Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 10.12.2019
Naslov: Zbiranje OP za rodoslovje
Številka: 0712-1/2019/2753
Vsebina: Pravne podlage, Statistika in raziskovanje , Vpogled v OP umrlih
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 13. 11. 2019 v vašem imenu prejel posredovano elektronsko sporočilo, s katerim se na IP obračate z vprašanjem v zvezi z zbiranjem osebnih podatkov za rodoslovje. Navedli ste, da že 7 let zbirate gradivo za knjigo, kjer bodo poleg drugih podatkov iz arhivov, obdelani tudi podatki 210 rodbin. Rodbinske podatke ste dobil iz javno dostopnih knjig (matične knjige, knjige status animarum, urbarji od leta 1682 do 1761). Podobno knjigo ste izdali že tudi leta 2002, kjer ste se držali pravila, da morajo mlajši od 75 let pismeno dovoliti, da se lahko objavijo njihovi osebni podatki (ime in priimek in letnica rojstva), za pokojne pa morajo dediči dovoliti objavo datuma smrti do 10 let, za starejše pokojne (od 10 let) ni treba vprašati dedičev za pristanek. Ker se o novi zakonodaji o varstvu osebnih podatkov slišijo različne razlage, ste zaprosili za sestanek, da bi v gradivu za knjigo odpravili vse nejasnosti.

 

V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/2005 in 51/2007-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

V primeru posredovanja osebnih podatkov, ki so sestavni del arhivskega gradiva, je treba glede dostopnosti teh osebnih podatkov upoštevati določbe ZVDAGA. Ker IP ni pristojen za tolmačenje določb ZVDAGA, vam svoje mnenje podajamo izključno z vidika določb Splošne uredbe o varstvu podatkov in ZVOP-1.

 

Kadar se osebni podatki umrlih posameznikov uporabljajo v zgodovinske namene, lahko zadostno pravno podlago za njihovo uporabo predstavlja tretji odstavek 23. člena ZVOP-1.

 

Osebni podatki še živečih posameznikov

 

Splošna uredba o varstvu podatkov, ki se je začela uporabljati 25. 5. 2018, določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo, če za obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, obstaja ustrezna pravna podlaga. Določbe o dopustnih pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov so vsebovane v členu 6:

»Obdelava je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«

 

Kadar se kot temeljna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov po Splošni uredbi o varstvu podatkov šteje točka (a) - posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov – bodite pozorni, da Splošna uredba o varstvu podatkov predpisuje strožje pogoje za privolitev, kot je to veljalo po ZVOP-1. Po Splošni uredbi o varstvu podatkov mora biti privolitev razčlenjena po namenih, podana v jasnem in preprostem jeziku (člen 7 in člen 8 ter točka 32 in točka 171 uvodnih določb), posameznik pa mora biti pred podajo privolitve tudi ustrezno informiran (člen 13 in člen 14) v zvezi z obdelavo njegovih osebnih podatkov (naziv zbiranja, naziv upravljavca, pooblaščene osebe, čas hrambe, itd.). IP še dodaja, da sta izbira pravilne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov in obseg njihovega zbiranja odvisna zlasti od konkretnih okoliščin primera, pri čemer pa tega ne moremo ugotavljati v načelnem mnenju.

 

Osebni podatki umrlih posameznikov

 

Splošna uredba o varstvu podatkov v uvodni izjavi 27 določa, da se ta ne uporablja za osebne podatke umrlih oseb. Države članice lahko določijo pravila za obdelavo osebnih podatkov umrlih oseb.

 

Navedena tematika je urejena v 23. členu ZVOP- 1, ki določa, da lahko upravljavec podatke o umrlem posamezniku posreduje samo tistim uporabnikom osebnih podatkov, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom. Ne glede na prejšnji odstavek upravljavec osebnih podatkov podatke o umrlem posamezniku posreduje osebi, ki je po zakonu, ki ureja dedovanje, njegov zakoniti dedič prvega ali drugega dednega reda, če za uporabo osebnih podatkov izkaže pravni interes, umrli posameznik pa ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov. Če zakon ne določa drugače, lahko upravljavec osebnih podatkov podatke iz prejšnjega odstavka posreduje tudi katerikoli drugi osebi, ki namerava te podatke uporabljati za zgodovinsko, statistično ali znanstveno-raziskovalne namene, če umrli posameznik ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov (tretji odstavek). Če umrli posameznik ni podal prepovedi iz prejšnjega odstavka, lahko osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda, pisno prepovejo posredovanje njegovih podatkov, če zakon ne določa drugače (četrti odstavek).

 

Torej, pri izdaji knjige, v kateri se osebni podatki umrlih posameznikov uporabljajo v zgodovinske namene (kot npr. raziskovanje človeškega vedenja skozi čas, preučevanje človeške družbe skozi prostor in čas ipd.), lahko pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov predstavlja tretji odstavek 23. člena ZVOP-1.

 

Osebni podatki (živečih ali umrlih) posameznikov, ki so sestavni del arhivskega gradiva

 

Glede obdelave osebnih podatkov, ki so sestavni del arhivskega gradiva, je treba upoštevati določbe specialnih zakonov, v konkretnem primeru določbe Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva in arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14, v nadaljnjem besedilu ZVDAGA).

 

Zakon določa, da je javno arhivsko gradivo na podlagi pisne zahteve ali prek objave na svetovnem spletu dostopno vsakomur (prvi odstavek 63. člena ZVDAGA). Podrobnejše pogoje uporabe arhivskega gradiva v slovenskih arhivih določajo 106. – 123. člen Uredbe o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006). ZVDAGA in Uredba o varstvu arhivskega in dokumentarnega gradiva (Uradni list RS, št. 86/06) urejata varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva tako v javnem kot zasebnem sektorju.

 

V 65. členu ZVDAGA so določeni pogoji za dostop do arhivskega gradiva s strani splošne javnosti, pri čemer je v drugem odstavku 65. člena ZVDAGA določena izjema glede dostopnosti do tistega arhivskega gradiva, ki vsebuje taksativno naštete vrste osebnih podatkov, in sicer podatki, ki se nanašajo na:

  • zdravstveno stanje,
  • spolno življenje,
  • žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke,
  • storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu,
  • versko prepričanje in
  • etnično pripadnost.

Arhivsko gradivo, ki vsebuje navedene vrste osebnih podatkov, postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno. Po četrtem odstavku 65. člena ZVDAGA se pri dostopu do javnega arhivskega gradiva, za katerega velja omejitev dostopa, kot nedostopni oddvojijo le posamezni dokumenti, ki vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, in ne širše enote gradiva. Kadar posamezni dokumenti vsebujejo podatke, ki jih varujejo roki nedostopnosti, poleg njih pa tudi podatke, do katerih bi bilo mogoče dostopati, se za dostop pripravi anonimizirana kopija dokumenta, na kateri so podatki, ki jih varujejo roki nedostopnosti prekriti tako, da neposreden ali posreden vpogled ni omogočen.

 

Glede na določbo šestega odstavka 65. člena ZVDAGA, ki določa, da se do izročitve javnega arhivskega gradiva pristojnemu arhivu glede dostopa in uporabe arhivskega gradiva, ne glede na čas nastanka gradiva, uporabljajo predpisi, ki urejajo dostop do informacij javnega značaja, varstvo tajnih podatkov, varstvo osebnih podatkov, poslovnih in davčnih skrivnosti in drugi predpisi, razen za arhivsko gradivo javnopravnih oseb, ki v skladu z 62. členom tega zakona same zagotavljajo lastno varstvo arhivskega gradiva, bi lahko tudi v tem primeru kot zadostno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov šteli tretji odstavek 23. člena ZVOP-1.

 

V upanju, da smo rešili dileme, vas lepo pozdravljamo.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP