Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 31.12.2018
Naslov: Posredovanje podatkov v svetu šole
Številka: 0712-3/2018/3684
Vsebina: Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja dokumentacije iz personalne mape nekdanje zaposlene delavke svetu šole.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma poudarja, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

IP nadalje pojasnjuje, da je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodijo tudi javne osnovne šole, podana v 9. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi tudi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika.

 

Področni zakon v vašem primeru predstavlja Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI; Uradni list RS, št. 16/07, s spremembami in dopolnitvami), ki med drugim določa tudi sestavo (46. člen) in pristojnosti (48. člen) sveta javnega vrtca oziroma šole. V skladu z 48. členom ZOFVI tako svet šole imenuje in razrešuje ravnatelja vrtca oziroma šole, sprejema program razvoja vrtca oziroma šole, letni delovni načrt in poročilo o njegovi uresničitvi, sprejme letno poročilo o samoevalvaciji šole oziroma vrtca, odloča o uvedbi nadstandardnih in drugih programov, obravnava poročila o vzgojni oziroma izobraževalni problematiki, odloča o pritožbah v zvezi s statusom vajenca, dijaka, študenta višje šole in odraslega kot drugostopenjski organ, če z zakonom ni določeno drugače, o pritožbah v zvezi s pravicami, obveznostmi in odgovornostmi delavcev iz delovnega razmerja, obravnava zadeve, ki mu jih predloži vzgojiteljski, učiteljski, andragoški oziroma predavateljski zbor, šolska inšpekcija, reprezentativni sindikat zaposlenih, svet staršev, skupnost učencev, vajencev, dijakov ali študentov in opravlja druge naloge, določene z zakonom in aktom o ustanovitvi.

 

Podatki o (bivših) zaposlenih delavcih se vodijo v evidenci o zaposlenih delavcih, katere vsebina je določena v 13. členu Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06). Evidenca o zaposlenih delavcih se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. ZEPDSV med drugim določa tudi način posredovanja podatkov iz evidenc, ki jih določa, uporabnikom (državnim organom, lokalnim skupnostim in nosilcem javnih pooblasti, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog).

 

Za posredovanje podatkov iz personalne mape nekdanje zaposlene mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga. Na podlagi navedb, ki jih vsebuje vaše zaprosilo, ni razvidno, da bi svet šole zahtevane podatke potreboval za opravljanje njihovih zakonsko določenih nalog oziroma pristojnosti. Ob tem IP opozarja, da je končna presoja glede posredovanja osebnih podatkov v vaši domeni kot upravljavca osebnih podatkov. IP v okviru mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo določenega podatka in njegovo posredovanje.

 

V primeru morebitnega obstoja pravne podlage bi se po mnenju IP svet šole sicer smel seznaniti s tistimi osebnimi podatki, ki so potrebni za odločanje v konkretnem primeru (npr. o pritožbi v zvezi s pravicami, obveznostmi in odgovornostmi delavcev iz delovnega razmerja), ki v skladu z 48. členom ZOFVI sodi v pristojnost sveta šole. Ob tem IP opozarja na načelo omejitve namena, ki določa, da morajo biti osebni podatki zbrani za določene, izrecne in zakonite namene, ter na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti.

 

S spoštovanjem.

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

pooblaščenka