Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 23.10.2020
Naslov: Vpogled v glasovnice etažnih lastnikov
Številka: 07121-1/2020/1895
Vsebina: Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede  vpogleda v glasovnice etažnih lastnikov. Navajate, da ste član nadzornega odbora etažnih lastnikov v večstanovanjskem bloku. Zaradi nadzora nad izpeljanim glasovanjem, bi nadzorni odbor rad od upravnika zahteval kopijo glasovnic, na katerih se nahajajo tudi imena in priimki sosedov. Zanima vas ali vam lahko upravnik posreduje takšno kopijo glasovnice oz. v kakšni obliki jih lahko kopira ali izda na vpogled?

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Uvodoma pojasnjujemo, da IP kot nadzorni organ daje neobvezna mnenja, pojasnila in stališča o vprašanjih s področja varstva osebnih podatkov, zato lahko komentira izročanje glasovnic s strani upravnika nadzornemu odboru le z vidika varstva osebnih podatkov, ne pa na primer z vidika stvarnopravnega ali obligacijskega prava.

 

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov in so sledeče:

  • privolitev (točka (a)),
  • sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),
  • zakon (točka (c)),
  • zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),
  • izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),
  • zakoniti interesi upravljavca (točka (f)).

 

Razmerja med upravnikom, nadzornim odborom in etažnimi lastniki ter najemniki večstanovanjskih stavb so urejena v Stanovanjskem zakonu (SZ-1);), Stvarnopravnem zakoniku in v Pravilniku o upravljanju večstanovanjskih stavb. Upravnik je upravljavec osebnih podatkov, saj je, na podlagi tretjega odstavka 50. člena SZ-1, pooblaščen za obdelavo osebnih podatkov, ki jih je dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom skladno s SZ-1.

 

Za ugotavljanje pravic in dolžnosti nadzornega odbora lastnikov stanovanj je treba upoštevati 39. člen SZ-1, ki določa, da ima, če etažni lastniki ne sklenejo drugače, nadzorni odbor tri člane, ki nadzorujejo delo upravnika, ki izhaja iz pogodbe o opravljanju upravniških storitev, predlagajo predloge sklepov, o katerih se glasuje s podpisovanjem listine, ter dajejo pobude upravniku. Ti člani imajo z vidika svoje nadzorne funkcije nad upravnikom pravico do vpogleda v vse podatke, ki se tičejo upravljanja. Ker pa so člani nadzornega odbora predstavniki etažnih lastnikov, nimajo glede pridobivanja osebnih podatkov več pravic kot ostali etažni lastniki. To pomeni, da lahko vse osebne podatke, ki jih pridobijo člani nadzornega odbora za namen nadzora nad delom upravnika, pridobijo tudi vsi ostali etažni lastniki.

 

Z vidika varstva osebnih podatkov je nesporno, da sme upravnik posredovati osebne podatke etažnih lastnikov takrat, kadar je to potrebno za namen izpolnjevanja pogodbe o upravljanju večstanovanjske stavbe, ki so jo etažni lastniki sklenili z upravnikom oz. za izvrševanje pooblastil, ki jih ima upravnik po 50. členu SZ-1. Pooblastila upravnika določa tudi 118. člen Stvarnopravnega zakonika (Uradni list RS, št. 87/02, 91/13 in 23/20). IP poudarja, da je vsako obdelavo (posredovanje) osebnih podatkov in obstoj ustrezne pravne podlage treba presojati posebej glede na namen. Če gre za poseben primer, ki npr. ni urejen niti v pogodbi o medsebojnih razmerjih, je lahko pravna podlaga za posredovanje podatkov točka (f) člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov. A spet, kot opozarja IP v mnenju, št. 0712-1/2020/351 z dne 13. 3. 2020, odvisno od konkretnega primera in od vsebine sklenjenih pogodb o medsebojnih razmerjih ali pogodb o opravljanju upravniških storitev. Člani nadzornega odbora so upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo in nadzorujejo delo upravnika, torej tudi osebne podatke etažnih lastnikov na glasovnicah, da lahko preverijo izpeljavo glasovanja. Če je torej vpogled oz. posredovanje določenih osebnih podatkov nujno za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem je možno, da za to obstaja pravna podlaga, kot je pojasnjeno zgoraj.

 

Ob tem pa IP še opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov (člen 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov), ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave. Upoštevajoč okoliščine konkretnega primera to pomeni, da so člani nadzornega odbora upravičeni do pridobitev le tistih osebnih podatkov posameznih etažnih lastnikov na glasovnicah, s katerimi bodo lahko v okviru izvrševanja svoje funkcije izvedli zakonit nadzor nad izpeljanim glasovanjem.

 

Na koncu IP poudarja, da v okviru mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni pogoji za obdelavo določenega podatka. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka.

 

Informacije o obdelavi osebnih podatkov pri upravljanju večstanovanjskih stavb si sicer lahko pridobite v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf.

 

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani https://www.ip-rs.si/vop/ .

 

 

Lep pozdrav,

 

 

                                                                                   Mojca Prelesnik

                                                                                   informacijska pooblaščenka

 

Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP   

 

Logotip projekta iDecide

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.