Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 17.06.2020
Naslov: Ime učenca v izposojenem učbeniku
Številka: 07120-1/2020/415
Vsebina: Pravica do pozabe, Pravne podlage, Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnjujete, da imajo učbeniki iz učbeniškega sklada v notranjosti žig, kamor so (včasih) učenci zapisali svoje ime in razred, ko so si učbenik izposodili za eno šolsko leto. S tem je prišlo do razkrivanja njihovih osebnih podatkov. Zanima vas, če gre glede na ostrejši GDPR za kršitev varstva osebnih podatkov, če učenec v učbenik napiše ime, priimek in razred. Sprašujete še, kaj storiti, da do kršitve ne pride.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (ali ang. GDPR; v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Uvodoma pojasnjujemo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov oziroma ustreznosti konkretnega ravnanja upravljavca ne more presojati. Prav tako poudarjamo, da lahko IP podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila le s področja varstva osebnih podatkov, ne pa tudi z drugih vidikov posegov v zasebnost, organizacije poslovanja ipd. Zato vam na vaše vprašanje v tem mnenju ne moremo dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podajamo zgolj splošna pojasnila ter pravna izhodišča in pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov.

 

Zbirka pomeni skladno s členom 4(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov vsak strukturiran niz osebnih podatkov, ki so dostopni v skladu s posebnimi merili, niz pa je lahko centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi. Obdelava pa pomeni skladno s členom 4(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje. Praktično kakršnokoli »rokovanje« z osebnimi podatki (torej tudi pridobivanje ali dajanje na razpolago) torej že pomeni njihovo obdelavo.

 

Splošna uredba o varstvu podatkov se uporablja le za obdelavo osebnih podatkov, ki se v celoti ali delno izvaja z avtomatiziranimi sredstvi, in za obdelavo osebnih podatkov, ki so del zbirke ali so namenjeni oblikovanju dela zbirke, ki se ne izvaja z avtomatiziranimi sredstvi. Če torej ročne vnose osebnih podatkov učencev v žig učbenika štejemo za zbirko osebnih podatkov, je treba za presojo dopustnosti razkrivanja oziroma drugačne vrste obdelave teh podatkov upoštevati splošne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov.

 

Pravne podlage so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov in so za javni sektor, kamor sodijo osnovne šole, naslednje:

-           privolitev, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog (točka (a)),

-           sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

-           zakon (točka (c)),

-           opravljanje javne naloge ali izvajanje javne oblasti (točka (e)).

 

Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca. Bistveno je, da je določena obdelava osebnih podatkov zakonita zgolj, če je izpolnjen eden izmed pogojev iz člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov. IP ob tem izpostavlja še načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov učencev, kolikor je to nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru.

 

Iz Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami) oziroma iz Pravilnika o upravljanju učbeniških skladov (Uradni list RS, št. 12/20) dolžnost vpisa osebnih podatkov učencev v izposojeni učbenik ne izhaja. Iz vašega zaprosila tudi ni razvidno, s kakšnim namenom so bili takšni zapisi osebnih podatkov učencev v učbenik opravljeni, zato na vaše vprašanje ne moremo konkretneje odgovoriti. Sicer pa IP opozarja še na pravico do izbrisa iz člena 17 Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki pod določenimi pogoji omogoča izbris osebnih podatkov, npr. če za obdelavo osebnih podatkov ni pravne podlage ali če osebnih podatkov upravljavec več ne potrebuje za namene zbiranja ali obdelave.

 

IP na koncu poudarja, da Splošna uredba o varstvu podatkov bistveno ne spreminja ureditve glede varstva osebnih podatkov, kot je že prej veljala za javni sektor po Zakonu o varstvu osebnih podatkov in področni zakonodaji. Zato upravljavcem svetujemo, da se s to uredbo podrobno seznanijo in da upoštevajo, da obstajajo različne pravne podlage, ki dopuščajo obdelavo osebnih podatkov. Vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, so predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

 

Lep pozdrav,

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                                

                                                                                               informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov