Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 08.11.2019
Naslov: Razpored dela v javnem zavodu
Številka: 0712-1/2019/2548
Vsebina: Delovna razmerja, Pravne podlage
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 27. 9. 2019 po elektronski pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z obdelavo osebnih podatkov pri razporedu dela. Navedli ste, da so v socialnem zavodu do nedavnega imeli razpored dela (urnik) na enem obrazcu za vse zaposlene na določenem oddelku. Razpored dela je bil v prostoru, do katerega so imeli dostop samo zaposleni. Sedaj pa vsak zaposleni dobi svoj razpored dela. Ker je s tem nastala težava pri organizaciji dela, vas zanima, ali je »skupinski razpored dela« sporen z vidika varstva osebnih podatkov.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Objava osebnih podatkov zaposlenega na mestu, dostopnem vsem zaposlenim na določenem oddelku, je dopustna, če delodajalec izkaže, da je posredovanje podatkov zaposlenega potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (prvi odstavek 48. člena ZDR-1).

 

Podatki, ki so povezani s porabo javnih sredstev ali z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, ne sodijo med varovane osebne podatke (tretji odstavek 6. člena ZDIJZ).

 

Izbira pravilne zakonske podlage za obdelavo osebnih podatkov je vedno na upravljavcu. IP se izven inšpekcijskih postopkov v to presojo ne more spuščati.

 

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov je treba zagotoviti eno izmed pravnih podlag, kakor to določa prvi odstavek člena 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov:

»Obdelava je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«

Točka (f) se ne uporablja za obdelavo osebnih podatkov s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

 

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov v obravnavanem primeru, upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, lahko predstavljajo Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006, v nadaljnjem besedilu ZEPDSV), Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F in 52/16, v nadaljnjem besedilu ZDR-1) ali Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18, v nadaljnjem besedilu ZDIJZ).

 

Medtem ko ZDR-1 v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, ZEPDSV izrecno določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. Ni dvoma, da so evidence razporeda dela osebni podatki zaposlenih. Vsak tak podatek, ki ga delodajalec obdeluje ali namerava obdelovati, pa mora biti relevanten in nujen z vidika uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Odgovornost za pravilno in zakonito obdelavo osebnih podatkov je vedno na upravljavcu. Če delodajalec ne uspe izkazati, da je posredovanje podatkov zaposlenega nujno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih ne sme posredovati (npr. objaviti na oglasni deski).

 

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov (kamor sodi tudi razkrivanje tretjim osebam), ki so povezani z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca, lahko predstavlja tudi Zakon o dostopu do informacij javnega značaja. ZDIJZ vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb (1. člen), kar pomeni, da lahko vsakdo dostopa do tistih informacij, ki ne pomenijo ene od taksativno naštetih izjem v 5.a členu in prvem odstavku 6. člena ZDIJZ. Po tretjem odstavku 6. člena ZDIJZ podatki, ki so povezani s porabo javnih sredstev ali z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, ne sodijo med varovane osebne podatke.

 

Ker lahko IP zakonitost obdelav osebnih podatkov presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka, upoštevajoč vse okoliščine posameznega primera, vam konkretnejšega odgovora ne moremo podati. IP poudarja, da je primarna odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov na upravljavcu samem, izbira pravilne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov in uporaba načela sorazmernosti pa je odvisna zlasti od konkretnih okoliščin primera.

 

V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP