Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 08.01.2019
Naslov: Kadrovska agencija - kdo je upravljavec
Številka: 0712-3/2018/2741
Vsebina: Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem navajate, da sodelujete s kadrovsko agencijo, ki razpolaga z zaposlitvenim spletnim portalom, z namenom kadrovanja, da na svojem portalu objavijo razpis za prosto delovno mesto v vaši družbi ter vam posredujejo življenjepise kandidatov. Zanima vas, ali s to agencijo sklepate pogodbo o obdelavi osebnih podatkov ali pa pogodbo o skupnih upravljavcih po 26. členu Splošne uredbe. Storitve, ki jih kadrovska agencija zagotavlja vaši družbi so:

-        dostopanje oz. vpogled v bazo življenjepisov uporabnikov (fizičnih oseb) spletnega portala - omogoča iskanje po relevantnih delovnih mestih tudi na podlagi vnesenega življenjepisa. Ob kreiranju življenjepisa v profilu zaposlitvenega portala (v kolikor ta ni skrit) lahko dostopate do teh življenjepisov ter jih dalje upravljate z namenom iskanja ustreznega kadra (dostopate do podatkov registriranih uporabnikov zaposlitvenega portala v takšnem obsegu, kot ga določi uporabnik sam);

-        uporaba administrativnega orodja za delodajalce na spletnem portalu (administrativno orodje omogoča prejemanje prijav na zaposlitvene oglase, njihovo urejanje, shranjevanje, razvrščanje ter drugo obdelavo);

-        kontaktni podatki zaposlenih pri pogodbeni strankah, ki so potrebni za izvajanje obveznosti iz pogodbe.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Tako tudi v mnenju ne moremo namesto vas presojati, ali ste vi in agencija samostojna ali skupna upravljavca.

 

IP uvodoma pojasnjuje pomen osnovnih pojmov, in sicer »obdelava« (osebnih podatkov) pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje (drugi odstavek 4. člena Splošne uredbe, podobno tretji odstavek 6. člena ZVOP-1). »Upravljavec« pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave; kadar namene in sredstva obdelave določa pravo Unije ali pravo države članice, se lahko upravljavec ali posebna merila za njegovo imenovanje določijo s pravom Unije ali pravom države članice (sedmi odstavek 4. člena Splošne uredbe). »Obdelovalec« pa pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca (osmi odstavek 4. člena Splošne uredbe). »Skupni upravljavci« pomenijo
dva ali več upravljavcev, ki skupaj določijo namene in načine obdelave. Skupni upravljavci na pregleden način z medsebojnim dogovorom določijo dolžnosti vsakega od njih z namenom izpolnjevanja obveznosti v skladu s to uredbo, zlasti v zvezi z uresničevanjem pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, in nalogami vsakega od njih glede zagotavljanja informacij iz členov 13 in 14, razen če in kolikor so dolžnosti vsakega od upravljavcev določene s pravom EU ali pravom države članice, ki velja za upravljavce (prvi odstavek 26. člena Splošne uredbe).

 

Glede na zgornje definicije in razpoložljive informacije se zdi bolj verjetno, da ste glede na opis vaše dejavnosti in dejavnosti kadrovske agencije najverjetneje vsak zase upravljavec osebnih podatkov v delu, ki se nanaša na posamezno obdelavo podatkov, ki jo opravljate vi ali agencija in morate imeti posledično tudi vsak ustrezno pravno podlago za konkretne namene obdelave. Če ste vi in agencija dva ločena upravljavca, to pomeni, da vsak v svojem delu določata namen in sredstva obdelave in vsak zase odgovarjata za obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvajata. Za več vam priporočamo, da si preberete mnenje v zvezi s tem, ki so ga izdali evropski nadzorni organi, ki je žal dostopno le v angleščini http://ec.europa.eu/justice/article-29/documentation/opinion-recommendation /files/2010/wp169_en.pdf Mnenje bodo nadzorni organi v prihajajočih mesecih prenovili, zato vam priporočamo, da spremljate spletno stran IP, kjer redno objavljamo vse novosti s tega področja.

 

Tudi sicer na večino vprašanj v zvezi z reformo evropskega zakonodajnega okvira lahko najdete jasne odgovore že na povezavi https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kazalo-bliznjic/

 

V upanju, da ste dobili odgovore na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka