Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 18.05.2020
Naslov: Oprostitev plačila stroškov za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki
Številka: 07121-1/2020/873
Vsebina: Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po pošti prejel vaš dopis, v katerem nas sprašujete, na kakšni pravni podlagi obravnava organ, ki je opravil storitev fotokopiranja osebnega spisa, prošnje za oprostitev plačila stroškov fotokopiranja. Pojasnjujete namreč, da vam zavod za prestajanje kazni zapora, ki je v konkretnem primeru upravljavec osebnih podatkov, vedno zaračuna stroške fotokopiranja, čeprav ste obsojenec na prestajanju kazni zapora in ste brez finančnih sredstev. Vašo prošnjo za oprostitev plačila stroškov vedno zavrnejo.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Uvodoma vam pojasnjujemo, da za področje obdelave osebnih podatkov, ki jih obdelujejo pristojni organi za namene izvrševanja kazenskih sankcij, še vedno veljajo določbe Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1). Skladno s točko (d) člena 2(2) Splošne uredbe se Splošna uredba namreč ne uporablja za obdelavo osebnih podatkov "s strani pristojnih organov za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, vključno z varovanjem pred grožnjami javni varnosti in njihovim preprečevanjem." Zato se za obdelavo, ki jo opravlja zavod za prestajanje kazni zapora oziroma uprava za izvrševanje kazenskih sankcij (v delu, ki se nanaša na izvrševanje kazenskih sankcij), kljub sprejetju Splošne uredbe, še naprej uporabljajo določbe ZVOP-1.

 

Glede zaračunavanja stroškov, ki nastanejo ob seznanitvi z lastnimi osebnimi podatki, pojasnjujemo, da je bil na podlagi ZVOP-1 sprejet Pravilnik o zaračunavanju stroškov pri izvrševanju pravice posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (Uradni list RS, št. 85/07 in 5/12; v nadaljevanju Pravilnik). V drugem odstavku 1. člena Pravilnika je določeno, da lahko upravljavec osebnih podatkov »posamezniku zaračunava ceno materialnih stroškov po določbah tega pravilnika, lahko pa mu tudi posreduje podatke brezplačno

 

 

Upravljavec se torej glede na omenjeno določbo Pravilnika sam odloči, ali bo materialne stroške zaračunal ali ne. Posameznik lahko zaprosi za oprostitev plačila materialnih stroškov, upravljavec pa o oprostitvi odloča po diskreciji. Seveda morajo biti stroški, ki jih upravljavec zaračuna, skladni oziroma dopustni po določbah Pravilnika, v nasprotnem primeru, jih je mogoče ugovarjati. Višino stroškov določa Pravilnik v 2. členu, in sicer je cena materialnih stroškov za posredovanje ene strani formata A4 0,10 eura.

 

Obenem pa je vredno omeniti, da Splošna uredba in t.i. Policijska direktiva, ki se sicer v konkretnem primeru ne uporabljata, določata strožje pogoje za zaračunavanje stroškov. V prvi vrsti omenjena pravna akta določata brezplačnost seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, pravilo o brezplačnem posredovanju pa ima nato določene izjeme. Upravljavec lahko zaračuna razumno pristojbino za seznanitev (pri čemer upošteva upravne stroške posredovanja informacij ali sporočila oziroma izvajanja zahtevanega ukrepa), če so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali pretirane. Upravljavec nosi dokazno breme očitne neutemeljenosti ali pretiranosti zahteve (gl. člen 12(5) Splošne uredbe in člen 12(4) Policijske direktive).

 

Kot rečeno se omenjeni določbi Splošne uredbe in Policijske direktive v konkretnem primeru ne uporabljata (uporabljajo se določbe ZVOP-1 in Pravilnika). IP pa upravljavcem neobvezujoče priporoča, da pri presoji o zaračunavanju oziroma oprostitvi plačila stroškov uporabljajo za prosilca ugodnejše določbe, seveda če ne gre za »očitno neutemeljene ali pretirane« zahteve prosilca. IP pa v nobenem primeru ne more odrediti oprostitve plačila stroškov, ki so zaračunani skladno z veljavnim Pravilnikom.

 

Lepo vas pozdravljamo.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov