridobivanjem (osnutka) zapisnika ali celo zvočnega posnetka seje občinskega sveta s strani občinskega svetnika od pridobivanja teh dokumentov ali celo posnetkov s strani tretjih oseb, ki niso del občinske uprave ali organov občine.

 

V primeru, ko posnetke zahteva občinski svetnik v zvezi s svojimi nalogami in pristojnostmi občinskega svetnika gre za obdelavo osebnih podatkov s strani upravljavca ter za obveznost upravljavca, da poskrbi za ustrezne ukrepe zavarovanja osebnih podatkov pri obdelavi. Med te ukrepe sodi tudi ustrezna ureditev vprašanja, kdo in na kakšen način lahko v okviru organov občine in občinske uprave dostopa do podatkov in dokumentov. Smiselno je, da ima občina ta vprašanja ustrezno urejena v svojih internih aktih. V kolikor torej občinski svetnik zahteva dostop do dokumentov ali posnetkov sej na podlagi poslovnika oz. internega akta v zvezi z delom občinskega svetnika je sam tehnični način izvedbe odvisen od ureditve na ravni občine in ga IP v mnenju ne more odrediti. Vsekakor pa je občinski svetnik upravičen obdelovati vse tiste osebne podatke, ki jih potrebuje v zvezi z opravljanjem nalog občinskega svetnika, teh podatkov pa ne sme brez ustrezne pravne podlage razkrivati tretjim osebam.

 

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07, s spremembami in dopolnitvami; ZLS) v četrtem odstavku 35. člena tudi določa, da v primeru naravne ali druge hujše nesreče, epidemije ali drugih izrednih okoliščin, če predstavlja izvedba seje z osebno navzočimi člani občinskega sveta tveganje za zdravje in varnost članov občinskega sveta, in je to nujno zaradi sprejetja odločitev, s katerimi ni mogoče odlašati, lahko župan skliče sejo na daljavo s pomočjo informacijsko-komunikacijske tehnologije. Seja poteka v skladu z določbami ZLS in poslovnika občinskega sveta, razen določb, ki se nanašajo na način glasovanja in na zagotavljanje javnosti seje. Seja se v takem primeru zvočno in slikovno snema, ne pa tudi javno predvaja. Glede hrambe posnetkov sej je IP že podal mnenje št. 07121-1/2020/2258, ki je dostopno na naši spletni strani : https://www.ip-rs.si/vop/?tx_jzgdprdecisions_pi1%5BshowUid%5D=2280&tx_jzgdprdecisions_pi1%5BhighlightWord%5D=07121-1%2F2020%2F2258. Iz tega mnenja izhaja, da so v skladu s Splošno uredbo osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Osebni podatki se med drugim lahko shranjujejo za daljše obdobje, če bodo obdelani za namene arhiviranja v javnem interesu, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz Splošne uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Če torej posnetki predstavljajo arhivsko gradivo, velja glede roka hrambe v celoti Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljevanju ZVDAGA). Čas hrambe je torej odvisen od namenov, za katere se osebnih podatki obdelujejo. Na primer, če je namen obdelave javno predvajanje sej ali priprava zapisnika, se posnetki sej brišejo, ko je dosežen namen obdelave (pod pogojem, da poseben zakon ne terja daljše hrambe). Tudi to mora biti navedeno v poslovniku. Za pojasnila glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, kot ga ureja ZVDAGA in ustrezen interni akt občine, pa vam IP svetuje, da se obrnete na Arhiv RS, ki je pristojen za njegovo interpretacijo. IP namreč za tolmačenje ZVDAGA ni pristojen.

 

Vsakdo pa hkrati lahko zahteva dokumente (tudi posnetke), ki predstavljajo informacije javnega značaja, na podlagi Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18; ZDIJZ). V primeru zahteve po ZDIJZ mora organ zavezanec (torej občina) presoditi, ali gre za prosto dostopne informacije javnega značaja ali gre v delu ali morda v celoti pri določenih zadevah za vsebine, ki sodijo pod izjeme od prostega dostopa (npr. vsebine sej, ki so zaprte za javnost). V zvezi s tem je IP že odločal in izdal tudi številna mnenja kot npr. mnenje, v katerem je že odgovoril na vprašanje glede dostopa do posnetkov sej občinskega sveta kot informacij javnega značaja: št. mnenja 0712-1/2019/2949 (dostopno na: https://www.ip-rs.si/vop/?tx_jzgdprdecisions_pi1%5BshowUid%5D=1222). Prav tako pa je IP na to temo že odločal tudi v pritožbah v zvezi z dostopom do posnetkov sej občinskega sveta kot informacij javnega značaja: npr. v primeru: Prosilec - Občina Log-Dragomer, št. odločbe 090-98/2018, z dne 22. 5. 2018 (dostopno na: https://www.ip-rs.si/ijz/prosilec-obcina-log-dragomer-3569/?tx_jzdecisions_pi1%5Bsearch%5D=1&tx_jzdecisions_pi1%5Bsword%5D=posnetek) ter v primeru: Prosilec - Občina Miklavž na Dravskem polju, št. odločbe 090-198/2016, z dne 9. 10. 2016 (dostopno na: https://www.ip-rs.si/ijz/prosilec-obcina-miklavz-na-dravskem-polju-3034/).

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

Lepo vas pozdravljamo,

 

Pripravila:

Alenka Jerše, univ. dipl. prav.

namestnica informacijske pooblaščenke

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka