Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 19.06.2020
Naslov: Hramba kopij osebnih dokumentov zaradi koriščenja bonov
Številka: 07121-1/2020/1102
Vsebina: Pravne podlage, Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne 12. 6. 2020 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete, kako gredo skupaj varstvo podatkov in turistični boni. Že leta namreč goste prijavljate direktno v sisteme in ne kopirate osebnih dokumentov, sedaj pa bi naj hranili kopije osebnih dokumentov 5 let. Menite, da to ni v redu.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju v skladu z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Kopiranje osebnih dokumentov ponudnikom storitev nalaga Zakon o interventnih ukrepih za omilitev in odpravo posledic epidemije COVID-19 (ZIUOOPE), zato gre za obdelavo osebnih podatkov na zakoniti pravni podlagi. Hramba kopij osebnih dokumentov je v tem primeru vezana na potek zastaralnih rokov glede prekrškov iz naslova unovčevanja bona, zato po mnenju IP ni sporna, ob predpostavki, da ponudnik storitev, ki od posameznikov pridobiva kopije osebnih dokumentov, upošteva oziroma izpolnjuje tudi ostale zahteve relevantnih predpisov v zvezi s hrambo osebnih podatkov oziroma njihovo obdelavo nasploh.

 

 

Obrazložitev:

 

Splošna uredba v prvem odstavku 6. člena opredeljuje zakonite pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, in sicer: privolitev, sklenitev ali izvajanje pogodbe, izvajanje zakonskih zahtev oziroma izvajanje javnih nalog in zakoniti interesi, ki prevladajo nad interesi posameznika. Pri tem je za zakonitost obdelave dovolj, da je izpolnjena ena od navedenih pravnih podlag. Vezano na vaše vprašanje predstavlja obdelavo osebnih podatkov tako pridobivanje osebnih podatkov v obliki kopij osebnih dokumentov, kot tudi njihova hramba.

 

V zvezi z vsemi osebnimi podatki in dokumenti, ki jih od posameznika ali o posamezniku pridobi v kakršnikoli obliki, je upravljavec (v vašem primeru je to ponudnik storitve) dolžan upoštevati vse relevantne določbe Splošne uredbe, v prvi vrsti načela obdelave osebnih podatkov, ki so opredeljena v prvem odstavku 5. člena Splošne uredbe, vključno z zagotavljanjem hrambe le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo (točka (e)) in zagotavljanjem ustrezne varnosti osebnih podatkov (točka (f)), ter posamezniku ob pridobivanju osebnih podatkov (kar pridobivanje kopij osebnega dokumenta nedvomno je) zagotoviti informacije v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov v skladu s 13. členom Splošne uredbe.

 

Iz 4. člena Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, v nadaljevanju: ZOIzk-1) in 4.a člena Zakona o potnih listinah (Uradni list RS, št, 65/00, 98/05, 44/08, 41/09, 10/11, v nadaljevanju: ZPLD-1) med drugim izhaja, da smejo osebne izkaznice oziroma potne listine (v nadaljevanju skupaj tudi: osebni dokumenti) kopirati upravljavci zbirk osebnih podatkov samo v primerih, ki jih določa zakon, da je treba ob kopiranju osebnega dokumenta z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija ne bo uporabljala za druge namene, da je nadaljnje kopiranje kopije prepovedano in da lahko imetnik osebnega dokumenta od upravljavca kadarkoli zahteva potrdilo o kopiji osebnega dokumenta, na katerem je naveden namen rabe in rok hrambe kopije.

 

Zakon o interventnih ukrepih za omilitev in odpravo posledic epidemije COVID-19 (Uradni list RS, št. 80/2020, v nadaljevanju: ZIUOOPE) v desetem odstavku 35. člena med drugim določa, da ponudnik storitve sredstva prejme na podlagi potrditve upravičenca v elektronskem sistemu FURS oziroma na podlagi predložene pisne potrditve upravičenca in kopije njegove osebne izkaznice ali potnega lista in da je ponudnik storitve dolžan hraniti predložene pisne potrditve upravičenca, kopije njegove osebne izkaznice ali potnega lista in vse izjave, ki so opredeljene v uredbi Vlade Republike Slovenije, do poteka zastaralnega roka za nadzor iz sedemnajstega odstavka tega člena in 82. člena istega zakona, ki opredeljuje prekrške iz naslova unovčevanja bona. V skladu z 42. členom Zakona o prekrških (Uradni list RS, št. 29/11 – uradno prečiščeno besedilo, 21/13, 111/13, 74/14 – odl. US, 92/14 – odl. US, 32/16, 15/17 – odl. US in 73/19 – odl. US) postopek o prekršku praviloma ni dopusten, če pretečeta dve leti od dneva, ko je bil prekršek storjen, to pomeni, da morajo ponudniki storitev kopijo osebnega dokumenta hraniti še dve leti od unovčitve posameznega bona.

 

Isto v zvezi s hrambo kopije osebnih dokumentov določa tudi Uredba o načinu unovčitve bona za izboljšanje gospodarskega položaja na področju potrošnje turizma, povračilu sredstev preko informacijskega sistema Finančne uprave Republike Slovenije ter načinu vodenja in upravljanja evidence bonov (Uradni list RS, št. 84/2020).

 

V primeru zbiranja kopij osebnih dokumentov in njihove hrambe, kot to določa ZIUOOPE, gre torej za zakonito obdelavo osebnih podatkov, saj gre za izpolnjevanje zakonskih zahtev po točki (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, prav tako ima tovrstno kopiranje ustrezno podlago po ZOIzk-1 oziroma ZPLD-1. Seveda pa mora vsak ponudnik storitev upoštevati oziroma izpolnjevati tudi ostale zahteve predpisov, zlasti na kopijah osebnih dokumentov z ustrezno oznako zagotoviti, da se kopije ne bodo uporabljale za druge namene, ob pridobivanju kopij posameznikom zagotoviti vse ustrezne informacije iz 13. člena Splošne uredbe, zagotoviti po trajanju in v smislu zavarovanja osebnih podatkov ustrezno hrambo kopij ter na vlogo imetnika osebnega dokumenta izdati potrdilo o kopiji, na katerem bo naveden namen rabe in rok hrambe kopije.

 

S spoštovanjem,

 

 

Pripravila:                                                                               

Mojca Leitinger Okršlar,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka