Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 30.12.2019
Naslov: Hramba pogodb o zaposlitvi po prenehanju delovnega razmerja
Številka: 0712-1/2019/2954
Vsebina: Delovna razmerja, Pravne podlage, Rok hrambe OP, Zavarovanje osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski prejel vaš dopis, v katerem vas zanima, koliko časa je delodajalec dolžan hraniti pogodbe o zaposlitvi po prenehanju delovnega razmerja, in sicer v fizični in v digitalni obliki (nepodpisane).

 

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP vas v zvezi z vašim vprašanjem napotuje na smernice o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih (glej str. 32, 33 »Rok hrambe osebnih podatkov«):

 

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (sem sodi tudi hramba osebnih podatkov) je v skladu s členom 6(1) Splošne uredbe treba zagotoviti ustrezno pravno podlago. Obdelava je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok. Točka (f) prvega pododstavka se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

 

Evidenca o zaposlenih delavcih se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi (prvi odstavek 14. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju: ZEPDSV). Katere podatke vse vsebuje navedena evidenca podrobneje določba 13. člen ZEPDSV, med drugim vsebuje tudi podatke o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi. Po tretjem odstavku 14. člena ZEPDSV se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Navedeno pomeni, da delodajalec tudi po prenehanju delovnega razmerja nujno razpolaga z določenimi zbirkami osebnih podatkov o bivših delavcih, in sicer z zbirkami osebnih podatkov, ki vsebujejo dokumente in izvirne listine iz 14., 17. in 19. člena ZEPDSV (listine trajne vrednosti). Obdelava osebnih podatkov v konkretnem primeru temelji na točki c člena 6(1) Splošne uredbe - obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti.

 

Listine, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih delodajalec obdeluje na kakšni drugi pravni podlagi (npr. zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja v skladu z 48. členom Zakona o delovnih razmerjih), pa lahko delodajalec hrani toliko časa, dokler obstaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki se na takih listinah nahajajo.

 

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                              

Neja Domnik, mag. prav.,

asistentka svetovalca pri IP