Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 17.03.2020
Naslov: Posredovanje OP zaposlenih
Številka: 07121-1/2020/361
Vsebina: Delovna razmerja, Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede uporabe oziroma posredovanja osebnih podatkov zaposlenih.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

 

IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov v 6. členu določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  • obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  • obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  • obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  • obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  • obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja alinea ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

 

Čeprav ZVOP-1 razlikuje med javnim in zasebnim sektorjem, je področje delovnega prava specialno urejeno za oba sektorja v posebnih zakonih, predvsem v Zakonu o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19) in Zakonu o  evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06). Zaradi izrazite neenakosti moči strank v delovnopravnih razmerjih oziroma zaradi varstva delavca, ki je v razmerju do delodajalca zagotovo šibkejša stranka, je zakonodajalec to področje uredil strožje, zaradi česar na tem področju praviloma niti v zasebnem sektorju ne dopušča avtonomije strank v smislu, da bi delodajalec lahko brez podlage v zakonu od delavca zahteval katerekoli osebne podatke ali jih obdeloval na drugi pravni podlagi (npr. privolitev, pogodba, …). Delavec lahko namreč tudi na delovnem mestu utemeljeno pričakuje določeno stopnjo zasebnosti.

 

Glede obdelave osebnih podatkov delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi. ZDR-1 v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska ali druga pravna podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

 

Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca.

 

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov delavcev, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev posamičnega zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru oddaje vloge za dostop do portala). IP je sicer že večkrat poudaril, da zbiranje dveh enoličnih identifikatorjev (EMŠO in davčne številke – podobno bi lahko veljalo npr. za številko ZZZS in davčno številko) načeloma ni potrebno in ni v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov.

 

Pravilnik, ki ga navajate v vašem zaprosilu, po mnenju IP najverjetneje ne predstavlja pravne podlage za zbiranje in obdelavo omenjenih osebnih podatkov konkretnega zaposlenega – kontaktne osebe. Za njuno morebitno zbiranje in posredovanje bi torej morala obstajati druga ustrezna pravna podlaga.

 

IP sklepno povzema, da je za vsako obdelavo osebnih podatkov treba torej najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago in ob tem poudarja, da je odgovornost za zakonitost posredovanja osebnih podatkov vedno na upravljavcu (v konkretnem primeru torej na podjetju kot delodajalcu). Zato IP svetuje, da se od upravljavca portala pred morebitnim posredovanjem osebnih podatkov zaposlenih v podjetju pridobi temeljite informacije o pravni podlagi za pridobitev konkretnih osebnih podatkov (davčna številka in številka ZZZS kontaktnih oseb).

 

IP sklepno ponavlja, da v okviru mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov. To je namreč naloga upravljavca. IP pa lahko o tem dokončno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali upravnega postopka.

 

 

S spoštovanjem.

 

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka