Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 30.12.2019
Naslov: Snemanje sej sveta zavoda in ravnanje z gradivom
Številka: 0712-1/2019/2918
Vsebina: Pravne podlage, Snemanje sej in javnih dogodkov, Zavarovanje osebnih podatkov
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem sprašujete:

  1. Ali se sploh sme snemati sejo sveta zavoda, če tega poslovnik o delu sveta zavoda ne določa?
  2. Ali je treba, če želite snemati potek seje, to vnesti v poslovnik, kakor tudi namen snemanja in roke hranjenja? Ali to določajo kakšni drugi pravni predpisi?
  3. Ali za ta konkretni primer velja sklep ene od prejšnjih sej, da se seje snemajo in da se tonski zapis uniči po zapisu zapisnika?
  4. Ali je bil iz zahtevka za izročitev tonskega zapisa viden pravni interes osebe/oseb, ki so zahtevale posnetek seje?
  5. Ali se mora izročiti zapisnik seje, še preden je bil potrjen?
  6. V primeru, da se mora izročiti nepotrjeni zapisnik pred tem, ko je priloga gradiva za naslednjo sejo, kdo je do tega upravičen? Vsi zaposleni v zavodu ali samo člani Sveta zavoda?
  7. Ali se ob izročitvi nepotrjenega zapisnika o tem napiše uradni zaznamek?
  8. Katere roke za odgovore mora predsednik sveta zavoda upoštevati za odgovore na uradne vloge?

 

Uvodoma poudarjamo, da Informacijski pooblaščenec ne more namesto upravljavcev (v konkretnem primeru javnega vzgojno-izobraževalnega zavoda) sprejemati odločitev, o ustreznosti in dopustnosti konkretnih obdelav osebnih, v vašem primeru snemanja seje sveta zavoda in ravnanja s posnetki ter drugim gradivom v zvezi z delovanjem sveta zavoda. O tem lahko IP presoja zgolj v delu, ki se nanaša na vprašanja varstva podatkov (torej ne o drugih vidikih delovanja zavoda) in to le v okviru inšpekcijskega postopka, pri čemer je pomemben tako namen snemanja, kot tudi kdo snema.

 

Zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov oz. Uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo nekaj splošnih pojasnil v zvezi z vašimi vprašanji, končna presoja pa je naloga in odgovornost zavoda.

 

V zvezi s snemanjem sej zavodov in drugih subjektov javnega sektorja je IP v preteklosti že pripravil več mnenj, ki smiselno enako veljajo tudi ob upoštevanju nove evropske ureditve varstva osebnih podatkov. Iz teh izhaja, da mora biti snemanje sej primarno urejeno v aktih organov (torej v vašem primeru v aktih zavoda). Možni pravni podlagi sta bodisi osebna privolitev posameznika iz točke a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (drugi odstavek 9. člena ZVOP-1, pri čemer mora soglasje zadostiti zahtevam po Splošni uredbi) bodisi t.i. pravna podlaga zakonitih interesov po četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1 (Splošna uredba v drugem odstavku, določa, da države članice lahko ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo pravil te uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točkama (c) in (e) prvega odstavka 6. člena Splošne Uredbe), ki določa, da se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. O slednjem je treba presojati za vsako snemanje posebej.

 

V primeru snemanja sej sveta zavoda morajo biti posamezniki predhodno seznanjeni, kdo bo upravljavec in kdo uporabnik teh posnetkov, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali (npr. za namen izdelave zapisnika) in koliko časa se bodo shranjevali. Če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitev dostopne tistim, ki se sej udeležujejo (če gre za javne seje javnosti), bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja poslovnik, podana z udeležbo na seji. Pri obdelavi osebnih podatkov je vedno treba upoštevati tudi načelo sorazmernosti oz. načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki med drugim zahteva, da so osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in tudi po obsegu omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (najmanjši obseg podatkov), kar pomeni, da je treba dobro utemeljiti namen snemanja in tudi trajanje hrambe. Temu ustrezno morate tudi presoditi, kdo ima dostop do posnetkov glede na delovne naloge oz. organizacijo delovanja zavoda oz. v primeru članov sveta glede na pristojnosti sveta zavoda. Zavod kot upravljavec torej določa, kdo so osebe, ki dostopajo do posnetkov glede na namen hrambe, kot tudi o načinih, ustreznem zagotavljanju zavarovanja in podobno, saj gre v tem primeru za obdelavo znotraj upravljavca.

 

IP ni pristojen presojati ustreznosti siceršnjega delovanja sveta zavoda, niti ni pristojen presojati o rokih in načinu posredovanja gradiva članom sveta zavoda.

 

Lepo vas pozdravljamo,

 

 

Pripravila:

Alenka Jerše, univ. dipl. prav.

namestnica informacijske pooblaščenke

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka