Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 23.10.2020
Naslov: Posredovanje OP delavcev znotraj delodajlčeve organizacije
Številka: 07121-1/2020/1894
Vsebina: Delovna razmerja, Pravne podlage, Zavarovanje osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi s posredovanjem osebnih podatkov znotraj delodajalčeve organizacije. Navajate, da je vodja  enote v vse poslovalnice poslala primopredajne zapisnike s konkretnimi podatki o disciplinskih postopkih proti zaposlenim. Prosite za mnenje ali je to dopustno.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Uvodoma pojasnjujemo, da IP kot nadzorni organ daje neobvezna mnenja, pojasnila in stališča o vprašanjih s področja varstva osebnih podatkov, lahko komentira posredovanje primopredajnih zapisnikov znotraj posameznih enot delodajalca le z vidika varstva osebnih podatkov.

 

Posredovanje vaših osebnih podatkov (imena, priimka in navezujočih se podatkov v zvezi z disciplinskim ukrepom) na primopredajnem zapisniku pomeni obdelavo vaših osebnih podatkov (člen 4(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov).

 

IP najprej pojasnjuje, da je za vsako obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov in so sledeče:

  • privolitev (točka (a)),
  • sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),
  • zakon (točka (c)),
  • zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),
  • izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),
  • zakoniti interesi upravljavca (točka (f)).

 

Splošno zakonsko podlago delodajalca za obdelavo osebnih podatkov v smislu člena 6(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov predstavlja Zakon o delovnih razmerjih[1] (nadaljevanju ZDR-1), ki v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

 

Posredovanje oziroma obdelava osebnih podatkov delavcev v zvezi z njihovimi disciplinskimi ukrepi znotraj delodajalčeve organizacije je lahko v določenih primerih potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Delavcu, ki krši pogodbene ali druge obveznosti iz delovnega razmerja, lahko delodajalec v primeru ugotovljene disciplinske odgovornosti izreče opomin (172. člen ZDR-1). Kot navajate že sami in kot izhaja iz tretje alineje prvega odstavka 89. člena ZDR- 1 kršenje pogodbene obveznosti ali druge obveznosti iz delovnega razmerja predstavlja krivdni razlog za redno odpoved delovnega razmerja. Glede na navedeno, bi podlaga za posredovanje osebnih podatkov zaposlenih v zvezi z disciplinskimi ukrepi znotraj delodajalčeve organizacije (po enotah) lahko bila določba 48. člena ZDR-1.

 

Vendar ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov (člen 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov), ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave. V skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov iz točke (c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov pa sme delodajalec podatke v zvezi z disciplinskim ukrepom zoper posameznega zaposlenega obdelovati (npr. hraniti, posredovati) samo toliko časa, kolikor je časovno določeno, da ima kršitev opomina za tega zaposlenega lahko posledice odpovedi pogodbe o zaposlitvi ali druge pravne posledice.

 

Prav tako mora upravljavec (v vašem primeru delodajalec) poskrbeti, da se s podatki seznanijo zgolj tiste osebe, ki so pri upravljavcu za to pooblaščene (torej osebe, ki se morajo s podatki seznaniti v zvezi s svojimi delovnimi nalogami).

 

Vendar IP poudarja, da v okviru mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni pogoji za obdelavo določenega podatka. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka.

 

Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete tudi v smernicah IP, ki so dostopne na povezavi https://www.ip-rs.si/publikacije/prirocniki-in-smernice/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih/ .

 

 

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                   Mojca Prelesnik

                                                                                   informacijska pooblaščenka

 

 

Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP   

 

Logotip projekta iDecide

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.