Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 18.12.2019
Naslov: Hramba dokumentacije nekdanjih zaposlenih
Številka: 0712-1/2019/2436
Vsebina: Delovna razmerja, Rok hrambe OP
Pravni akt: Mnenje

Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje. Zanima vas ali mora delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja z zaposlenim, trajno hraniti podporno dokumentacijo za sklenitev delovnega razmerja, kot so dokazila o izobrazbi, o dodatnih znanjih, delavčev življenjepis in podobno, ali lahko to dokumentacijo zavrže?

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

 

Ko delavcu preneha delovno razmerje, mora delodajalec njegove podatke, razen tistih, katerih trajno vodenje zahteva zakon ali za katere obstaja druga pravna podlaga, zbrisati iz evidenc, ki jih vodi.

 

Delodajalec mora trajno hraniti dokumente s podatki delavca in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih (13. člen ZEPDSV).

 

Dokumente, ki se na podlagi zakona hranijo trajno, mora delodajalec voditi ločeno od zbirke podatkov aktualnih zaposlenih (npr. v posebni arhivski zbirki nekdanjih zaposlenih delavcev).

 

Obrazložitev

 

Za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za hrambo (ne glede na to, ali gre za original ali za kopijo dokumenta) je treba imeti zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe in so za zasebni sektor naslednje:

-      privolitev (točka (a)),

-      sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

-      zakon oziroma izvajanje javnih nalog (točka (c) oziroma (e)),

-      zakoniti interesi, ki prevladajo nad interesi posameznika (točka (f)).

 

Člen 88 (1) Splošne uredbe določa, da lahko države članice v zakonu ali kolektivnih pogodbah določijo podrobnejša pravila za zagotovitev varstva pravic in svoboščin v zvezi z obdelavo osebnih podatkov zaposlenih v okviru zaposlitve, zlasti za namene zaposlovanja, izvajanja pogodbe o zaposlitvi, vključno z izpolnjevanjem obveznosti, določenih z zakonom ali kolektivnimi pogodbami, upravljanja, načrtovanja in organizacije dela, enakosti in raznolikosti na delovnem mestu, zdravja in varnosti pri delu, varstva lastnine zaposlenih ali potrošnikov in za namene individualnega ali kolektivnega izvajanja in uživanja pravic in ugodnosti, povezanih z zaposlitvijo, ter za namene prekinitve delovnega razmerja.

 

Iz zgoraj navedenega izhaja, da je hramba osebnih podatkov zaposlenega z vidika varstva osebnih podatkov dopustna, kadar tako zahteva področna zakonodaja oziroma če za to obstaja ustrezna druga pravna podlaga.

 

Po tretjem odstavku 14. člena Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06), se izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o delavcu pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, arhivsko gradivo prevzame Arhiv Republike Slovenije. Glede na navedeno je torej delodajalec dolžan trajno hraniti tudi izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, za nekdanjega zaposlenega. Ker v omenjenih določbah ZEPDSV nalaga obveznost delodajalcu, da hrani izvirne listine trajno, je podana pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov skladno s členom 6(1)(c) Splošne uredbe.

 

Listine, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih delodajalec obdeluje na kakšni drugi pravni podlagi (npr. zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja), pa lahko delodajalec hrani toliko časa, dokler obstaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki se na takih listinah nahajajo.

 

Ker so evidence in hramba kadrovskih podatkov urejena s področno zakonodajo, ki ostaja v veljavi tudi še po uveljavitvi Splošne uredbe, so še vedno relevantna tudi starejša mnenja, ki jih je IP objavil v zvezi z vprašanji podobnimi vašemu. O pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih in pogojih hrambe kadrovskih podatkov si lahko preberete v že izdanih mnenjih IP, npr. mnenje št. 0712-1/2017/1397, z dne 10. 07. 2017, mnenje, št. 0712-430/2007/2 z dne 17. 5. 2007; mnenje, št. 0712-198/2009 z dne 28. 4. 2009. Omenjena mnenja so dosegljiva na spletni strani IP prek iskalnika po mnenjih, ki so bila izdana PRED uporabo Splošne uredbe.

 

Lep pozdrav,

 

Informacijski pooblaščenec

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravil:                                                                                 

Anže Novak, univ. dipl. prav.                                       

Svetovalec Pooblaščenca za preventivo