Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 07.07.2020
Naslov: Vloga za dodelitev denarne pomoči
Številka: 07120-1/2020/440
Vsebina: Postopki na centrih za socialno delo, Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk, Upravni postopki
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede uporabe osebnih podatkov v povezavi z uporabo informacijskega sistema ISCSD. Zanima vas, ali lahko vlagatelj z izjavo dovoli vpogled v bazo ISCSD in ISCSD2 strokovnemu delavcu, ki je pooblaščen za odločanje o pravicah iz javnih sredstev glede na Splošno uredbo o varstvu podatkov in Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev. Navajate, da bi s tem v postopek odločanja o denarni pomoči na podlagi dovoljenja vlagatelja vstopil še drug strokovni delavec, ki je pooblaščen za odločanje o pravicah po drugem zakonu. Sprašujete še, ali je izjava vlagatelja na priloženem obrazcu v skladu z varstvom osebnih podatkov.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more potrjevati ustreznosti konkretnih izjav oziroma obrazcev, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena obdelava osebnih podatkov zakonita. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov. Prav tako IP v skladu s prakso Ustavnega sodišča RS ni pristojen posegati v vodenje uradnih postopkov, za katere so pristojni drugi organi.

 

IP pojasnjuje, da je za vsako obdelavo osebnih podatkov treba imeti zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe. Skladno s členom 6(1)(c) Splošne uredbe je obdelava zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, na podlagi člena 6(1)(e) Splošne uredbe pa, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

 

Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca. IP pa poudarja, da je za zakonitost obdelave dovolj, da je izpolnjena ena od samostojnih pravnih podlag, ki jih določa člen 6(1) Splošne uredbe. To pomeni, da v kolikor upravljavec osebne podatke obdeluje npr. na podlagi zakona, za te podatke privolitev ni dolžan pridobivati.

 

Pri izvrševanju javnih pooblastil CSD postopa po določbah Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13, v nadaljevanju ZUP), če posamezna vprašanja v specialnih zakonih niso drugače urejena. Po 139. členu ZUP lahko uradna oseba, ki vodi postopek, med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, tudi o tistih, ki v postopku še niso bila navedena. Uradna oseba lahko skladno s 139. členom ZUP:

-      odredi po uradni dolžnosti izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve;

-      si preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila;

-      pridobiva za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja osebne podatke iz uradnih evidenc o stranki, ki je vložila zahtevo za uvedbo postopka, razen, če je stranka pridobitev teh podatkov izrecno prepovedala. Podatke, ki štejejo za davčno tajnost, ali se nanašajo na rasno in drugo poreklo, politična, verska in druga prepričanja, pripadnost sindikatu, spolno vedenje, kazenske obsodbe ter zdravstvene podatke, si lahko uradna oseba v skladu s prejšnjima odstavkoma priskrbi le, če tako določa zakon, ali na podlagi izrecne pisne privolitve stranke oziroma druge osebe, na katero se ti podatki nanašajo.

 

Uradna oseba na CSD je torej tista, ki v skladu z načelom proste presoje dokazov odloči, katera dejstva je potrebno v konkretnem primeru dokazati. Tiste podatke, ki so del evidence CSD ali drugih organov, od katerih lahko CSD pridobiva podatke, CSD praviloma pridobi po uradni dolžnosti. To pomeni, da za pridobitev teh podatkov CSD privolitve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne potrebuje. Tudi sicer je privolitev posameznika po členu 6(1)(a) Splošne uredbe praviloma naslovljena na upravljavca in ne na določenega strokovnega delavca. Zato je po mnenju IP ustreznost priložene izjave, s katero posameznik dovoljuje vpogled v bazo podatkov CSD, ki je podlaga za odločanje o denarni socialni pomoči, določenemu strokovnemu sodelavcu, vprašljiva.

 

IP pa opozarja, da je treba tudi pri zbiranju osebnih podatkov iz uradnih zbirk in od drugih upravljavcev vedno upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov iz člena 5(1)(c) Splošne uredbe, po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo, v danem primeru torej za odločanje o upravičenosti do enkratne občinske socialne pomoči.

 

O tem, kateri strokovni delavci na CSD so upravičeni sodelovati v konkretnih postopkih ter konkretno na kakšen način je urejeno pridobivanje relevantnih osebnih podatkov za odločanje v teh postopkih, IP ni pristojen presojati. To izhaja tudi iz sklepa Ustavnega sodišča RS št. U-I-92/12-13 z dne 10. 10. 2013, po katerem IP ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. To bi bilo v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju in v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države.

 

IP priporoča v branje tudi smernice, ki jih je pripravil glede najpogosteje zastavljenih vprašanj glede varstva osebnih podatkov na centrih za socialno delo, dostopne pa so na naslednji povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_CSD_julij2017.pdf.

 

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                                           informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov