Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 07.07.2020
Naslov: Pošiljanje plačilnih list po mailu
Številka: 07121-1/2020/1186
Vsebina: Delovna razmerja, Informiranje posameznika, Privolitev, Zavarovanje osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi s pošiljanjem plačilnih list po elektronski pošti. Navajate, da bi v vašem podjetju želeli elektronsko vročati plačilne liste vsem zaposlenim, ki imajo službene elektronske naslove. Zanima vas, ali za to potrebujete vsakemu posamezniku vročati posebno soglasje, ki ga podpiše ali le to ni potrebno in je dovolj da jih samo obvestimo da smo prešli na nov sistem vročanja. Pojasnjujete, da boste ostalim, ki nimajo službenega elektronskega naslova bomo vročili soglasja za privatne elektronske naslove.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Splošne uredbe, 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

V zvezi z vašim vprašanjem vas IP najprej napotuje na Smernice IP v zvezi z varstvom osebnih podatkov v delovnih razmerjih dostopne na https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf, kjer boste na 31. strani našli odgovor na vaše vprašanje.

 

Ob tem IP poudarja, da če so iz plačilne liste razvidne tudi posebne vrste osebnih podatkov (ZVOP-1 jih je opredelil kot »občutljive osebne podatke«), kot je na primer članstvo v sindikatu, je treba upoštevati 14. člen ZVOP-1, ki  določa, da morajo biti osebni podatki posebej označeni in zavarovani. Pri prenosu preko telekomunikacijskih omrežjih so ti podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom. Svetujemo vam, da se glede posredovanja plačilnih list po elektronski pošti seznanite z že izdanimi mnenji IP, z uporabo iskalnika, ki je dostopen na https://www.ip-rs.si/vop/. Gre na primer za mnenji št. 0712-1/2019/1757 z dne 25.10.2019 in št. 0712-1/2019/1555 z dne 28.6.2019.

 

Ob tem pa IP v zvezi s privolitvijo kot pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov poudarja, da so pogoji za osebno privolitev so določeni v 7. členu Splošne uredbe, ki v 1. točki določa, da mora biti upravljavec zmožen dokazati, da je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Informacije, ki morajo biti posamezniku posredovane pred zbiranjem njegovih osebnih podatkov, pa so določene v členu 13. Privolitev v skladu z Uredbo mora biti jasna, konkretna, razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje in dokazljiva, prav tako mora biti privolitev dana za vsak namen posebej oz. granulirano. Vsebovati mora tudi ustrezne informacije, da je posameznik obveščen o tem, komu daje podatke, katere in zakaj ter kakšne pravice ima. Posameznik mora torej jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen.

 

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                                         Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                                           informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP