Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 26.03.2020
Naslov: Obdelava OP s strani delodajalca
Številka: 07121-1/2020/422
Vsebina: Delovna razmerja, Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk, Sodni postopki
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnjujete, da ste za potrebe pridobitve dostopa do tajnih podatkov delodajalcu podali tudi podatke o lastništvu nepremičnin. Ob tem ste izpolnili obrazec Soglasje za varnostno preverjanje, ki med drugim opredeljuje: »da sem seznanjen/-a, da s svojim podpisom pod to izjavo dajem soglasje, da pristojni organ preveri resničnost navedb v izpolnjenem vprašalniku in moje osebne podatke uporabi izključno za varnostno preverjanje«.

 

Navajate, da je pri istem delodajalcu zaposlena tudi vaša žena. V zvezi s prošnjo po odkupu službenega stanovanja je od nje zahteval pojasnilo glede tega, da ste v najemni pogodbi navedeni tudi vi, ki pa ste po pridobljenih podatkih lastnik dveh nepremičnin. Opozarjate, da organizacijski enoti, ki je zahtevala podatke od vaše žene, niste nikoli podali podatkov o svojem premoženjskem stanju, temveč jim je te podatke lahko posredovala le organizacijska enota, ki je podatke od vas pridobila za potrebe pridobitve dostopa do tajnih podatkov. Menite, da se podatki torej niso uporabili izključno za varnostno preverjanje. Izpostavljate, da je delodajalec nato sprožil postopek odpovedi najemne pogodbe za službeno stanovanje. Zanima vas, ali je delodajalec nezakonito obdeloval vaše osebne podatke oziroma ali takšne podatke lahko uporabi na sodišču.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

Uvodoma pojasnjujemo, da lahko IP posamezne primere obdelave osebnih podatkov konkretno presoja le v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka. V okviru mnenja pa lahko poda zgolj splošna pojasnila, ne more pa dokončno presojati ustreznosti oziroma zakonitosti konkretnega ravnanja določenega upravljavca.

 

Za vsako obdelavo osebnih podatkov, torej med drugim za njihovo pridobivanje, zbiranje, uporabo in hrambo, mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki predpisuje, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Točka (f) se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

 

Glede na to, da gre v primeru, ki ga opisujete, za obdelavo osebnih podatkov v okviru delovnega razmerja, predstavlja splošno pravno podlago praviloma zakon v smislu člena 6(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov, in sicer delodajalec osebne podatke obdeluje primarno na podlagi določb Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1). Skladno s prvim odstavkom 48. člena ZDR-1 se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebna privolitev delavca v smislu člena 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov je praviloma dopustna le izjemoma pod pogojem, da zavrnitev privolitve nima posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj.

 

Iz vašega zaprosila izhaja, da je delodajalec podatke o lastništvu nepremičnin pridobil tekom postopka varnostnega preverjanja, ki ga ureja Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 50/06 – uradno prečiščeno besedilo, 9/10, 60/11 in 8/20; v nadaljevanju ZTP). Vsaka oseba, ki se mora pri delu seznaniti s tajnimi podatki, mora biti pred dostopom do tajnih podatkov ustrezno varnostno preverjena. Varnostno preverjanje je skladno z 10. točko 2. člena ZTP poizvedba, ki jo v postopku pridobivanja dovoljenja za dostop do tajnih podatkov ali varnostnega dovoljenja organizacije ter v postopku vmesnega varnostnega preverjanja opravi pristojni organ in katere namen je zbrati podatke o morebitnih varnostnih zadržkih. Obseg vprašalnikov je določen v 25. členu ZTP in v okviru posebnega vprašalnika predvideva tudi navedbo podatkov o lastništvu nepremičnin. Varnostno preverjanje pa se izvede le na podlagi soglasja za začetek postopka varnostnega preverjanja. Preverjana oseba izrazi soglasje ali zavrnitev soglasja pisno na obrazcu VP-1, ki je priloga Uredbe o varnostnem preverjanju in izdaji dovoljenj za dostop do tajnih podatkov (Uradni list RS, št. 71/06 in 138/06). Iz tega obrazca med drugim izhaja, kot navajate v dopisu, se bodo osebni podatki obdelovali le za namene varnostnega preverjanja, vodenje evidenc po ZTP in izvrševanje drugih pristojnosti po ZTP.

 

IP ob tem opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov iz člena 5(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Kot pa je IP že obrazložil, izven postopka inšpekcijskega nadzora ne more dokončno presoditi, ali je delodajalec nezakonito obdelal vaše osebne podatke s tem, ko je vaše podatke o lastništvu nepremičnin posredoval drugi organizacijski enoti delodajalca in jih uporabil za preverjanje obstoja pogojev za odkup službenega najemnega stanovanja oziroma razlogov za odpoved najemne pogodbe. Če je to storil v okviru izvrševanja pristojnosti po ZTP oziroma na drugi zakoniti pravni podlagi, potem bi bila takšna obdelava načeloma lahko zakonita. Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, pa izključna obveznost upravljavca, v vašem primeru torej delodajalca. Na podlagi načela odgovornosti po členu 5(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov pa mora biti delodajalec skladnost z načeli varstva osebnih podatkov zmožen tudi dokazati.

 

Več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih si lahko preberete v smernicah IP, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.

 

Glede vašega vprašanja, ali lahko delodajalec nezakonito pridobljene podatke uporabi na sodišču, pa IP izpostavlja, da je za presojo dopustnosti dokazov v celoti pristojno sodišče, ki vodi konkreten sodni postopek. IP v skladu s členom 55(3) Splošne uredbe o varstvu podatkov namreč ni pristojen za presojo zakonitosti obdelav osebnih podatkov v okviru sodnih postopkov.

 

Ne glede na to pa IP dodaja, da v pravdnem postopku ni splošnega pravila glede izločitve dokazov, ki so bili pridobljeni na nedovoljen način. To pomeni, da nezakonito pridobljen dokaz ni po samem zakonu nedopusten, pač pa mora sodišče v vsakem konkretnem primeru s testom sorazmernosti ugotoviti, ali je uporaba takšnega dokaza zaradi obstoja posebej utemeljenih okoliščin morda dopustna (glej npr. odločbo Ustavnega sodišča Up-472/02 z dne 7. 10. 2004).

 

Svetujemo, da si več o pravicah posameznika glede varstva podatkov preberete na naši spletni strani www.tiodlocas.si.

 

Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/.

 

Prav tako pa so vsa ključna področja, kot jih ureja Splošna uredba o varstvu podatkov, predstavljena na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/, kjer lahko najdete veliko koristnih nasvetov glede bistvenih obveznosti podjetij in drugih organizacij za pravilno izvajanje ukrepov varstva osebnih podatkov.

 

 

Lep pozdrav,

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                                

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

To mnenje je nastalo v okviru projekta »Programa pravice, enakost in državljanstvo 2014-2020«, ki ga financira Evropska unija.

Vsebina tega mnenja predstavlja neobvezno mnenje Informacijskega pooblaščenca in je izključno njegova odgovornost. Evropska komisija ne sprejema odgovornosti glede uporabe informacij, ki jih mnenje zajema.