Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 06.05.2020
Naslov: Anketa o zadovoljstvu
Številka: 07121-1/2020/800
Vsebina: Pravne podlage, Zakoniti interesi
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navedli ste, da strankam, ki so prekinile naročniško razmerje z vami, pošljete anketo o zadovoljstvu (preko sms, elektronske pošte ali po pošti v fizični obliki). Sodelovanje v anketi je prostovoljno, podatke pa obdelate na podlagi agregiranih podatkov za en mesec. Prav tako izvajate ankete zaradi zadovoljstva s prodajnimi zastopniki, stranke k izpolnitvi povabite preko sms. Sprašujete naslednje:

 

1. Ali je zakonit interes primerna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov? Pri tem pojasnjujete, da imate zakonit interes zapisan v pogojih poslovanja in ima oseba možnost ugovora.

2. Ali je 2-mesečni rok hrambe primeren rok za hrambo anketnih vprašalnikov (kasneje se podatki iz anket anonimizirajo, oziroma so podatki v poročilih o anketah agregirani)?

3. Ali se lahko podatek o sodelovanju in odgovor na anketo vodi v evidenci o podatkih kupcev, kjer se vodijo podatki, kot so ime in priimek, naslov, telefon, e-naslov, podatki o nakupih, plačilih ipd., vendar s krajšim rokom hrambe?

 

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Poudarjamo, da je odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov odgovornost upravljavca osebnih podatkov. IP lahko v okviru mnenja poda zgolj splošne usmeritve.

 

Glede na vaše vprašanje opozarjamo, da gre v prvi fazi za obdelavo osebnih podatkov v smislu uporabe kontaktnih podatkov (pošiljanje ankete po sms, e-pošti oziroma navadni pošti), v drugi fazi pa za samo obdelavo pridobljenih osebnih podatkov iz ankete. IP načeloma meni, da bi zakonit interes lahko bil pravna podlaga za posredovanje anketnih vprašalnikov, vendar mora njeno upravičenost glede na okoliščine presoditi upravljavec sam. Točka (f) prvega odstavka 6. člena določa, da je obdelave zakonita, kadar je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Kot lahko razberemo iz 47. uvodne izjave k Splošni uredbi je treba pri tem upoštevati razumna pričakovanja posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, glede na njihovo razmerje do upravljavca. Izpostavljen je primer zakonitega interesa, kadar obstaja zadevno in ustrezno razmerje med posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, in upravljavcem, na primer kadar je tak posameznik stranka upravljavca ali dela zanj.

 

Navedeno pomeni, da je treba v vsakem primeru skrbno presoditi, ali bi glede na okoliščine v času zbiranja osebnih podatkov in v njegovem okviru posameznik lahko utemeljeno pričakoval, da se bodo njegovi osebni podatki obdelali v ta namen (za posredovanje zadevnih anket). V vašem primeru gre po vsej verjetnosti za osebe, ki jim je poteklo naročniško razmerje oziroma so se pogajale za sklenitev posla. Predlagamo vam, da upoštevate tudi dejstvo, kdaj uporabite pridobljene kontaktne podatke za pošiljanje ankete. Potek naročniškega razmerja oziroma posredovanje ankete po določenem obdobju od prekinitve tega razmerja je namreč po mnenju IP okoliščina, zaradi katere posameznik verjetno utemeljeno obdelave osebnih podatkov ne pričakuje več (razen če bi npr. s to okoliščino bil natančno seznanjen v okviru informacij za posameznike, ki bi jih prejel pred samo obdelavo osebnih podatkov). Podobno je treba pri osebah, ki bodo ocenjevale delo prodajnega zastopnika ovrednotiti razmerje do upravljavca osebnih podatkov: ali gre dejansko za vašo stranko (oz. kakšna je pravna podlaga za obdelavo kontaktnih podatkov) ter kakšne informacije so posamezniki prejeli skladno s 13. členom Splošne uredbe.

 

Opisali ste, da nameravate osebne podatke, ki bodo izhajali iz anketnega vprašalnika, obdelati v agregatni obliki in da za to potrebujete določen čas. Vsekakor je mnenje IP, da je treba posameznike natančno obvestiti, kako se bodo ti podatki obdelali (skladno s 13. členom Splošne uredbe) in jih opozoriti, da anketa ni anonimna ter da se bodo podatki anonimizirali naknadno. Skladno z načelom najmanjšega obsega podatkov ((c) točka prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), po katerem se naj obdelajo osebni podatki zgolj v obsegu, ki je nujno potreben za dosego cilja vam predlagamo, da premislite o tem, da bi bila anketa anonimna že ob sami izpolnitvi. V tem primeru IP ne vidi razloga, da bi v evidenci strank vodili oz. hranili podatke o izpolnitvi ankete. Vsekakor pa vam svetujemo, da upoštevate tudi t.i. »načelo omejitve shranjevanja« ((e) točka prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe) in osebne podatke hranite zgolj toliko časa, kot je to potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Ali sta dva meseca primeren rok, vam IP v okviru neobvezujočega mnenja žal ne more bolj konkretno odgovoriti.

 

Način, kako boste podatke anonimizirali (ter ali jih boste določen čas hranili v posebni evidenci, upoštevaje ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov) je vaša odločitev, na temo anonimizacije pa si lahko pomagate tudi z napotki v že izdanih mnenjih IP, npr. mnenje št. 0712-1/2017/2497 z dne 19.12.2017.

 

V upanju, da vam bodo naši napotki v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                  

informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravila:                                                                                                                              

Barbara Pirš, univ.dipl.prav.,

Svetovalka Pooblaščenca za preventivo