Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 25.09.2020
Naslov: Posredovanje podatkov ob odpovedi delovnega razmerja
Številka: 07121-1/2020/523
Vsebina: Delovna razmerja, Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja osebnih podatkov v postopku odpovedi delovnega razmerja.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

IP pojasnjuje, da je v skladu s 1. točko 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov osebni podatek katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Tako je tudi podatek o delovni uspešnosti osebni podatek zgolj takrat, kadar se nanaša na določenega ali določljivega posameznika (zaposlenega delavca). V kolikor pa podatka ni mogoče povezati z določenim ali določljivim posameznikom, ne gre za osebni podatek. IP zato svetuje, da v konkretnem primeru najprej glede na konkretne okoliščine ocenite, ali bi tudi v primeru, da zakrijete osebna imena drugih delavcev (torej tistih, ki imajo višje ocene delovne uspešnosti), ti delavci še vedno bili določljivi. V kolikor morda temu ne bi bilo tako, ne bi več šlo za osebne podatke.

IP nadalje pojasnjuje, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov pravne podlage ureja v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

V konkretnem primeru je torej vsakršna obdelava (tudi posredovanje) osebnih podatkov delavcev zakonita, če je zagotovljena ena izmed navedenih pravnih podlag. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo in odgovornost zanjo je vedno na upravljavcu osebnih podatkov, v konkretnem primeru torej na vaši družbi. Sicer pa za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih s strani delodajalca Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19) v 48. členu splošno določa, da je obdelava dopustna, če je potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, ali če to določa poseben zakon.

V skladu s prvim odstavkom 84. člena ZDR-1 je v primeru redne odpovedi pogodbe o zaposlitvi, ki jo  odpoveduje delodajalec, dokazno breme na njegovi strani. V konkretnem primeru mora torej vaša družba kot delodajalec izkazati, da so izpolnjeni pogoji za redno odpoved iz 89. člena ZDR-1.

Glede dostopa sindikata do osebnih podatkov delavcev IP pojasnjuje, da lahko sindikat določene osebne podatke delavcev pridobiva tudi neposredno od delodajalca. Splošni okvir za posredovanje osebnih podatkov delodajalca sindikatu predstavlja 203. člen ZDR-1, ki določa, da mora delodajalec sindikatu zagotoviti pogoje za hitro in učinkovito opravljanje sindikalnih dejavnosti v skladu s predpisi, s katerimi se varujejo pravice in interesi delavcev. Prav tako pa je v tem okviru delodajalec dolžan sindikatu omogočiti dostop do podatkov, ki so potrebni pri opravljanju sindikalne dejavnosti.

Navedena določba ZDR-1 po mnenju IP sama po sebi ni dovolj določna v smislu določil ZVOP-1, da bi sama zase predstavljala pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov delavcev iz delovnega razmerja. To pa ne pomeni, da v posebej utemeljenih okoliščinah in ob upoštevanju načela sorazmernosti oziroma najmanjšega obsega podatkov (točka (c) člena 5(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov), ne more predstavljati pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za opravljanje sindikalne dejavnosti. V skladu z navedenim bi torej sindikat lahko pridobil podatke o delovni uspešnosti posameznega delavca, če bi izkazal, da jih nujno potrebuje za opravljanje konkretne sindikalne dejavnosti. Konkreten obseg osebnih podatkov, do katerih bi bil sindikat upravičen, je torej treba presojati glede na okoliščine posameznega primera (predvsem zakonske določbe glede vloge sindikata v posameznih primerih npr. obveznost posvetovanja v določenih primerih, možnost zastopanja delavca ipd. in določila kolektivnih pogodb).

Sindikat je torej v skladu z navedenim po mnenju IP upravičen do podatkov o delovni uspešnosti tudi, če gre v konkretnem primeru za osebne podatke, pod pogojem, da izkaže, da jih nujno potrebuje za opravljanje konkretne sindikalne dejavnosti.

Ob tem IP ponovno opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave. V konkretnem primeru bi bilo treba torej izkazati, zakaj je za dosego želenega namena (obrazložitev utemeljenosti pogodbe o zaposlitvi presežnemu delavcu) treba posredovati želene podatke delavcu oziroma sindikatu.

IP ob tem posebej poudarja, da je treba tudi preučiti, ali bi v konkretnem primeru katera od zahtevanih informacij morda lahko predstavljala informacijo javnega značaja v skladu z določbami Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ; Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18). V koliko bi temu bilo tako, potem za tiste informacije pridejo v poštev določbe tega zakona, ne pa zgoraj navedene zakonodaje. Odgovornost za to presojo je na vas kot upravljavcu podatkov. IP te presoje v okviru nezavezujočega mnenja ne more opraviti, ampak to lahko stori le v okviru inšpekcijskega postopka.

 

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov, v konkretnem primeru torej vaša družba kot delodajalec. IP namreč ne more in ne sme ocenjevati, katere konkretne osebne podatke sindikat potrebuje za opravljanje sindikalne dejavnosti. IP se torej ne more in ne sme postaviti v vlogo odločevalca (razsojevalca) v posameznih primerih in odločiti o upravičenosti posredovanja podatkov ali celo odrediti/prepovedati določenemu zavezancu posredovanje določenih podatkov.

 

 

S spoštovanjem.

 

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka