Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 15.10.2019
Naslov: Obdelava OP staršev in otrok
Številka: 0712-1/2019/2331
Vsebina: Pravne podlage, Privolitev, Vrtec
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave osebnih podatkov otrok in staršev z namenom vzpostavitve vodenja e-dnevnikov in sporočanja odsotnosti.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

IP pojasnjuje, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

 

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati pravna podlaga. Področni zakon, ki ureja predšolsko vzgojo, ki jo izvajajo javni in zasebni vrtci, predstavlja Zakon o vrtcih (ZVrt; Uradni list RS, št. 100/05, 25/08, 98/09 – ZIUZGK, 36/10, 62/10 – ZUPJS, 94/10 – ZIU, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 55/17), ki v 42. členu določa, da vrtci zbirajo, obdelujejo, shranjujejo, posredujejo, varujejo in uporabljajo osebne podatke, vsebovane v evidencah, v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni določeno drugače. V 43. členu ZVrt so nato določene zbirke osebnih podatkov, ki jih vrtci vodijo za izvajanje predšolske vzgoje, za spremljanje dejavnosti in statistične namene. V naslednjih členih je določena vsebina in namen posameznih zbirk. Evidenca vključenih otrok tako v skladu s 44. členom ZVrt vsebuje naslednje podatke:

  • osebno ime ter naslov prebivališča otroka in staršev,
  • datum rojstva in spol otroka,
  • EMŠO otrok in staršev,
  • datum vključitve otroka v vrtec,
  • zdravstvene posebnosti otroka, ki izhajajo iz potrdila pediatra ali specialista,
  • naslov za stike, telefonsko številko osebe ali naslov elektronske pošte osebe, ki je vzgojitelju dosegljiva med otrokovim bivanjem v vrtcu in
  • podatke o prisotnosti otrok v vrtcu.

Vrtec zbira osebne podatke v evidenci vključenih otrok zaradi ustreznega dela z otrokom pri izvedbi programov, zaradi sodelovanja s starši in zaradi spremljanja plačil staršev za program vrtca.

Zbiranje osebnih podatkov otrok na podlagi ZVrt podrobneje ureja Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju predšolske vzgoje (Uradni list RS, št. 80/04), ki  v 16. členu določa, da če vrtec izvaja dejavnosti, ki presegajo programe za predšolske otroke in za njihovo izvajanje potrebuje tudi druge osebne podatke o otrocih in njihovih starših, ki jih zakon ne določa, jih lahko za dosego teh namenov zbira na podlagi pisne privolitve staršev. Iz pisne privolitve mora izhajati namen obdelave podatkov in še posebej namen njihove uporabe ter čas shranjevanja podatkov. S temi podatki vrtec ravna v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov (ZVOP-1), in tem pravilnikom. Pravno podlago za tovrstno obdelavo osebnih podatkov otroka tako lahko predstavlja pisna privolitev otrokovih staršev v smislu točke (a) 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Pri tem je treba upoštevati podrobnejša določila glede pogojev, po katerih se šteje, da je privolitev veljavna, ki so določeni v 7. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. Privolitev posameznika mora biti konkretna, razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje in dokazljiva. Molk, vnaprej označena okenca ali kakršnakoli nedejavnost tako ne pomenijo privolitve. Posameznik mora torej jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen. IP poudarja, da mora biti privolitev v primerih, ko obdelava podatkov vključuje več različnih namenov, podana za vsak namen posebej. Upravljavec mora pridobiti več ločenih privolitev za vsako obdelavo posebej (granularnost oziroma razčlenjenost privolitev). Namen mora biti jasno in nedvoumno opredeljen, saj je konkreten, ekspliciten in legitimen namen obdelave predpogoj za pridobitev veljavne privolitve. Upravljavec mora biti zmožen dokazati, da je posameznik privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Posameznik ima tudi pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekliče.

 

Predhodna informiranost posameznika o obdelavi njegovih podatkov je torej ključen element zakonite obdelave osebnih podatkov, saj se lahko le na podlagi ustreznih informacij o tem, komu lahko zaupa določene svoje podatke in za kakšen namen, posameznik (v konkretnem primeru starš) svobodno odloči, ali bo to storil ali ne.

 

V konkretnem primeru je torej za obdelavo osebnih podatkov otrok in staršev treba pridobiti privolitev staršev, pri tem pa morate poskrbeti, da boste ob podaji privolitve staršem zagotovili tudi v členu 13 Splošne uredbe o varstvu podatkov navedene informacije.

Skladno z določbo 13. člena je namreč dolžan upravljavec v primeru, kadar so bili osebni podatki  pridobljeni od posameznika, na katerega se ti nanašajo, le-temu takrat, ko pridobi osebne podatke, zagotoviti naslednje informacije:

  1. identiteto in kontaktne podatke upravljavca in njegovega predstavnika, kadar ta obstaja;
  2. kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo podatkov, kadar ta obstaja;
  3. namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, kakor tudi pravno podlago za njihovo obdelavo;
  4. kadar obdelava temelji na točki (f) člena 6(1), zakonite interese, za uveljavljanje katerih si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
  5. uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, kadar obstajajo;
  6. kadar je ustrezno, informacije o tem, da namerava upravljavec prenesti osebne podatke uporabniku v tretji državi ali mednarodni organizaciji, ter o obstoju ali neobstoju sklepa Komisije o ustreznosti ali v primeru prenosov iz člena 46 ali 47 ali drugega pododstavka člena 49(1) sklic na ustrezne ali primerne zaščitne ukrepe in sredstva za pridobitev njihove kopije ali kje so na voljo;
  7. tudi nekatere druge informacije, opredeljene v drugem odstavku istega člena, in sicer:
  •      obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;
  •      obstoj pravice, da se od upravljavca zahtevajo dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejite obdelave v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov;
  •      obstoj pravice, da se lahko privolitev kadarkoli prekliče, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica;
  •      pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu.

 

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov otrok in staršev, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru, torej za vodenje dnevnikov in sporočanje odsotnosti.

 

 

S spoštovanjem.

 

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka