Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Pregled zbirk

+ -

Zavezanec

Pravna oblika zavezanca: Pravna oseba
Ime in priimek (za s.p. in fizične osebe):
Naslov (dejavnosti ali stalnega prebivališča):
Naziv ali firma: COMTRADE PROGRAMSKE REŠITVE d.o.o.
Sedež ali naslov: Letališka cesta 29 b
Poštna številka: 1000
Kraj: LJUBLJANA
Matična številka: 3281841000
Zbirke zavezanca - upravljalca:

1. Evidenca osnovnih sredstev - SATURN

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, študenti, pogodbeni sodelavci
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Zbiranje evidence osnovnih sredstev v povezavi z imensko odgovornostjo zaposlenih.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime, priimek, kadrovska številka, organizacijska enota in odgovornost za osnovna sredstva
  • Uporabniki zbirke: 1. katergorija: administrator z neomejenim dostopom 2. kategorija: projektni vodja dostop do vseh osnovnih sredstev, za katere je odgovoren podrejeni 3. kategorija: zaposleni z omejenim dostopom do osnovnih sredstev za katere je odgovoren 4. kategorija: administratorji Dashboarda
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zavarovanje dostopa do podatkov z geslom in uporabniškim imenom, protivirusna zaščita aplikacije, redno elektronsko arhiviranje podatkov, fizično zaklenjeni prostori, kjer se nahajajo računalniki, ki se uporabljajo za vnos in popravljanje podatkov. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države: 1

2. Aplikacija Dnevno poročilo - Daily Report

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, študenti, pogodbeni sodelavci
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Zbiranje evidence dela zaposlenih na projektih, službene in privatne odsotnosti (dopusti, bolniške) ter izobraževanja
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime, priimek, kadrovska številka, organizacijska enota, podjetje zaposlitve, status zaposlitve, kvota delovni ur, število opravljenih ur na posameznih projektih. Podatki o opravljenih službenih poteh (kraj, ura, datum, vrsta prevoza, obračunski podatki) Podatki o odsotnostih (dopusti, bolniške) (kvota dopusta, porabljen dopust, evidenca porabljenega dopusta in bolniških) Podatki o izobraževanjih (datum in vrsta izobraževanja)
  • Uporabniki zbirke: 1. kategorija: administrator dopustov in bolniških 2. kategorija: projektni vodja z dostopom do analitičnih podatkov o projektih in odsotnostih 3. kategorija: administrator aplikacije Daily Report
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zavarovanje dostopa do podatkov z geslom in uporabniškim imenom, protivirusna zaščita aplikacije, redno elektronsko arhiviranje podatkov, fizično zaklenjeni prostori kjer se nahajajo računalniki, ki se uporabljajo za vnos in popravljanje podatkov. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države: 1

3. Aplikacija za vodenje projektov - Dashboard

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, študenti, pogodbeni sodelavci
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Zbiranje in nadzor evidence dela na posameznih projektih
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime, priimek, kadrovska številka, organizacijska enota in vloga na projektu za potrebe prijave v sistem
  • Uporabniki zbirke: Projektni vodje, vodje kakovosti in administratorji sistema Dashboard
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zavarovanje dostopa do podatkov z geslom in uporabniškim imenom, protivirusna zaščita aplikacije, redno elektronsko arhiviranje podatkov, fizično zaklenjeni prostori, kjer se nahajajo računalniki, ki se uporabljajo za vnos in popravljanje podatkov. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države: 1

4. Evidenca o delničarjih in opcijskih upravičencih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delničarji družbe, ki so fizične osebe oziroma opcijski upravičenci
  • Namen obdelave osebnih podatkov: izvedba skupščin delniške družbe, izplačilo dividend, analiza lastniške strukture, obveščanje delničarjev in opcijskih upravičencev, izvedba nakupa/prenosa delnic, Poročanje Banki Slovenije, DURS-u, AJPES-u.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime, priimek, EMŠO, davčna številka, naslov, št. trgovalnega računa,št. Transakcijskega računa, šifra borzno-posredniške hiše, število delnic, št. ponujenih opcij, št. uveljavljenih opcij
  • Uporabniki zbirke: Pravna služba podjetja, Računovodska služba, na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki so v elektronski obliki in se hranijo na računalniku, ki je zavarovan z varnim geslom; Dokumenti oziroma pogodbe, ki se hranijo v papirni obliki so shranjene v zaklenjenih omarah in prostorih z omejenim dostopom. Podatki se hranijo v skladu z politiko arhiviranja podatkov v HSL-ju. Dostop do obdelav in vpogleda podatkov imajo zaposleni v računovodstvu, pravni službi in uprava podjetja. Podatki se hranijo v informacijskem sistemu Navision, kjer ima vsak uporabnik vstopno geslo (menjava gesel zaposlenih je opredlejena v internih pravilnikih HSL-ja);Prostori računovodske in pravne službe se zaklepajo ob vzakem izhodu iz pisarne.Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

5. Izobraževalni informacijski podsistem

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, sodelavci preko študentskega servisa
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Priprava načrta izobraževanja/razvoja in izmenjave znanja zaposlenih in drugih sodelavcev
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime priimek, e-naslov, oddelek, vodja, interesna področja osebnega razvoja
  • Uporabniki zbirke: Kadrovska služba, Služba za upravljanje z zaposlovalnimi viri, posamezni avtorizirani managerji, vodstvo podjetja
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se nahajajo v Excel tabelah, ki se hranijo na skupnih direktorijih in mapah v omrežju upravljalca, ki podpira omejen dostop do določenih map. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

6. Arhiviranje računalniških podatkov

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, študenti, ki opravljajo delo v družbi, pogodbeni sodelavci
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Zaščita pred izgubo podatkov oziroma možnost povrnitve podatkov v primeru izgube oziroma poškodovanja na originalnem mediju.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Vsi podatki, ki jih zbirajo v elektronski obliki pristojne službe oziroma oddelki družbe.
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščena oseba v IT oddelku družbe, kot notranji uporabnik (samo pravica posredovanja podatkov)
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Arhiviranje se izdeluje na dnevni osnovi in sicer po zaščiteni interni mreži (zaščiten prenos z programsko opremo). Podatki se arhivirajo na magnetne medije, ki se nahajajo v zaklenjenem prostoru do katerega imajo dostop le pooblaščene osebe. Po končanem delavniku se mediji shranijo v protipožarnem in vodotesnem sefu, do katerega imata dostop le dve pooblaščeni osebi (administrator arhiviranja, varnostni administrator. Po preteku enega meseca se kopija magnetnih medijev trajno prenese v sef družbe za varovanje, originalna kopija medija pa se zbriše in ponovno uporabi. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

7. Evidenca o študentih kandidatih/udeležencih Hermes Softlabove poletne šole

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Študentje, dijaki, ki si želijo oziroma se udeležijo HERMES SoftLab ove poletne šole
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Izbor udeležencev, izbor štipendistov, izbor kandidatov za delo na projektih
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime priimek, prebivališče, GSM številka, e-naslov, uspehi, ki jih je potencilani udeleženec dosegel na raznih tekmovanjih, izvenšolskih dejavnostih, interes kandidata, podatki zaključeni šoli/letnik, štipendije, ki jih prejema, interesi , ki jih ima na področju razvoja programske opreme, specilna znanja
  • Uporabniki zbirke: Podatki so dostopni le osebam, ki so vključene v neposredni izbor kandidatov (RMO, Mentorji, Vodja projekta poletne šole, Kadrovska služba)
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se nahajajo v Excel tabelah, ki se hranijo na zaščitenih skupnih direktorijih in mapah v omrežju HSL, ki podpira omejen dostop do določenih map in bazi in ki se polni preko web vmesnika in do katere je možen dostop le s pomočjo avtoriziranega gesla. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

8. Evidenca zdravstvenih zavarovanj v tujini z asistenco

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni v družbi, pogodbeni sodelovci
  • Namen obdelave osebnih podatkov: nakup –sklenitev zdravstvenih kratkoročnih in celoletnih zdravstvenih zavarovanj v tujini z asistenco za organizacijo in kritje stroškov v nujnih primerih zaposlenih in pogodbenih sodelovcev ki so bili napoteni v tujino (službena potovanja v tujino)
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: - ime in priimek - naslov - datum rojstva - državljanstvo - EMŠO - št.potnega lista ali osebnega dokumenta
  • Uporabniki zbirke: Referenti v oddelku Skupnih služb družbe
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Napisana in arhivirana vloga za pridobitev zavarovalne police je zavarovanja z geslom vsakega posameznega računalnika vseh referentov v skupnih službah Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

9. Evidenca o štipendistih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Fizične osebe-štipendisti družbe HERMES SoftLab
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Plačilo štipendij in knjiženje stroškov štipendiranja; izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje pravic iz pogodbe o štipendiranju, Poročanje Banki Slovenije, DURS-u, AJPES-u.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: 1. Ime in priimek; 2. Naslov; 3. Država; 4. Davčna številka in EMŠO; 5. Osebni račun; 6. Šira finančnega inštrumenta in šifra sektorja.
  • Uporabniki zbirke: 1. Zunanji uporabniki: DURS, AJPES, BANKA SLOVENIJE; SURS, • Zavod RS za zaposlovanje 2. Notranji uporabniki: - podatke obdelujejo: zaposleni v računovodstvu in kadrovski službi; - podatke preglejujejo, likvidirajo račune, opremljevalci in likvidatorji faktur; 3 .na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: 1. Podatki se hranijo v skladu z politiko arhiviranja podatkov v HSL-ju. 2. Dostop do obdelav in vpogleda podatkov imajo zaposleni v računovodstvu, zaposleni, ki odobravajo in likvidirajo fakture, zaposleni v HRD.-ju; Podatki se hranijo v informacijskem sistemu Navision, kjer ima vsak uporabnik vstopno geslo (menjava gesel zaposlenih je opredlejena v internih pravilnikih HSL-ja); 3. Prostori računovodske službe se zaklepajo ob vzakem izhodu iz pisarne. 4. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

10. Evidenca o uporabnikih službenih vozil

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Fizične osebe-zaposleni družbe HERMES SoftLab
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Obračun potnih nalogov;Likvidaciji faktur najetih službenih vozil;Obračun davčno priznanih stroškov pri Davku iz dohodka pravnih oseb; Poročanje Banki Slovenije, DURS-u, AJPES-u.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: 1. Ime in priimek ; 2. Naslov; 3. Država; 4. Davčna številka in EMŠO; 5. Transakcijski oz.osebni račun; 6. Šira finančnega inštrumenta in šifra sektorja.
  • Uporabniki zbirke: 1. Zunanji uporabniki: DURS, AJPES, BANKA SLOVENIJE; 2. Notranji uporabniki: - podatke obdelujejo: zaposleni v SSD-ju in računovodstvu; - podatke preglejujejo, likvidirajo račune, opremljevalci in likvidatorji faktur;
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: 1. Podatki se hranijo v skladu z politiko arhiviranja podatkov v HSL-ju. 2. Dostop do obdelav in vpogleda podatkov imajo zaposleni v računovodstvu, zaposleni, ki odobravajo in likvidirajo fakture, zaposleni v SSD.-ju; Podatki se hranijo v informacijskem sistemu Navision, kjer ima vsak uporabnik vstopno geslo (menjava gesel zaposlenih je opredlejena v internih pravilnikih HSL-ja); 3. Prostori računovodske službe se zaklepajo ob vzakem izhodu iz pisarne. 4. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

11. Evidenca službenih kreditnih/plačilnih kartic

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni družbe HERMES SoftLab
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe pridobitve, izdaje in uporabe službenih kreditnih/plačilnih kartic in nadzora ter plačevanja stroškov v službene namene
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: - ime in priimek - dekliški priimek matere - spol - davčna številka - EMŠO - Datum rojstva - Kraj in država rojstva - Državljanstvo - Osebni dokument (vrsta) - Številka osebnega dokumenta - Naziv izdajatelja - Datum izdaje - Naslov stalnega prebivališča - Ulica - Poštna št. in kraj - Naslov začasnega prebivališča - Ulica - Poštna št. in kraj - Telefon doma, gsm, telefon služba - E.pošta - Podpis imetnika službene kreditne kartice - Kraj in datum
  • Uporabniki zbirke: Referenti v oddelku Skupnih služb družbe oziroma na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Fotokopija vloge se v skupnih službah shrani v zaklenjeni omari (po delavniku skupnih služb), do katere imajo dostop le referenti Skupnih služb - napisana in arhivirana vloga je zavarovana z geslom vsakega posameznega računalnika vseh referentov v skupnih službah. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

12. Evidenca podatkov o članih nadzornega sveta

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: člani nadzornega sveta
  • Namen obdelave osebnih podatkov: 1. Obračun in plačilo sejnin in ostalih povračil za člane nadzornega sveta, 2. Poročanje DURS-u, Bankam, Banki slovenije, AJPESU. 3. sklicevanje sej, vpis v sodni register, izpolnjevanje zakonskih obveznosti po ZGD, ZSDU.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: 1. Ime in priimek ; 2. Naslov; 3. Država; 4. Davčna številka; 5. Transakcijski oz.osebni račun; 6. Šira finančnega inštrumenta in šifra sektorja.
  • Uporabniki zbirke: 1. Zunanji uporabniki: DURS, AJPES, BANKA SLOVENIJE, BANKE; Sodni register 2. Notranji uporabniki: - podatke obdelujejo: zaposleni v računovodstvu in pravni službi - Račune preglejujejo in likvidirajo zaposleni, ki so pooblaščeni za odobritve in likvidacije faktur; 3. na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: 1. Podatki se hranijo v skladu z politiko arhiviranja podatkov v HSL-ju. 2. Dostop do obdelav in vpogleda podatkov imajo zaposleni v računovodstvu in pravni službi. Podatki se hranijo v računalnikih zavarovanimi z varnimi gesli, v zaklenjenih omarah oziroma prostorih z omejenim dostopom in v informacijskem sistemu Navision, kjer ima vsak uporabnik vstopno geslo (menjava gesel zaposlenih je opredlejena v internih pravilnikih HSL-ja); 3. Prostori računovodske in pravne službe se zaklepajo ob vzakem izhodu iz pisarne. 4. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): podatki iz zbirke se povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami (sodni register).
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

13. Evidenca o avtorskih, najemnih in drugih pogodbah

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: fizične osebe, ki za upravljavca opravljajo dela oziroma dobavljajo storitve na podlagi avtorskih, podjemnih, najemnih in drugih pogodb (razen pogodbe o zaposlitvi).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje pravic iz avtorskih, najemnih in drugih pogodb.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: 1. Ime in priimek oz. ime podjetja; 2. Naslov; 3. Država; 4. Davčna številka; 5. Transakcijski oz.osebni račun; 6. Šira finančnega inštrumenta in šifra sektorja. 7. podatki za posamezni posel oz. v posamezni pogodbi: predmet pogodbe, pogodbena vrednost, rok izplačila
  • Uporabniki zbirke: 1. Zunanji uporabniki: DURS, AJPES, BANKA SLOVENIJE; 2. Notranji uporabniki: - podatke obdelujejo: zaposleni v računovodstvu, Skupnih službah in pravni službi; - podatke preglejujejo, likvidirajo račune, opremljevalci in likvidatorji faktur
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: 1. Podatki se hranijo v skladu z politiko arhiviranja podatkov v HSL-ju. 2. Dostop do obdelav in vpogleda podatkov imajo zaposleni v računovodstvu, zaposleni, ki odobravajo in likvidirajo fakture, zaposleni v SSD.-ju; Podatki se hranijo v informacijskem sistemu Navision, kjer ima vsak uporabnik vstopno geslo (menjava gesel zaposlenih je opredlejena v internih pravilnikih HSL-ja); 3. Prostori posameznih služb se zaklepajo ob vzakem izhodu iz pisarne. 4. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

14. Interna telefonska centrala

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, zunanji partnerji, osebe v recepciji, pogodbeni svetovalci
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Nadzor nad stroški telefonskih klicev v družbi in delitev le-teh znotraj družbe, posledično možno ugotavljanje zlorab in odpravljanje le-teh
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Kratica zaposlenega, interna telefonska številka, številka klicanega, čas zaključka klica, čas trajanja klica, stroški klica
  • Uporabniki zbirke: Funkcijsko in varnostno je dostop s internim pravilnikom omejen tako, da le uprava družbe, služba tehnične podpore in računovodstvo za potrebo obračuna lahko dostopajo do zbirke
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Lokalni dostop je omejen s poznavanjem gesla na nadzornem sistemu telefonske cetrale. Shranjeni podatki na elektronskih medijih se shranijo v sefu izven lokacije družbe, do koder imajo dostop samo avtorizirane osebe v družbi. Dostopi do sefa se beležijo pri organizaciji, kjer je sef. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki in internim aktom družbe, ki ureja telefonsko politiko.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

15. ISKALCI ZAPOSLITEV

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Vsi posamezniki, ki se prijavijo za zaposlitev v HERMES SoftLab d.d., osebe, ki pošljejo prošnjo za zaposlitev samoiniciativno.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Klasifikacija in selekcija kandidatov za objavljeno prosto delovno mesto oziroma oseb, ki pošljejo prošnjo za zaposlitev samoiniciativno: evidentiranje oseb, ki iščejo zaposlitev zaradi morebitnih potreb upravljavca po zaposlitvi.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Dva tipa dokumentov in sicer: - originalne prošnje za zaposlitev, kjer kandidati samoiniciativno pošljejo prošnje za zaposlitev in v njih navedejo svoje - »Kadrovski vprašalnik« družbe, katerega kandidatu sam izpolni. V tem vprašalniku so navedeni naslednji podatki: • Osebni podatki (Ime in priimek, Datum rojstva, Stalno bivališče, Poklic, Kontakt GSM, e-naslov, Stopnja izobrazbe, Smer) • Ali se zanima za redno zaposlitev, delo preko študentskega servisa, Ostalo • Delovna zgodovina – Redna zaposlitev (Podjetje, Trajanje zaposlitve, Naziv delovnega mesta, Bistvene naloge in zadolžitve na tem delovnem mestu) • Ostale delovne izkušnje (Podjetje, Trajanje, Delovne naloge in zadolžitve) • Razlog za menjavo zaposlitve • Dodatna izobraževanja in usposabljanja (Naziv šolanja, seminarja, Kdaj je bil opravljen) • Znanje tujih jezikov (kateri jezik, stopnja znanja jezika) • Računalniška znanja (Znanja, Ocena, Opis izkušenj) • Dosedanji uspehi v karieri • Opis kandidatovih prednosti pred drugimi kandidati • Katere so glavne 3 stvari, ki jih pričakuje v novi službi (Večja dinamika dela, Izboljšanje finančnega statusa, Strokovni izziv, nova znanja, večja odgovornost dela, večja socialna varnost, možnost dela v mednarodnem okolju) • Potovanja, ali je pripravljen potovati (do 1 mesec, od 1-3 mesece, 3-6 mesecev, 6-12 mesecev) • Željena lokacija dela • Pričakovano plačilo
  • Uporabniki zbirke: Zavod RS za zaposlovanje. Na podlagi zahteve oziroma potrebe tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu (kot naprimer Kadrovska služba, RMO (Resource Management Office - Služba za upravljanje s človeškimi viri))
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zbirka podatkov »Iskalci zaposlitve« se nahaja na strežniku v podatkovnem centru, podatkovni center je varovan s kontrolo pristopa in videonadzorom vstopa v prostor in notranjosti prostora. Dostop do prostora imajo le pooblaščene osebe v Informacijski tehnologiji. Dostop do podatkov imajo samo pooblaščeni zaposleni v Kadrovski službi in Službi za upravljanje s človeškimi viri. Dostop do podatkov prek mreže je zaščiten z geslom na ravni vstopa v domeno. Pisna dokumentacija o iskalcih zaposlitve se nahaja v zaklenjenih omarah v kadrovskih službi, prostori so zaklenjeni izven delovnega časa, vstop v prostore imajo v delovnem času zaposleni v Kadrovski službi, drugi zaposleni pa le v njihovi prisotnosti, izven delovnega časa imajo v prostor dostop le zaposleni v Kadrovski službi, vpogled v dokumentacijo imajo pooblaščene osebe v Kadrovski službi. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

16. Evidenca o prejemnikih stanovanjskih posojil

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Fizične osebe-zaposlen, ki imajo kredit pri banki in so podpisali izplačilno prepoved (kredit se jim trga pri plači)
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za izračune in izvedbo odteglajev plače zaposlenega in plačilo stanovanjskih kreditov pri plači, Poročanje in usklajevanje z Bankami.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: 1. Ime in priimek; 2. Naslov; 3. Država; 4. Davčna številka in EMŠO; 5. Transakcijski oz.osebni račun; 6. Znesek obroka in kredita; 7. Šifra finančnega inštrumenta in šifra sektorja.
  • Uporabniki zbirke: na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju, DURS, AJPES, BANKA SLOVENIJE, Posamezne banke. Interni uporabniki: zaposleni v računovodstvu;
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: 1. Podatki se hranijo v skladu z politiko arhiviranja podatkov v HSL-ju. 2. Dostop do obdelav in vpogleda podatkov imajo zaposleni v računovodstvu. Podatki se hranijo v informacijskem sistemu Navision, kjer ima vsak uporabnik vstopno geslo (menjava gesel zaposlenih je opredlejena v internih pravilnikih HSL-ja); 3. Prostori računovodske službe se zaklepajo ob vzakem izhodu iz pisarne. 4. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

17. Evidenca o izobraževanjih, izpopolnjevanjih in usposabljanjih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, sodelavci preko študentskega servisa
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Evidenca opravljenih izobraževanj za dokazovanje izpolnjevanja pogojev za določeno delovno mesto, za izpolnjevanje zakonskih zahtev in ISO standardov, za presojo napredovanj, plačilnih razredov.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime priimek, e-naslov, oddelek, vodja, opravljena izobraževanja, datum uposabljanja, izvajalec, ali je udeleženec opravljal izpit in pridobil certifikat, cena usposabljanja
  • Uporabniki zbirke: na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Pisna dokumentacija o izobraževanju se nahaja v zaklenjeni omari v Kadrovski družbi. V prostore lahko vstopajo zaposleni kadrovske službe, in službe za zagotavljanje kadrov, prostori pa so izven delovnega časa in tudi med delovnim časom, ko v njih ni zaposlenih zaklenjeni. Do podatkov lahko dostopajo vodje kompetenčnih centrov, team managerji , vodje enote ter managerji za kakovost. Dostop do podatkov v aplikaciji OfCourse je možen le na podlagi osebnega gesla, ki omogoča posamezniku dostop do lastnih podatkov, team managerju za vse člane njegovega teama, managerjem pa dostop do vseh podatkov. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države: 1

18. Evidenca o plačah, potnih nalogih in drugih izplačilih/računih fizičnim osebam (Finančno računovodski informacijski sistem - Navision)

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, študenti, pogodbeni sodelavci
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Zbiranje evidence potnih nalogov, pošte in obračun in nakazilo plač za osebe, ki imajo sklenjeno pogodbo o zaposlitvi pri upravlj
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime, priimek, naslov, rezidenca,osebna številka, EMŠO, davčna številka, datum rojstva, spol, obračunski ti pogodbe (plača ali pogodba), šifra pogodbe, šifra stroškovnega mesta in nosilca, lokacija, statistična enota, reg.številka PIIZ, fiksni in variabilni del plače, šifra relacije prevoza (mestni, primestni), olajšave, datum vstopa, delovna doba, PPZ (datum vstopa, št.pogodbe, % nakazila delavca, znesek prispevka podjetja), krediti, dodatki, št. transakcijskega računa, letna povprečja (refundirane bolniške), nezgodno zavarovanje, podatki o delovnih urah na posameznem projektu in stroškovnem mestu, podatki o vrstah izplačil (npr. redno delo, dopust, sl.odsotnost, bolniška, količina prevozov in prehran, razni dodatki), popravki plač.
  • Uporabniki zbirke: ZPIZ, ZZZS, AJPES, DURS, centri za socialno delo, banke, revizorji, pokojninska družba, zavarovalnice, na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju. 1. kategorija: administrator z neomejenim dostopom 2. kategorija: uporabniki z omejenim dostopom do posameznih sklopov aplikacije 3. kategorija: Administratorji Navisiona
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zavarovanje dostopa do podatkov z geslom in uporabniškim imenom, protivirusna zaščita aplikacije, redno elektronsko arhiviranje podatkov, fizično zaklenjeni prostori kjer se nahajajo računalniki, ki se uporabljajo za vnos in popravljanje podatkov. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

19. Evidenca podatkov o zaposlenih delavcih (HRAST- kadrovsko informacijski sistem)

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, zavarovanci zaposlenih (otroci, partnerji), študenti, pogodbeni sodelavci, štipendisti, kandidati - iskalci zaposlitve
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Urejan
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Fotografija, Ime, drugo ime, priimek, vzdevek, dekliški priimek, nadrejeni, službeni telefoni, službeni e-poštni naslov, spol, kadrovska številka, zasebni telefon, št. Potnega lista, Zasebni e-poštni naslov, Stopnja invalidnosti, Datum rojstva, Datum Zaposlitve, Stopnja izobrazbe, Izobrazba, končana šola, Poklic, Materin jezik, Državljanstvo, Št. zdravstvenega zavarovanja, Davčni urad, Davčna št. , EMŠO, Št. delovnega dovoljenja, Iztek delovnega dovoljenja, Vrsta delovnega dovoljenja, Št. dovoljenja za bivanje, Iztek dovoljenja za bivanje, Vrsta dovoljenja za bivanje, Želena lokacija dela, Pričakovana plača, Geslo, lokacija dela, Delovno mesto, Delovnik, Družba zaposlitve, Način sodelovanja, Status sodelovanja, Tarifni razred, Plačilni razred, podatki o Poskusni dobi, podatki o preteklih zaposlitvah in delovni dobi, vloge v podjetju, organizacijska enota, stalno in začasno bivališče, podatki o zavarovanih družinskih članih, plačilne postavke po internem pravilniku o plačah, seznam dokumentov in pogodb podpisanih med posameznikom in družbo (npr. pogodbe o zaposlitvi ipd.), evidenca opravljenih zdravniških pregledov zaposlenih, evidenca opravljenega varstva pri delu, podatki z obrazca ER28, sklenjena osebna zavarovanja.
  • Uporabniki zbirke: 1. katergorija: administrator kadr. podatkov 2. kat: uporabnik HR podatkov 3. kat: zaposleni z omejenim dostopom do podatkov 4. kat: administrator kadrovsko informacijskega sistema 5. Zunanji uporabniki: Zavod za zaposlovanje, ZPIZ, ZZZS, DURS, zavarovalnice, zdravnik medicine dela, Upravne enote – vsi, ki imajo zakonsko pravico do vpogleda podatkov o osebi 6. na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zavarovanje dostopa do podatkov z geslom in uporabniškim imenom, protivirusna zaščita aplikacije, redno elektronsko arhiviranje podatkov, fizično zaklenjeni prostori kjer se nahajajo računalniki, ki se uporabljajo za vnos in popravljanje podatkov. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države: 1

20. Evidenca garantnih pisem

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni v odvisnih koncernskih/hčerinskih družbah, potencialni poslovni partnerji
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Izdaja garantnih pisem za poslovne obiske državljanov tretjih držav, potencialne poslovne partnerje in poslovne partnerje katerih namen je poslovni obisk
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: - ime in priimek - datum rojstva - državljanstvo - ime in naslov pravne osebe/podjetja, kjer je tujec zapolsen - razlog obiska - obdobje bivanja
  • Uporabniki zbirke: Referenti v oddelku Skupnih služb družbe. Upravne enote-seznam overitev. Notar- seznam notarsko overjenih podpisov.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Napisana in arhivirana vloga ter skenirana verzija overjenega garantnega pisma je zavarovana z geslom vsakega posameznega računalnika vseh referentov v skupnih službah. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države: 1

21. Evidenca podatkov o osebah, ki opravljajo delo na podlagi napotnice pooblaščene organizacije, ki opravlja dejavnost posredovanja dela dijakom in študentom

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Študentje, ki opravljajo delo pri upravljavcu osebnih podatkov
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Urejanje pravic in obveznosti iz naslova študentskega dela
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Priimek in ime, datum rojstva, stalno in začasno prebivališče, davčna številka, številka osebnega dokumenta, številka osebnega računa; izobraževalna ustanova, vpisna številka, letnik, trajanje statusa; vrsta dela, kraj in čas opravljanja dela, število opravljenih ur, plačilo na uro, celotno plačilo
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščene osebe za delo z zbirko osebnih podatkov pri upravljavcu osebnih podatkov in pri posredniku – študentskem servisu; Davčna uprava RS; ZZZS; na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika in pogodbenem razmerju
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Evidenca se hrani v elektronski obliki v kadrovsko - informacijskem sistemu družbe. Dostop do podatkov je varovan s sistemom uporabniških imen in gesel, protivirusna zaščita aplikacije, redno elektronsko arhiviranje podatkov. Osebne podatke lahko obdelujejo le pooblaščene osebe v kadrovski službi, ki jih je za obdelavo pooblastil neposredni vodja. Računalniška oprema na kateri so shranjeni podatki, se nahaja v posebej varovanih prostorih, kjer je onemogočen nepooblaščen dostop v in izven rednega delovnega časa. Zbirka osebnih podatkov, ki se vodi ročno – v fasciklih, se izven delovnega časa zaklepa v ognjevarne omare. Dostop do osebnih podatkov imajo le pooblaščeni delavci kadrovske službe. Prostori, v katerih se nahaja dokumentacija, vezana na zbirko, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Poslovni prostori so izven delovnega časa varovani tudi z alarmno napravo. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika iz tretjega odstavka 5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

22. Evidenca podatkov o poškodbah pri delu, kolektivnih nezgodah, nevarnih pojavih, ugotovljenih poklicnih boleznih in boleznih v zvezi z delom ter njihovih vzrokih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci, ki so v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi, ali na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravljajo delo za delodajalca ( npr. študenti, dijaki, napoteni delavci, praktikanti)
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Osebni podatki se obdelujejo z
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Podatki o okoliščinah poškodbe pri delu: kdaj se je pripetila nesreča – datum, dan v tednu, doba dneva; kje se je pripetila nesreča – na delovnem mestu, na redni poti od stanovanja do kraja dela, na redni poti od kraja dela domov, na službenem potovanju; koliko oseb se je skupaj poškodovalo; ali se je podobna nesreča zgodila že prej na istem delovnem mestu; vir nesreče; vzrok nesreče oziroma domnevni vzrok nesreče, ali je bilo ugotovljeno, da je delavec na delovnem mestu ogrožen; uporaba osebnih varstvenih ukrepov - ali je bila odrejena uporaba varnostnega sredstva in osebna varstvena oprema, ali so bili izvedeni splošni in posebni ukrepi za varstvo pri delu; oblika – zunanji vzrok poškodbe, vzrok – materialni povzročitelj poškodbe; nastanek poškodbe – kratek opis; podatki o neposredni vodji – ime in priimek, stalno prebivališče; podatki o očividcu - ime in priimek, stalno prebivališče; poročilo zdravnika, ki je pregledal poškodovanca, • Podatki o poškodovancu: ime in priimek, spol, EMŠO, stalno prebivališče, datum rojstva, poklic, šolska izobrazba delavca, ima strokovno izobrazbo za to delovno mesto, koliko časa je poškodovanec opravljal to delo, na katerem je bil poškodovan, koliko ur je delal ta dan pred poškodbo, ali je bil poškodovan med delom, ali je bil poškodovan na svojem delovnem mestu, ali je delovno mesto nevarno, ali je delovno mesto tehnično zavarovano, uporaba zaščitnih sredstev, delo, ki ga je opravljal ob nezgodi, ali se je že kdaj poškodoval in kolikokrat, narava poškodbe, poškodovani del telesa, ali je bila poškodba smrtna, sprejeti ukrepi ob poškodbi, podlaga zavarovanja, • Podatki o prijavitelju: datum in ura prijave poškodbe pri delu, naslov prijavitelja, če gre za fizično osebo, kdaj je bila poškodba raziskana in kdo jo je raziskal, drugi podatki, ki so pomembni za raziskavo ali za uveljavljanje odgovornosti v zvezi s poškodbo pri delu, • Podatki o poklicnih boleznih in zdravstvenih okvarah: zdravniško spričevalo oziroma ugotovitev o poklicnih obolenjih in o zdravstvenih okvarah, ki so navedene na Seznamu poklicnih bolezni (Priloga 1 k Pravilniku o seznamu poklicnih bolezni, Ur. l. RS, št. 85 / 03), druga poklicna obolenja (naglušnost, zastrupitve,..), ki zmanjšujejo delovne sposobnosti fizične osebe in v čem je ta nesposobnost oziroma zahteva za razporeditev na druga dela.
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščene osebe za delo z zbirko osebnih podatkov pri upravljavcu osebnih podatkov; Inšpektorat za delo RS; zavarovalnice, ki zavarujejo nezgode (dodatno nezgodno zavarovanje); ZZZS; na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Osebne podatke lahko obdelujejo le pooblaščene osebe v kadrovski službi, ki jih je za obdelavo pooblastil neposredni vodja. Zbirka osebnih podatkov, ki se vodi ročno – v fasciklih, se izven delovnega časa zaklepa v ognjevarne omare. Dostop do osebnih podatkov imajo le pooblaščeni delavci kadrovske službe. Prostori, v katerih se nahaja dokumentacija, vezana na zbirko, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Poslovni prostori so izven delovnega časa varovani tudi z alarmno napravo. Ravnanje se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika iz tretjega odstavka 5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

23. Register podpisnikov programske opreme

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Omejeno število zaposlenih z vlogo pri podpisovanju programske opreme
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Elektronsko podpisovanje programske opreme za zagotavljanje celovitosti in avtentičnost programske kode in drugih elementov, ki so del programske opreme, ki jo je razvil HERMES SoftLab d.d.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime, Priimek, Naslov stalnega prebivališča, EMŠO in biometrični podatek o prstnih odtisih
  • Uporabniki zbirke: Posamezniki, katerih podatki so v zbirki, se lahko neomejeno seznanijo z njimi. Posamezniki sami upravljajo z Biometričnimi podatki na pametni kartici v skladu z internimi pravili. Pravice posameznikov v zvezi z ostalimi podatki (Ime, Priimek, Naslov stalnega prebivališča, EMŠO) so enake kot v evidenci podatkov o zaposlenih delavcih (HRAST- kadrovsko informacijski sistem)
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Register z imeni, priimki, naslovom stalnega prebivališča in EMŠO se hrani v papirni obliki v zaklenjeni omari. Dostop do registra ima omejeno število zaposlenih z vlogo pri podpisovanju programske opreme. Biometrične podatke o prstnih odtisih hrani vsak zaposleni z vlogo pri podpisovanju programske opreme na službeni pametni kartici, ki jo ima fizično pri sebi. Ravnanje z osebnimi podatki v zbirki se ureja na podlagi Pravilnika družbe o varovanju in ravnanju z osebnimi podatki. Podrobnejši opis zavarovanja biometričnih osebnih podatkov je podan v interni dokumentaciji o podpisovanju programske opreme.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

24. Evidenca poslovnih partnerjev

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: stranke in potencialne stranke oz. poslovni partnerji, dobavitelji, udeleženci poletne šole, štipendiranci
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Podatki se uporabljajo v namene neposrednega trženja oz. komuniciranja s poslovnimi partnerji v zvezi s poslovanjem in poslovnimi dogodki podjetja
  • Rok hrambe (neobvezno): trajno
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime, priimek, spol, podjetje, naziv, pozicija, naslov podjetja, poštna št., kraj, država, telefon, mobilni telefon, e-naslov, seznam dogodkov, status
  • Uporabniki zbirke: Obdelava – zaposleni v prodaji, poslovnem razvoju, oddelku marketinga, vodje strokovnih programov, vodje IT, kadrovske in pravne službe, IT administratorji
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Osebni podatki obstajajo samo v elektronski formi, shranjeni na strežniku podjetja v skladu z internimi pravili družbe. Evidenca ima določene varnostne pravice, ki med drugim določajo tudi poimenski seznam kdo lahko vpogleda oz. obdeluje evidenco. Zunaj delovnega okolja lahko do datoteke pooblaščeni dostopajo le z VPN kodo, ki zagotavlja varen prenos podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države: 1

25. Videonadzor

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Osebe v območju videonadzora (zaposleni, obiskovalci).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Preiskovanje varnostnih dogodkov in incidentov, varovanje premoženja in ljudi.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Video zapis, Čas nastanka, Datum nastanka, Identifikacija kamere, ki je izvor zapisa.
  • Uporabniki zbirke: Uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju, na podlagi izrecne zahteve uporabnika ali potrebe upravljavca (v postopku obravnave varnostnih dogodkov in incidentov ali pri izvajanju fizičnega varovanja).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Dostop do zbirke osebnih podatkov je omejen na osebe z vlogo pri preiskovanju varnostnih dogodkov in incidentov ter fizičnem varovanju prostorov. Podrobnejši opis zavarovanja je podan v korporativni varnostni politiki in podrejenih dokumentih.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami in javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

26. Evidenco gibanja fizičnih oseb po prostorih družbe Comtrade d.o.o.

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Vse fizične osebe, ki vstopajo in se gibajo v poslovnih prostorih družbe (zaposleni, študenti, ki opravljajo delo v družbi, pogodbeni sodelavci, obiskovalci)
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Varovanje premoženja družbe Comtrade d.o.o. in ljudi ter izpolnjevanje pogodbenih in zakonskih obveznosti do strank; preprečitev nepooblaščenega gibanja po prostorih; evidentiranje vstopa zaradi spremljanja in preiskovanja morebitnih varnostnih incidentov, izvajanja disciplinskih postopkov proti zaposlenimi in vlaganja morebitnih odškodninskih tožb proti zaposlenim, študentom, zunanjim izvajalcem, obiskovalcem in tretjim osebam.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek, datum in ura vhoda, izstopa oziroma prehoda med posameznimi poslovnimi prostori, status obiskovalca (študent, zaposleni, zunanji), za zaposlene dodatno še interni ID zaposlenega ter službeni naslov elektronske pošte
  • Uporabniki zbirke: Vzdrževalec sistema pristopne kontrole; zunanji izvajalec varnostne službe; policija; na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Dostop do zbirke osebnih podatkov je omejen na osebe z vlogo pri vzdrževanju ali upravljanju sistema, pri preiskovanju varnostnih dogodkov in incidentov ter fizičnem varovanju prostorov. Podrobnejši opis zavarovanja je podan v korporativni varnostni politiki in podrejenih dokumentih.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki iz zbirke osebnih podatkov se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:
Nazaj na seznam