Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 21.05.2020
Naslov: Mnenje o pridobivanju OP zaradi ugotavljanja stalnega prebivališča
Številka: 07121-1/2020/899
Vsebina: Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk, Upravne enote, Upravni postopki
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju besedila IP) je prejel vaše vprašanje v zvezi s posredovanjem osebnih podatkov v postopku preverjanja resničnosti prijave stalnega prebivališča. Navedli ste, da želi upravna enota od vas kot delodajalca pridobiti osebne podatke delavca (s katerim naslovom zaposlenega razpolagate, kako uresničujete povrnitev potnih stroškov na/iz dela, kje delavec opravlja delo, kako pogosto se nahaja v Sloveniji). Pri pridobitvi teh podatkov so se sklicevali na 22. člen Zakona o prijavi prebivališča in 139. člen Zakona o splošnem upravnem postopku. Zanima vas, ali lahko posredujete te podatke.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - UPB, v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v členu 6.

 

Pri posredovanju osebnih podatkov v okviru postopka preverjanja resničnosti prijave stalnega prebivališča zakonsko podlago predstavljata Zakon o prijavi prebivališča in Zakon o splošnem upravnem postopku.

 

Pri posredovanju osebnih podatkov je treba upoštevati tudi načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov po členu 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov.

 

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku člena 6:

»Obdelava je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)    posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
(b)    obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c)    obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(d)    obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
(e)    obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
(f)    obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«

 

Upravne enote vodijo različne postopke, med drugim tudi postopek preverjanja resničnosti prijave stalnega prebivališča po 22. členu Zakona o prijavi prebivališča (Uradni list RS, št. 52/16). V upravnih postopkih mora uradna oseba, ki vodi določen postopek, oceniti, kateri so tisti podatki, ki jih potrebuje, da lahko zadevo obravnava in popolnoma ugotovi dejansko stanje. V 139. členu  Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13, v nadaljnjem besedilu ZUP) je namreč določeno, da lahko uradna oseba, ki vodi postopek, med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, tudi o tistih, ki v postopku še niso bila navedena (prvi odstavek). Uradna oseba, ki vodi postopek, po uradni dolžnosti odredi izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve (drugi odstavek). Tretji odstavek določa še, da si uradna oseba, ki vodi postopek, preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila.

 

Procesno določbo, ki daje organom pravico pridobivati podatke od upravljavcev zbirk osebnih podatkov predstavlja 34.a člen ZUP, ki določa, da so upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno, najkasneje v roku 15 dni, posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve (slednjo v dokaz, da se upravni postopek resnično vodi, hkrati je na ta način omogočena tudi sledljivost in naknadno preverjanje zakonitosti zahteve).

 

Pri tem IP opozarja, da upravna enota kot pristojni organ, ki vodi zadevni upravni postopek, sama opredeli, kateri so potrebni (osebni) podatki, ki jih potrebuje za svojo odločitev, vas kot upravljavca osebnih podatkov pa pri posredovanju obvezujejo določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov. Pri posredovanju osebnih podatkov ste dolžni upoštevati tudi člen 5 Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki se nanaša na načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov. Tako je v točki c člena 5 navedene uredbe določeno, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (»najmanjši obseg podatkov«). Zaradi navedenega načela ste upravičeni presoditi tako ustreznost posameznih podatkov kot tudi primernost obsega posredovanih podatkov glede na konkretni namen. Zlasti pa bodite previdni, da posredujete upravni enoti zgolj podatke iz svojih zbirk, ne pa osebnih podatkov, pridobljenih od drugih upravljavcev osebnih podatkov.

 

Lep pozdrav,

 

 

                                                                                              Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                              informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka pri IP