Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po mnenjih GDPR

+ -
Datum: 15.10.2019
Naslov: Obdelava zasebnih elektronskih naslovov učiteljev
Številka: 0712-1/2019/2329
Vsebina: Elektronska pošta, Pravne podlage, Šolstvo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave zasebnih elektronskih naslovov učiteljev.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

IP uvodoma pojasnjuje, da zaposleni v osnovni šoli štejejo za javne uslužbence, njihova imena in priimki ter drugi podatki, ki so v zvezi z delovnim razmerjem javnih uslužbencev, pa v skladu s prvo alinejo tretjega odstavka 6. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ; Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18)  predstavljajo prosto dostopne informacije javnega značaja. Glede na navedeno IP meni, da sta ime in priimek zaposlenega v osnovni šoli podatka, ki sta po zakonu javna.

 

IP nadalje pojasnjuje, da zasebni elektronski naslov učitelja praviloma ne predstavlja podatka, ki je v zvezi z delovnim razmerjem javnega uslužbenca, saj ta podatek praviloma ni nujno potreben za uresničevanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, zato ne predstavlja prosto dostopne informacije javnega značaja.

 

IP pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov v 6. členu sicer določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

  • posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
  • obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
  • obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
  • obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
  • obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
  • obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja alinea ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

 

Iz vašega zaprosila sicer ni razvidno, na kakšen način je konkretna uslužbenka pridobila zasebne elektronske naslove učiteljev, zato IP splošno pojasnjuje, da bi konkretna uslužbenka, ki je, kot navajate, sestavila seznam zaposlenih, ki vsebuje tudi zasebne elektronske naslove in seznam posredovala vsem zaposlenim v osnovni šoli, za (kakršnokoli) obdelavo zasebnih elektronskih naslovov torej morala imeti eno izmed naštetih pravnih podlag (najverjetneje privolitev), sicer obdelava ni bila zakonita.

 

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov delavcev, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru.

 

 

S spoštovanjem.

 

 

Pripravil:

Matej Sironič,                                                  

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka