Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 23.04.2020
Naslov: Podatki za imenovanje v raziskovalni naziv
Številka: 07121-1/2020/701
Vsebina: Pravne podlage, Statistika in raziskovanje , Zavarovanje osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali so podatki glede imenovanja v raziskovalni naziv s sklepom direktorja in neveljavnost raziskovalnega naziva osebni podatki ter kot taki nedostopni Znanstvenemu svetu javnega zavoda, ki sicer odloča o imenovanju v raziskovalne nazive. Opisujete primer, ko je Znanstveni svet zaradi pomanjkanja dostopa do osebnih podatkov določenega raziskovalca nepravilno imenoval v naziv. Sprašujete, kako naj v takšnih primerih ravnate v prihodnje. 

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov posameznim subjektom svetovati, kako organizirati določene poslovne procese in v tem okviru obdelovati osebne podatke. Prav tako IP v okviru mnenja ne more vnaprej presojati, ali gre v konkretnem primeru za varovane osebne podatke. Zato IP na vaše vprašanje v okviru tega mnenja ne more dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila.

 

Skladno s členom 4(1) Splošne uredbe predstavljajo osebni podatki katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Upravljavec pa skladno s členom 4(7) Splošne uredbe pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave; kadar namene in sredstva obdelave določa pravo Unije ali pravo države članice, se lahko upravljavec ali posebna merila za njegovo imenovanje določijo s pravom Unije ali pravom države članice.

 

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe in so za javni sektor, kamor spadajo javni zavodi, naslednje:

- zakon (točka (c)),

- privolitev, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog (točka (a)),

- sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

- izvajanje javne naloge (točka (e)).

 

Navajate, da Znanstveni svet vašega javnega zavoda kot kolektivni organ oziroma strokovno telo odloča o podeljevanju raziskovalnih nazivov skladno s Pravilnikom o raziskovalnih nazivih (Uradni list RS, št. 126/08, 41/09, 55/11, 80/12, 4/13 – popr., 5/17, 31/17 in 7/19) in internim pravilnikom. Ob tem izpostavljate, da so raziskovalci dolžni skrbeti za veljavnost svojega raziskovalnega naziva in pravočasno sprožiti postopek za imenovanje v raziskovalni naziv pri Znanstvenem svetu. Pravilnik o raziskovalnih nazivih omogoča, da v nekaterih primerih imenovanje v raziskovalni naziv izvede direktor s sklepom o imenovanju, ki traja največ eno leto (glej šesti odstavek 18. člena). Opozarjate pa, da so podatki o imenovanjih s sklepom direktorja in neveljavnosti raziskovalnih nazivov v primeru, da raziskovalci niso sprožili postopka za imenovanje v raziskovalni naziv, osebni in zato članom Znanstvenega sveta nedostopni.

 

V VI. poglavju Pravilnika o raziskovalnih nazivih je predpisan postopek izvolitve v raziskovalni naziv. 21. člen tega pravilnika določa, da v postopku za izvolitev pristojni organ (strokovno telo) najprej pregleda, ali kandidat izpolnjuje pogoje za izvolitev, nato obravnava vse kazalnike in merila znanstvene in strokovne uspešnosti kandidata in pri tem posebej upošteva pet najpomembnejših znanstvenih in pet najpomembnejših družbeno ekonomsko oziroma kulturno relevantnih dosežkov, ki jih je navedel kandidat, in upošteva celotno bibliografijo kandidata, zavedeno v sistemu SICRIS. Na podlagi ugotovljenih pogojev in ostalih kazalnikov in meril pristojni organ (strokovno telo) javne raziskovalne organizacije in raziskovalne organizacije predlaganega kandidata lahko izvoli v višji oziroma isti naziv ali pa predlog kandidata za izvolitev v predlagani raziskovalni naziv zavrne.

 

Iz navedenega izhaja, da bi bila lahko obdelava varovanih osebnih podatkov raziskovalcev s strani javnega zavoda kot upravljavca oziroma Znanstvenega sveta kot njegovega strokovnega organa lahko dopustna na podlagi člena 6(1)(e) Splošne uredbe, torej zaradi izvajanja izvolitve v raziskovalni naziv kot javne naloge.

 

Ob tem pa IP dodaja, da so raziskovalci, zaposleni v vašem javnem zavodu, javni uslužbenci. Imena in priimki ter drugi podatki, ki so v zvezi z delovnim razmerjem javnih uslužbencev, pa predstavljajo prosto dostopne informacije javnega značaja (1. alineja tretjega odstavka 6. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18, v nadaljevanju ZDIJZ). Prav tako prvi odstavek 38. člena Zakona o sistemu plač v javnem sektorju (Uradni list RS, št. 108/09 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami) določa, so plače v javnem sektorju javne, pri čemer so javnosti dostopni podatki o delovnem mestu, nazivu ali funkciji, o osnovnih plačah, o dodatkih ter delu plače za delovno uspešnost, razen dodatka za delovno dobo. Glede na to podatki o (veljavnem) raziskovalnem nazivu raziskovalca, zaposlenega v vašem javnem zavodu, verjetno sploh ne predstavljajo varovanih osebnih podatkov. Vendar pa je konkretna in dokončna presoja o tem dolžnost upravljavca. Pri tej presoji je bistveno upoštevati, ali gre v konkretnem primeru za podatke, ki so povezani s porabo javnih sredstev in z delovnim razmerjem javnega uslužbenca.

 

Skladno z drugim odstavkom še veljavnega 25. člena ZVOP-1 upravljavci osebnih podatkov v svojih aktih predpišejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Upoštevajoč obrazloženo IP načeloma ne vidi ovir, da so Znanstvenemu svetu javnega zavoda dostopni osebni podatki, ki jih potrebuje za odločanje o izvolitvi raziskovalcev v raziskovalne nazive, oziroma sicer javni podatki raziskovalcev kot javnih uslužbencev. Dokončno presojo, natančno katere osebne podatke in na kakšni pravni podlagi lahko člani Znanstvenega sveta obdelujejo v okviru opravljanja svojih nalog, pa bo moral na podlagi pojasnjenih izhodišč opraviti upravljavec, ter to tudi urediti z internimi pravili zavoda. IP lahko takšno presojo namreč opravi le v okviru pritožbenega postopka po ZDIJZ ali inšpekcijskega postopka po predpisih o varstvu osebnih podatkov.

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                               

                                                                                                           informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov