Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 04.05.2020
Naslov: OP iz izjave zaposlenega
Številka: 07121-1/2020/761
Vsebina: Delovna razmerja, Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Na e-naslov Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) ste posredovali e-sporočilo z vprašanjem glede primernosti vsebine izjave, ki jo delodajalec daje v podpis delavcem, ki v času epidemije COVID-19 koristijo odsotnost višje sile zaradi varstva otroka. Izjavo ste posredovali kot prilogo sporočilu. Moti vas obseg podatkov, ki jih preko izjave pridobiva vaš delodajalec in se ob tem sprašujete, zakaj je potrebno zapisati, kje so otroci v šoli oz. vrtcu in kje je zaposlen partner,  kdaj (dnevno od ….do) bi lahko bil delavec na razpolago?


Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati, prav tako ne moremo presojati in komentirati konkretnega načina  pridobivanja osebnih podatkov z izpolnjevanjem izjave, ki ste nam jo posredovali ter nabora podatkov, ki izhajajo iz nje (IP sicer iz priložene izjave ne vidi zahteve po podatku o tem, kje je otrok v šoli oz. vrtcu temveč zgolj podatek o tem, ali otrok obiskuje vrtec ali šolo in kateri razred). V nadaljevanju vam tako posredujemo splošno mnenje glede dopustnih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov ter pridobivanja privolitev za obdelavo osebnih podatkov.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev po členu 6(1) Splošne uredbe:

  1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov,
  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe, obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca,
  3. obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe,
  4. obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  5. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok;
  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP ob tem izpostavlja, da je za zakonitost obdelave dovolj, da je izpolnjena zgolj ena od samostojnih pravnih podlag, ki jih določa člen 6 Splošne uredbe. To pomeni, da v kolikor pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov določa zakon, upravljavec privolitev za obdelavo teh podatkov ni dolžan pridobivati.

 

Splošno zakonsko podlago delodajalca za obdelavo osebnih podatkov v smislu točke c) in f) člena 6(1) Splošne uredbe v vašem primeru predstavljata npr. Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/2013, nadaljevanju ZDR-1), Zakon o interventnih ukrepih za zajezitev epidemije COVID-19 in omilitev njenih posledic za državljane in gospodarstvo (Uradni list RS, št. 49/20, v nadaljevanju ZIUZEOP) in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV). ZDR v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, ZEPDSV izrecno določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. ZIUZEOP pa v 26. členu določa višino nadomestila plače, tudi zaradi odsotnosti iz dela zaradi višje sile, varstva otrok.

 

Navedeno pomeni, da sme delodajalec obdelovati le tiste osebne podatke delavcev, ki so potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali so v zvezi z delovnim razmerjem oziroma jih določajo navedeni predpisi. IP ob tem pojasnjuje, da je potrebno osebne podatke delavcev, ki jih delodajalec lahko obdeluje, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, presojati od primera do primera. Na delodajalcu je torej, da obrazloži, zakaj potrebuje določen osebni podatek zaposlenega zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z delovnim razmerjem.

 

Glede osebne privolitve za obdelavo osebnih podatkov delavcev pa IP pojasnjuje in poudarja, da osebna privolitev v delovnih razmerjih v razmerju do zgoraj navedene delovnopravne zakonodaje, velja le za tiste osebne podatke, ki niso vezani na uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma niso v zvezi z delovnim razmerjem posameznika. Zavrnitev soglasja s strani delavca za obdelavo tovrstnih osebnih podatkov zato nikakor ne sme imeti posledic za delovno razmerje. Osebna privolitev v delovnih razmerjih je bolj izjema kot pravilo, saj je delodajalec v razmerju do delavca močnejša stranka in so možnosti za zlorabo tega instituta v delovnih razmerjih toliko večje. Upoštevajoč navedeno privolitev v opisanem primeru verjetno ne pride v poštev.

 

V primerih, ko delodajalec zbira in obdeluje osebne podatke na podlagi zakona, se osebne privolitve torej ne pridobiva, saj je zbiranje obvezno in ga delavec niti ne more odkloniti. V teh primerih pa mora delodajalec poskrbeti za podajo informacij o obdelavi posameznikom po členu 13 oziroma 14 Splošne uredbe (vzorec obvestila posameznikov je objavljen tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/aktualne-novice/). V konkretnem primeru iz priložene izjave izhaja, da s pridobivanjem podatkov delodajalec izkazuje upravičenost do pridobitve sredstev za izplačilo nadomestila plače zaposlenemu, ki je odsoten zaradi višje sile v času epidemije. Iz poslane izjave namreč izhaja, da se osebni podatki na izjavi zbirajo, cit.: »Za namen izplačila nadomestila plače po šestem odstavku 137. člena Zakona o delovnih razmerjih Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS in 81/19) upoštevaje  26. člen Zakona o interventnih ukrepih za zajezitev epidemije COVID-19 in omilitev njenih posledic za državljane in gospodarstvo (Uradni list RS, št. 49/20) zaradi varstva otroka.«

  

Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete tudi v smernicah IP, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf.

 

Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodločaš.si.

 

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: www.ip-rs.si/vop/.

 

Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                   Mojca Prelesnik

                                                                                   informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravila:

mag. Tanja SLAK

država nadzornica za varstvo osebnih podatkov

 

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.