Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 17.10.2019
Naslov: Pravica do uporabe e-naslova ustanove po zapustitvi oziroma odhodu v pokoj
Številka: 0712-1/2019/2372
Vsebina: Elektronska pošta, Informiranje posameznika
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje in sicer nas sprašujete, kako je s pravico do uporabe e-naslova ustanove po zapustitvi oziroma odhodu v pokoj. Kot ste pojasnili gre za primer univerzitetnega profesorja, ki smo mu na univerzi po odhodu v pokoj deaktivirali službeni naslov elektronske pošte. Navedeno pa naj bi gospoda ovira pri dostopu do različnih virov pri raziskovalnih institucijah v svetu.

 

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je ravnanje univerze v tem primeru skladno z zakonodajo o varstvu osebnih podatkov in prakso, saj po prekinitvi delovnega razmerja s strani delodajalca praviloma ni več utemeljene potrebe in pravne podlage po vzdrževanju aktivnega predala elektronske pošte nekdanjega zaposlenega in s tem obdelave njegovih oz. njenih osebnih podatkov. Takšna je tudi ustaljena praksa v podjetjih in inštitucijah. Delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja oziroma odhodu v pokoj nekdanjemu zaposlenemu ni dolžan nuditi predala elektronske pošte, obenem pa ima podlago za obdelavo teh osebnih podatkov, saj ne gre za osebne podatke, ki bi jih moral hraniti oziroma obdelovati tudi po prekinitvi delovnega razmerja oziroma po odhodu v pokoj.  

 

Navedeno pa ne pomeni, da ni možen poseben dogovor med profesorjem in univerzo – če bi univerza na zaprosilo profesorja ocenila, da mu je utemeljeno še naprej zagotavljati predal elektronske pošte, potem ni sporno, če mu tudi vnaprej, na podlagi njegovega zaprosila in s tem privolitve v obdelavo osebnih podatkov,  omogoča uporabo predala elektronske pošte v domeni univerze. V tem primeru priporočamo, da univerza profesorja ustrezno obvesti o obdelavi osebnih podatkov pri uporabi e-pošte in pridobi njegovo privolitev (npr. s pomočjo obrazca: »Vzorec obvestila posameznikom glede obdelave osebnih podatkov (člen 13 Splošne uredbe)«, ki je dostopen na:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/vzorci/VZOREC_OBVESTILA_POSAMEZNIKOM_GLEDE_OBDELAVE_OSEBNIH_PODATKOV.docx

 

 

S spoštovanjem,

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka

 

 

Pripravil:                                                                                                                              

mag. Andrej Tomšič,
namestnik informacijske pooblaščenke