Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 21.12.2018
Naslov: Posredovanje podatkov UE
Številka: 0712-3/2018/2633
Vsebina: Postopki na centrih za socialno delo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje, v katerem navajate, da upravna enota v okviru ugotovitvenega postopka v upravni zadevi prenehanja dovoljenja za stalno prebivanje zaproša CSD za posredovanje podatkov glede družinskega nasilja, izvrševanja roditeljske pravice in izvrševanja stikov z otroki. Zanima vas, ali lahko posredujete podatke o obravnavi osebe v okviru preprečevanja nasilja v družini na CSD, glede na to, da ta oseba ni dosegljiva za podajo morebitnega soglasja za posredovanje podatkov.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ustreznosti izpolnjevanja določb Splošne uredbe s strani upravljavcev ne more presojati.

 

Splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov opredeljuje Splošna uredba kot temeljni in sistemski predpis s področja varstva osebnih podatkov v členu 6 (1), v katerem je določeno, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

  1. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  4. obdelava je potrebna za zaščito posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  5. obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu,
  6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. 

 

Na podlagi odstavka 2 člena 6 Splošne uredbe pa lahko države članice ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) odstavka 1. Tako 9. člen ZVOP-1 opredeljuje pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju in na podlagi prvega odstavka se lahko osebni podatki v javnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, z zakonom pa se lahko določi, da se odločeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Na podlagi drugega odstavka lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. Ne glede na prvi odstavek tega člena pa se na podlagi četrtega odstavka lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

 

CSD lahko torej osebne podatke obdeluje, če to določa zakon, če je to potrebno za sklenitev ali izvajanje pogodbe, v primeru izvajanja nalog, ki niso vezane na izvajanje javnih pooblastil, pa lahko tudi na podlagi soglasja, lahko pa tudi, če je to nujno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja ali če je obdelava potrebna za zaščito posameznika.

V konkretnem primeru CSD podatkov upravni enoti torej ne more posredovati na podlagi soglasja posameznika, temveč lahko podatke posreduje le, če ima za to podlago v zakonu.

Iz vašega zaprosila izhaja, da upravna enota v konkretnem primeru ugotavlja obstoj razlogov za prenehanje dovoljenja za stalno prebivanje. Vodi torej upravni postopek in na podlagi 139. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP) lahko uradna oseba, ki vodi postopek, med postopkom ves čas ugotavlja dejansko stanje in izvaja dokaze o vseh dejstvih, pomembnih za izdajo odločbe, tudi o tistih, ki v postopku še niso bila navedena (prvi odstavek). Uradna oseba, ki vodi postopek, po uradni dolžnosti odredi izvedbo vsakega dokaza, če spozna, da je to potrebno za razjasnitev zadeve (drugi odstavek). Tretji odstavek določa še, da si uradna oseba, ki vodi postopek, preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila.

Procesna določba, ki daje organom pravico pridobivati podatke od upravljavcev zbirk osebnih podatkov, predstavlja 34.a člen ZUP, ki določa, da so upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno, najkasneje v roku 15 dni, posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve (slednjo v dokaz, da se upravni postopek resnično vodi, hkrati je na ta način omogočena tudi sledljivost in naknadno preverjanje zakonitosti zahteve).

IP ni znana pravna podlaga, na podlagi katere bi bila upravna enota v postopku prenehanja dovoljenja za stalno prebivanje v Sloveniji upravičena do podatkov, za katere vas zaproša. Iz določb Zakona o tujcih (ZTuj-2) namreč ne izhaja, da bi lahko dovoljenje za stalno prebivanje prenehalo zaradi neurejenih družinskih razmer, ki bi se dokazovale z dokazili, ki jih od vas zahteva upravna enota. Zato vam predlagamo, da upravno enoto pozovete, da vam pojasni (če tega še ni storila), na kakšni pravni podlagi želi pridobiti navedene osebne podatke. Pri tem IP opozarja, da sicer upravna enota kot pristojni organ, ki vodi zadevni upravni postopek, sama opredeli, kateri so potrebni (osebni) podatki, ki jih potrebuje za svojo odločitev, vas kot upravljavca osebnih podatkov pa pri posredovanju obvezujejo določbe splošne uredbe in ZVOP-1. Zaradi načela sorazmernosti oz. najmanjšega obsega podatkov iz člena 5 (1)(c) Splošne uredbe ste upravičeni presoditi tako ustreznost posameznih podatkov kot tudi primernost obsega posredovanih podatkov glede na konkretni namen. Zlasti pa bodite previdni, da posredujete upravni enoti zgolj podatke iz svojih zbirk, ne pa osebnih podatkov, pridobljenih od drugih upravljavcev osebnih podatkov.

 

IP je o odgovore na podobna vprašanja vključil v Smernice za centre za socialno delo, ki so dostopne na:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_CSD_julij2017.pdf

 

      

Lepo vas pozdravljamo,

                                                                                                

 

                                                                                                 Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                                 informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravila:

Sonja Božič Testen,

državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov