Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 08.11.2019
Naslov: Kopiranje osebne izkaznice pokojnika
Številka: 0712-1/2019/2554
Vsebina: Vpogled v OP umrlih
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede kopiranja osebne izkaznice pokojnika.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov presojati posameznih primerov obdelave osebnih podatkov. Prav tako ne more vnaprej potrjevati posameznih rešitev z vidika skladnosti z zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.

 

IP pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov ne ureja obdelave osebnih podatkov umrlih. V 6. členu pa določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  • obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  • obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  • obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  • obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  • obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

 

ZVOP-1, ki v tem delu še velja, pa v  členu 23 določa, da upravljavec osebnih podatkov lahko podatke o umrlem posamezniku posreduje samo tistim uporabnikom osebnih podatkov, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom. Ne glede na to upravljavec osebnih podatkov podatke o umrlem posamezniku posreduje osebi, ki je po zakonu, ki ureja dedovanje, njegov zakoniti dedič prvega ali drugega dednega reda, če za uporabo osebnih podatkov izkaže pravni interes, umrli posameznik pa ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov. Če zakon ne določa drugače, lahko upravljavec osebnih podatkov te podatke umrlih posreduje tudi katerikoli drugi osebi, ki namerava te podatke uporabljati za zgodovinsko, statistično ali znanstveno-raziskovalne namene, če umrli posameznik ni pisno prepovedal posredovanja teh osebnih podatkov. Če umrli posameznik ni podal prepovedi iz prejšnjega stavka, lahko osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega ali drugega dednega reda, pisno prepovejo posredovanje njegovih podatkov, če zakon ne določa drugače.

 

Kopiranje osebne izkaznice podrobneje ureja Zakon o osebni izkaznici (ZOIzk-1; Uradni list RS, št. 35/11), ki v 4. členu določa, da smejo upravljavci zbirk osebnih podatkov osebne izkaznice kopirati samo v primerih, ki jih določa zakon. Ne zadostuje torej, da je kopiranje predpisano v podzakonskem ali celo internem aktu upravljavca (npr. pravilniku, ki ga navajate v vašem zaprosilu).

 

Izjemoma je kopiranje osebne izkaznice dopustno že na podlagi določb ZOIzk-1 brez izrecne podlage v drugem področnem zakonu. Tako lahko osebno izkaznico poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana. Pojma finančna družba in finančna storitev po tem zakonu imata enak pomen kot v zakonu, ki ureja bančništvo. Osebno izkaznico je za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice. V primerih iz vašega zaprosila o pisni privolitvi imetnika glede na naravo konkretnih situacij ni mogoče govoriti.

 

IP posebej izpostavlja določbo četrtega odstavka 4. člena ZOIzk-1, ki določa, da je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje.

 

Iz povzetih zakonskih določb izhajajo stroge omejitve uporabe osebne izkaznice. Prvenstveno je za namen ugotavljanja istovetnosti predviden le vpogled (oziroma po potrebi tudi prepis), kopiranje pa le ob strožjih pogojih, pri čemer je izrecno prepovedano nadaljnje kopiranje kopije osebne izkaznice in tudi hramba njene kopije v elektronski obliki. Ob kopiranju osebne izkaznice je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija osebne izkaznice ne bo uporabljala za druge namene. Upoštevati je namreč treba, da osebna izkaznica oziroma njena kopija vsebuje posnetek obraza posameznika, ki ima že biometrične značilnosti. Zaradi nevarnosti zlorab in kraj identitete pa je treba pri vsaki odločitvi o morebitnem zbiranju biometričnih podatkov ravnati izjemno previdno, kar je tudi eden od razlogov, da je zakonodajalec v omenjenih specialnih zakonih že sam predpisal stroge ukrepe v zvezi z zbiranjem oziroma kopiranjem osebnih dokumentov in omejil njihovo obdelavo na najmanjšo, torej nujno potrebno mero.

 

Kljub zgoraj navedenemu pa IP meni, da bi lahko v določenih primerih zadostno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v navedenem primeru predstavljala točka (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da je obdelava zakonita, če je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo  interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Upravljavec zbirk osebnih podatkov je torej tisti, ki mora izkazati, da fotokopijo osebnega dokumenta potrebuje zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja, pri čemer ti interesi prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. IP tako meni, da je upravljavec zbirk osebnih podatkov upravičen do kopije osebne izkaznice le, če izkaže, da svojih zakonitih interesov ne more uresničevati, ne da bi razpolagal s kopijo osebnega dokumenta pokojnika. IP na podlagi informacij iz vašega zaprosila ne more presoditi, ali so navedeni pogoji v konkretnem primeru dejansko izpolnjeni. Izven konkretnih inšpekcijskih postopkov IP tudi ne more presojati posameznih primerov obdelave osebnih podatkov.

 

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave. V konkretnem primeru bi bilo treba, v primeru obstoja pravne podlage, torej izkazati, zakaj je za dosego želenega namena (ugotovitve istovetnosti pokojnika) treba fotokopirati osebno izkaznico oziroma zakaj istega namena ni mogoče doseči z vpogledom v osebno izkaznico ali prepisom podatkov z nje.

Sklepno IP izpostavlja tudi določbo (e) točke prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se obdelujejo; daljše obdobje se lahko hranijo le,  če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene. V primeru, da upravljavec osebnih podatkov torej izkaže, da svojih zakonitih interesov ne more uresničevati, ne da bi razpolagal s kopijo osebnega dokumenta pokojnika, lahko kopijo osebnega dokumenta hrani le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega se je pridobila.

 

 

S spoštovanjem.

 

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka