Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 17.06.2020
Naslov: Kopiranje osebnih dokumentov zaradi koriščenja bonov
Številka: 07121-1/2020/1078
Vsebina: Informiranje posameznika, Pravne podlage, Zavarovanje osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je dne 10. 6. 2020 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete, ali je dovoljeno kopiranje osebnih dokumentov, kot to zahteva novi obrazec za koriščenje bonov, in ali je to v skladu z drugo zakonodajo glede varstva osebnih podatkov in Splošno uredbo.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju v skladu z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Kopiranje osebnih dokumentov v skladu s predloženim obrazcem, ki predstavlja Prilogo 1 Uredbe o načinu unovčitve bona za izboljšanje gospodarskega položaja na področju potrošnje turizma, povračilu sredstev preko informacijskega sistema Finančne uprave Republike Slovenije ter načinu vodenja in upravljanja evidence bonov (Uredba), predstavlja obdelavo osebnih podatkov na zakoniti pravni podlagi - tako v skladu s splošnimi pravili varstva osebnih podatkov kot z zahtevami posebnih predpisov s področja osebnih dokumentov, saj gre za izpolnjevanje zahtev, ki jih ponudnikom storitev nalaga Zakon o interventnih ukrepih za omilitev in odpravo posledic epidemije COVID-19 (ZIUOOPE). Vendar pa bo tovrstna obdelava osebnih podatkov v celoti zakonita le, če bodo vsi subjekti, ki bodo za namen unovčenja bonov v skladu z ZIUOOPE in Uredbo od posameznikov pridobivali kopije osebnih dokumentov, izpolnjevali tudi ostale zahteve relevantnih predpisov.

 

 

Obrazložitev:

 

Splošna uredba v prvem odstavku 6. člena opredeljuje zakonite pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, in sicer: privolitev, sklenitev ali izvajanje pogodbe, izvajanje zakonskih zahtev oziroma izvajanje javnih nalog in zakoniti interesi, ki prevladajo nad interesi posameznika. Pri tem je za zakonitost obdelave dovolj, da je izpolnjena ena od navedenih pravnih podlag. 

 

V zvezi z vsemi osebnimi podatki in dokumenti, ki jih od posameznika ali o posamezniku pridobi v kakršnikoli obliki, je upravljavec dolžan upoštevati vse relevantne določbe Splošne uredbe, v prvi vrsti načela obdelave osebnih podatkov, ki so opredeljena v prvem odstavku 5. člena Splošne uredbe, vključno z zagotavljanjem ustrezne hrambe oziroma varnosti osebnih podatkov (točka (f)), ter posamezniku ob pridobivanju osebnih podatkov (kar kopiranje osebnega dokumenta nedvomno je) zagotoviti informacije v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov v skladu s 13. členom Splošne uredbe.

 

Iz 4. člena Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11; v nadaljevanju: ZOIzk-1) in 4.a člena Zakona o potnih listinah (Uradni list RS, št, 65/00, 98/05, 44/08, 41/09, 10/11; v nadaljevanju: ZPLD-1) med drugim izhaja, da smejo osebne izkaznice oziroma potne listine (v nadaljevanju skupaj tudi: osebni dokumenti) kopirati upravljavci zbirk osebnih podatkov samo v primerih, ki jih določa zakon, da je treba ob kopiranju osebnega dokumenta z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija ne bo uporabljala za druge namene, da je nadaljnje kopiranje kopije prepovedano in da lahko imetnik osebnega dokumenta od upravljavca kadarkoli zahteva potrdilo o kopiji osebnega dokumenta, na katerem je naveden namen rabe in rok hrambe kopije.

 

Zakon o interventnih ukrepih za omilitev in odpravo posledic epidemije COVID-19 (UL RS št. 80/2020, v nadaljevanju: ZIUOOPE) v desetem odstavku 35. člena med drugim določa, da ponudnik storitve sredstva prejme na podlagi potrditve upravičenca v elektronskem sistemu FURS oziroma na podlagi predložene pisne potrditve upravičenca in kopije njegove osebne izkaznice ali potnega lista in da je ponudnik storitve dolžan hraniti predložene pisne potrditve upravičenca, kopije njegove osebne izkaznice ali potnega lista in vse izjave, ki so opredeljene v uredbi Vlade Republike Slovenije, do poteka zastaralnega roka za nadzor iz sedemnajstega odstavka tega člena in 82. člena istega zakona, ki opredeljuje prekrške iz naslova unovčevanja bona.  

 

Nadalje Uredba o načinu unovčitve bona za izboljšanje gospodarskega položaja na področju potrošnje turizma, povračilu sredstev preko informacijskega sistema Finančne uprave Republike Slovenije ter načinu vodenja in upravljanja evidence bonov (UL RS št. 84/2020, v nadaljevanju: Uredba) v 3. členu določa, da ob unovčitvi bona z izplačilom ponudniku storitev upravičenec oziroma njegov zakoniti zastopnik ali skrbnik potrdi unovčitev bona s pisno potrditvijo in predložitvijo kopije osebne izkaznice ali potnega lista, na obrazcu iz Priloge 1 »Potrditev unovčitve bona«, ki je sestavni del te uredbe, v 8. členu pa še, da mora pisne izjave iz 3., 4. in 5. člena te uredbe ter dokumentacijo (kopije osebnih izkaznic ali potnih listov) v zvezi z unovčenjem bonov ponudnik storitev hraniti do poteka zastaralnega roka za nadzor iz sedemnajstega odstavka 35. člena in 82. člena zakona.

 

V primeru kopiranja osebnih dokumentov, kot to zahteva obrazec za koriščenje bonov, ki predstavlja Prilogo 1 Uredbe, pri tem, da je kopiranje osebnih dokumentov določeno že z ZIUOOPE, lahko ugotovimo, da gre oziroma bo šlo za obdelavo osebnih podatkov na zakoniti pravni podlagi, tako v skladu s splošnimi pravili varstva osebnih podatkov po točki (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, kot tudi v skladu v skladu s specialnima zakonoma ZOizk-1 in ZPLD-1, saj gre oziroma bo šlo za izvajanje zahtev zakona. Za zagotovitev zakonite obdelave osebnih podatkov imetnikov osebnih dokumentov v celoti, pa bodo morali upravljavci osebnih podatkov, tj. vsi subjekti, ki bodo za namen unovčenja bonov v skladu z ZIUOOPE in Uredbo od posameznikov pridobivali kopije osebnih dokumentov, upoštevati oziroma izpolniti še ostale zahteve predpisov, zlasti bodo morali na kopijah osebnih dokumentov z ustrezno oznako zagotoviti, da se kopija ne bo uporabljala za druge namene, ob pridobivanju kopij posameznikom bodo morali zagotoviti vse ustrezne informacije v skladu s 13. členom Splošne uredbe, morali bodo zagotoviti ustrezno hrambo kopij (po trajanju in v smislu zavarovanja osebnih podatkov) ter na vlogo imetnika osebnega dokumenta izdati potrdilo o kopiji, na katerem bo naveden namen rabe in rok hrambe kopije.

 

S spoštovanjem,

 

 

Pripravila:                                                                               

Mojca Leitinger Okršlar,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka