Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 21.12.2018
Naslov: Vpogled delodajalca v datoteke in elektronsko pošto zaposlenega
Številka: 0712-3/2018/2637
Vsebina: Delovna razmerja
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da vam je delodajalec izredno odpovedal pogodbo o zaposlitvi zaradi krivdnih razlogov. Navedeni razlogi za odpoved pogodbe o delovnem razmerju so do neke mere sicer opravičeni, menite, vendar le, če bi bili pridobljeni zakonito in brez vdora v vašo zasebnost.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z zgoraj navedenimi vprašanji.

 

 

IP uvodoma pojasnjuje, da ni pristojen preverjati, ali vam je vaš delodajalec pravilno in zakonito odpovedal pogodbo o zaposlitvi ter katere oziroma kakšne dokaze je uporabil v konkretnem postopku izredne odpovedi.

 

Takšno stališče je zavzelo tudi Ustavno sodišče, ki je v sklepu št. U-I-92/12-13 z dne 10. 10. 2013, zapisalo, da IP svojega inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb ZVOP-1 ne more izvajati tako, da vstopa v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za njih pristojni državni organi, in z nadzorovanjem vodenja teh postopkov ne sme preverjati, ali se v teh postopkih zakonito obdelujejo osebni podatki. Ko gre za pravni postopek v posamični zadevi, ki ga v skladu z zakonsko določenimi pristojnostmi vodi pristojni organ (v vašem primeru delodajalec), ko je mogoče preverjati pravilnost (zakonitost) vodenja postopka in izpodbijati končne odločitve samo v postopkih s pravnimi sredstvi, ki jih določa zakon, zakonodaja ne predvideva ločenih postopkov kontrole pravilnosti ravnanja in odločanja, ki bi tekli vzporedno z odločanjem pristojnega državnega organa ali celo z neposrednim poseganjem v njegovo vodenje postopka oziroma v opravljanje posameznih procesnih dejanj v postopku.

V nadaljevanju IP poudarja, da se v okviru izdaje neobvezujočih mnenj ne more opredeljevati do zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov, pač pa lahko posreduje le pravna izhodišča ter pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov, ki so za vaš konkretni primer naslednji:

Dostop delodajalca do elektronske pošte zaposlenega

 

Pri dostopu do delavčevega predala elektronske pošte je treba izhajati iz dejstva, da lahko delavec na službeni elektronski naslov prejme tudi povsem zasebno pošto. To dejstvo je dolžan spoštovati tudi delodajalec. Omogočanje dostopa, do elektronskega predala v času odsotnosti je tako sporno tako z vidika varovanja zasebnosti komunikacij (tako zaposlenega kot pošiljateljev) kot tudi varstva osebnih podatkov.

 

Pravica do tajnosti zasebnega komuniciranja prek elektronske pošte, je zagotovljena že v 37. členu Ustave RS, kar pomeni, da gre za zelo pomembno in ustavno varovano pravico.

 

V primeru odsotnosti, prav tako po mnenju IP, obstaja bistveno boljša in primernejša rešitev, in sicer npr., da se delavcu za čas njegove odsotnosti nastavi avtomatsko obvestilo o odsotnosti. Tako bo v času odsotnosti vsakdo, ki mu bo poslal elektronsko pošto dobil samodejni odgovor in obvestilo o odsotnosti, ter elektronski naslov, na katerega se lahko (če želi ali oceni, da je to potrebno) v tem času obrne. Na tak način lahko ključne službene zadeve še vedno prejemajo drugi in na način, ki ne posega v komunikacijsko zasebnost.

 

IP poudarja, da je problem odsotnosti zaposlenih in prejemanja pomembne elektronske pošte v okviru podjetja v času odsotnosti mogoče rešiti na različne načine, med katerimi je z vidika zasebnosti najslabši, lahko celo nezakonit ravno ta, da drugi zaposleni pogledujejo v elektronsko pošto odsotne osebe.

 

Pri elektronski pošti ZVOP-1 varuje le prometne podatke, medtem ko je sama vsebina elektronske pošte varovana v okviru določb o kršitvi tajnosti občil iz 139. člena Kazenskega zakonika oziroma določb o zahtevi za prenehanje kršitve osebnostnih pravic iz 134. člena Obligacijskega zakonika (sodno varstvo).

 

Dostop delodajalca do datotek zaposlenega na računalniku

 

Enako velja za dostop do računalnika zaposlenega in dostop do datotek na računalniku. Dostop do datotek pomembnih za delovni proces se lahko omogoči npr. s shranjevanjem na skupni omrežni disk, kjer bodo dokumenti vedno na voljo brez poseganja v zasebnost zaposlenega. Dostop do računalnika je, kot že navedeno zgoraj glede e-pošte, tudi v tem primeru najslabša, lahko celo nezakonita rešitev, kar se tiče varovanja zasebnosti zaposlenih.

 

Obisk spletnih strani zaposlenega

 

Podatki o obisku spletnih strani so osebni podatki delavca, saj ob zasebni uporabi svetovnega spleta na službeni opremi (lahko) izkazuje svoje interese, počutja ali druga osebna stanja (npr. oddaja zahtevka za odobritev večjega kredita preko spletne strani banke kaže na premoženjsko stanje posameznika, nakup zdravila proti migreni na spletni strani proizvajalca zdravil kaže na zdravstveno stanje posameznika). Zato bi spremljanje teh podatkov v trenutni ureditvi, ki dopušča razumno uporabo službenih sredstev v zasebne namene, predstavljalo nedopusten poseg v zasebnost delavcev. Vpogled v te podatke bi bil, tako kot pri vseh službenih sredstvih, dopusten le v izjemnih primerih (npr. reševanje uporabniških težav - nedostopnost določene spletne strani, reševanje varnostnih incidentov - okužba računalnika zaradi obiska nevarne spletne strani) in pod ustavno in zakonsko skladnimi pogoji, določenimi v internem aktu delodajalca.

 

 

IP vam svetuje, da si več o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih preberete v smernicah, ki jih je IP objavil na svoji spletni strani: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf. Za vas bodo verjetno najbolj uporabna mnenja na straneh 24, 25 in 26.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Pripravila:

Petra Lešnik Kromar, univ. dipl. prav.,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka