Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Pregled zbirk

+ -

Zavezanec

Pravna oblika zavezanca: Pravna oseba
Ime in priimek (za s.p. in fizične osebe):
Naslov (dejavnosti ali stalnega prebivališča):
Naziv ali firma: MASS, proizvodnja, trženje, storitve d.o.o.
Sedež ali naslov: Virska cesta 1
Poštna številka: 1230
Kraj: Domžale
Matična številka: 5386438000
Zbirke zavezanca - upravljalca:

1. EVIDENCA PODATKOV O REKLAMACIJAH

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, ki reklamirajo kupljeni izdelek.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • reševanje reklamacij.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz obrazca reklamacijski zapisnik kupca: številka reklamacijskega zapisnika, poslovna enota, ime in priimek stranke, naslov, telefon, e-mail (neobvezno), naziv in šifra artikla, velikost, račun številka, datum nakupa, nakupna cena, upoštevan popust, opis reklamacije, podpis stranke in odgovorne osebe, opis rešitve reklamacije / ocena sodnega izvedenca za tekstil – usnjarstvo, datum rešitve, žig in podpis odgovorne osebe.
  • Uporabniki zbirke: • dobavitelji, • sodni izvedenec za tekstil – usnjarstvo, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Obrazci reklamacijskih zapisnikov se hranijo v prostorih prodajnih enot družbe MASS d.o.o. na različnih lokacijah po Sloveniji (30+ poslovalnic) v omarah v skladišču prodajne enote. Dostop do prostorov skladišča imajo zaposleni, ki opravljajo delo v prodajni enoti. Dostop do podatkov na obrazcih reklamacijskega zapisnika ima vodja prodajalne. V prodajalnih enotah v katere je mogoče vstopati in izstopati neposredno z ulice oziroma drugih javnih površin je vzpostavljen protivlomni sistem. V prodajalnih enotah, ki predstavljajo del večjega (trgovskega) kompleksa se protivlomno varovanje zagotavlja preko upravnika poslovne stavbe. • Obrazci reklamacijskih zapisnikov se hranijo v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do omare ima vodja maloprodaje in komercialist v oddelku maloprodaje. Dostop do podatkov ima vodja maloprodaje in komercialist v oddelku maloprodaje. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

2. EVIDENCA PODATKOV O ZAPOSLENIH DELAVCIH

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, ki imajo z upravljavcem sklenjeno pogodbo o zaposlitvi.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje pravic iz delovnega razmerja po ZDR-1, • posredovanje podatkov ZPIZ-u, ZZZS-ju, in drugim pooblaščenim uporabnikom, • vodenje obvezne dokumentacije glede delavcev, • vodenje internega imenika za lažje komuniciranje, • obdelava za potrebe inšpekcijskega nadzora.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • pogodba o zaposlitvi: ime, priimek, stalno ali začasno prebivališče, datum, EMŠO davčna, vrsta delovnega razmerja, višina plače, podpis. • potrdila o doseženi izobrazbi (diploma, magisterij oziroma maturitetno spričevalo): ime, priimek, naziv ustanove, akademski naziv, datum, kraj, ocena. • obrazec - Kadrovski podatki za zaposlitev: ime, priimek, datum in kraj rojstva, stalno bivališče, začasno bivališče, EMŠO, davčna številka, davčni urad, Banka in TRR, odtegljaji, podatki o stroških prevoza na delo (mesečna vozovnica oziroma druga oblika najcenejšega prevoza na delo), kraj, datum, podpis. • podatki z obrazca M-1: podatki o zavezancu: firma in sedež/osebno ime in prebivališče, registrska številka, EMŠO, matična številka poslovnega subjekta, podatki o zavarovancu: EMŠO, državljanstvo, priimek, ime, stalno prebivališče v tujini (naselje, ulica, hišna številka, številka in kraj pošte, država), podatki o zavarovanju: datum pričetka zavarovanja (dan, mesec, leto), podlaga za zavarovanje, delovni/zavarovalni čas zavarovanca (ur na teden), matična številka enote poslovnega subjekta, reg. številka prijave prostega delovnega mesta oz. vrste dela, številka delovnega dovoljenja, iztek zavarovalnih pogojev (dan, mesec, leto), poklicna/strokovna izobrazba, vrsta izobrazbe, področje izobrazbe, poklic, ki ga opravlja, delovno razmerje, izmensko delo, poslan v državo, vrsta invalidnosti, prostovoljno pokojninsko zavarovanje, opombe, datum izpolnitve prijave. • podatki z obrazca M-2: podatki o zavezancu: firma in sedež/osebno ime in prebivališče, registrska številka, EMŠO, matična številka poslovnega subjekta, podatki o zavarovancu: EMŠO, priimek, ime, podatki o zavarovanju: datum pričetka zavarovanja (dan, mesec, leto), podlaga za zavarovanje, delovni/zavarovalni čas zavarovanca (ur na teden), polni delovni/zavarovalni čas zavarovanca (ur na teden), vzrok prenehanja zavarovanja, datum prenehanja zavarovanja (dan, mesec, leto), opombe, datum izpolnitve odjave. • podatki z obrazca M-3: podatki o zavezancu: firma in sedež/osebno ime in prebivališče, registrska številka, EMŠO, matična številka poslovnega subjekta, podatki o zavarovancu: EMŠO, državljanstvo, priimek, ime, stalno prebivališče v tujini (naselje, ulica, hišna številka, številka in kraj pošte, država), podatki o spremembi zavarovanja: vzrok spremembe zavarovanja, datum spremembe zavarovanja (dan, mesec, leto), podatki o zavarovanju, ki se ne spreminjajo: datum pričetka zavarovanja (dan, mesec, leto), podlaga za zavarovanje, delovni/zavarovalni čas zavarovanca (ur na teden), polni delovni/zavarovalni čas zavarovanca (ur na teden), podatki o zavarovanju, ki se spreminjajo: matična številka enote poslovnega subjekta, številka delovnega dovoljenja, iztek zavarovalnih pogojev (dan, mesec, leto), poklicna/strokovna izobrazba, vrsta izobrazbe, področje izobrazbe, poklic, ki ga opravlja, delovno razmerje, izmensko delo, poslan v državo, vrsta invalidnosti, opombe, datum izpolnitve prijave. • podatki iz odločbe o invalidnosti: številka odločbe, datum odločbe, ime in priimek, datum odločbe. Datum pravnomočnosti, stopnja invalidnosti, vrsta invalidnosti, omejitve (opisno), delovni čas. • delovna knjižica: serijska številka delovne knjižice, registrska številka delovne knjižice, datum izdaje delovne knjižice, izdajatelj delovne knjižice – šifra, podatki o delovni dobi. • podatki o pooblastilih zaposlenih: številka delodajalca, ime in priimek, EMŠO, davčna številka, datum rojstva, delovno mesto, stalno prebivališče, pooblastila, ki so bila delavcu dana, datum podelitve pooblastila, začetek in konec veljavnosti pooblastila. • podatki iz aplikacije Vasco (modul plače): ime in priimek zaposlenega, matična številka, EMŠO, rojstni datum, rojstni kraj osebe. država rojstva, status osebe, državljanstvo, kartica zdravstvenega zavarovanja, sekundarni status, starost osebe, spol, strokovni naziv osebe, lokacija iz primarne razporeditve, številka sobe, lokacija, rezident, država rezidentstva, Delovno razmerje: vrsta delovnega razmerja, datum sklenitve delovnega razmerja, razlog prenehanja delovnega razmerja, datum prenehanja delovnega razmerja, datum spremembe pogodbe, podatki o invalidnosti, podatki o delovni dobi, podatki o prevozu na delo. • interni imenik zaposlenih: ime, priimek, telefonska številka.
  • Uporabniki zbirke: • ZPIZ, ZZZS, • sodišče (na zahtevo), • Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti, • pooblaščeni zdravnik (posredovanje odločbe o invalidnosti- ter določitev telesnih omejitev delavca ter prilagoditev delovnega mesta glede na ugotovljene omejitve zaposlenega), • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov o zaposlenih delavcih se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja, oseba odgovorna za obračun plače (nadomeščanje) ter direktor družbe. • Pisna zbirka podatkov o pooblastilih zaposlenih se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Elektronska zbirka podatkov o zaposlenih se nahaja na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije Vasco (modul plače). Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima oseba odgovorna za obračun plač in računovodja. Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacije Vasco je instaliran na uporabniških računih računovodje in referenta za obračun plač. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije Vasco z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

3. EVIDENCA PODATKOV O IZOBRAŽEVANJIH, IZPOPOLNJEVANJIH IN USPOSABLJANJIH

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, zaposlene pri upravljavcu, ki se udeležijo izobraževanja, izpopolnjevanja ali usposabljanja.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • obračun stroškov izobraževanja.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki na računih izvedenih izobraževanj: številka računa, znesek računa, kdaj je izobraževanje bilo, vrsta izobraževanja, podatki o izdajatelju računa, ime in priimek posameznika, ki se je udeležil izobraževanja.
  • Uporabniki zbirke: • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov stroškovnih računov se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov stroškovnih računov se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v zaklenjenih omarah ima računovodja. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

4. EVIDENCA PODATKOV O VZDRŽEVANIH DRUŽINSKIH ČLANIH

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • otroci delavcev, zaposlenih pri upravljavcu in drugi vzdrževani člani.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • za namen izračuna število dni dopusta (ob rojstvu izredna dneva dopusta ter vsakoletnega dopusta v skladu z ZDR-1), • obdarovanje otrok, • izdelava internih poročil in interne analize, • olajšava za dohodnino.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz aplikacije Vasco: ime in priimek vzdrževanega družinskega člana, rojstni datum, EMŠO, spol, davčna številka, sorodstvo z zaposlenim, državljanstvo, skrbništvo, podatki o vzdrževanju, naslov, pošta; • podatki iz Excelove tabele za namene obdarovanja otrok: poslovna enota, ime in priimek starša, ime in priimek otroka, spol, letnik rojstva otroka; • obrazec za obračun dohodnine (odbitek od plače mesečno): ime in priimek zaposlenega, davčna številka vzdrževanega družinskega člana, leto rojstva, kategorija vzdrževanega družinskega člana. • izpisek iz matičnega registra o rojstvu: priimek, ime, EMŠO, datum rojstva, spol, kraj rojstva, državljanstvo, priimek in ime očeta, priimek in ime matere; • podatki iz obrazca za obračun dohodnine - VDČ: ime in priimek, letnica rojstva, davčna številka, vrsta vzdrževanega družinskega člana.
  • Uporabniki zbirke: • FURS, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov obrazcev za obračun dohodnine - VDČ se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja, oseba odgovorna za obračun plač ter direktor družbe. • Pisna zbirka podatkov za obračun dohodnine (odbitek od plače mesečno), izpisek iz matičnega registra o rojstvu se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plač. • Elektronska zbirka podatkov iz seznama otrok za obdarovanje se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun računovodje. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Elektronska zbirka podatkov vzdrževanih družinskih članov se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije Vasco (modul plače). Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima oseba odgovorna za obračun plač in računovodja. Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacije Vasco je instaliran na uporabniških računih računovodje in referenta za obračun plač. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije VASCO z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

5. EVIDENCA PODATKOV O POŠKODBAH PRI DELU, KOLEKTIVNIH NEZGODAH IN UGOTOVLJENIH POKLICNIH BOLEZNIH

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • delavci, zaposleni pri upravljavcu, • osebe, ki na katerikoli drugi podlagi delajo pri upravljavcu (študenti, itd. po 1. točki 3. člena Zakona o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1, Ur. l. RS, št. 43/2011).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje pravic, ki jih za primer poškodb pri delu, kolektivnih nezgod, nevarnih pojavov, ugotovljenih poklicnih boleznih in bolezni v zvezi z delom določa zakonodaja, • uveljavljanje odškodninskih zahtevkov pri zavarovalnici, • reševanje zahtevkov Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije, • letne statistične analize v zvezi z nezgodami, vodenje frekvence nezgod, teže nezgod, izdelava poročila na področju varnosti.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • Obrazec za prijavo nezgode pri delu / nevarnega pojava / poklicne bolezni: podatki o nezgodi: skupno število delavcev, udeleženih v nezgodi, datum prijave, datum nezgode, ura nezgode, kje se je nezgoda pripetila, kraj nezgode, delovno okolje, delovni proces, vzrok nezgode, kratek opis nezgode; podatki o nevarnem pojavu: datum prijave, datum dogodka, ura dogodka, mesto dogodka nevarnega pojava, lokacija nevarnega pojava, vrsta nevarnega pojava, ogroženost zdravja ali življenja delavcev, opis vzroka nevarnega pojava, kratek opis dogodka; podatki o poklicni bolezni: datum verifikacije poklicne bolezni, datum priznanja invalidnosti; podatki o poškodovancu: ime in priimek, spol, državljanstvo, EMŠO oz. datum rojstva, zaposlitveni status, vrsta zaposlitve, delovni čas, poklic, ki ga opravlja, dejavnost v času nezgode, koliko ur je delal ta dan pred nezgodo, vrsta poškodbe, materialni povzročitelj nezgode, oblika poškodbe, način poškodbe, poškodovani del telesa, nudenje prve pomoči; podatki o poklicno obolelem delavcu: ime in priimek, spol, državljanstvo, EMŠO oz. datum rojstva, zaposlitveni status, vrsta zaposlitve, delovni čas, poklic, ki ga opravlja; podatki o prijavitelju: ime in priimek, telefon, delovno mesto, datum prijave poklicne bolezni; podatki o odgovorni osebi pri delodajalcu: ime in priimek, podpis; • Obrazec za prijavo poškodbe pri delu (ER-8): podatki o poškodovancu: ime, priimek, naslov bivališča, kraj, ulica, občina, spol, državljanstvo, EMŠO, zaposlitveni status, vrsta zaposlitve, delovni čas, poklic, ki ga opravlja, koliko ur je delal ta dan pred nezgodo, podatki o nezgodi: datum prijave (dan, mesec, leto), datum nezgode (dan, mesec, leto), ura nezgode, kje se je pripetila nezgoda – na običajnem delovnem mestu, na začasnem delovnem mestu v isti enoti, na službeni poti ali na delovnem mestu v drugi enoti, na poti na delo, na poti z dela, drugo; vrsta poškodbe- lažja, hujša, kolektivna, smrtna; kraj nezgode (ulica, hišna št., poštna koda, kraj), narava poškodbe, poškodovani del telesa, delovno okolje, delovni proces, specifična aktivnost v času nezgode, vzrok nezgode, način poškodbe, materialni povzročitelj, kratek opis nezgode, ali je bila nudena prva pomoč, pričakovani bolniški stalež, interno raziskavo je opravil/ jo bo opravil; podatki o prijavitelju: ime in priimek, delovno mesto, telefon; podatki s poročila osebnega zdravnika: priimek, ime in šifra zdravnika, naziv in naslov zdravstvene organizacije, ki izdaja poročilo o poškodbi, diagnoza poškodbe in šifra iz MKB, zunanji vzrok poškodbe, ali ima poškodovanec neko bolezen, ki je imela za posledico to poškodbo, ali ima poškodovanec fizične ali psihične težave, ki so vplivale na nastane poškodbe, opis dogodka po izpovedi poškodovanca, podpis zdravnika, podatki o poklicnih boleznih in zdravstvenih okvarah: zdravniško spričevalo oziroma ugotovitev o poklicnih obolenjih in o zdravstvenih okvarah, ki so navedene na Seznamu poklicnih bolezni, druga poklicna obolenja (naglušnost, zastrupitve,..), ki zmanjšujejo delovne sposobnosti fizične osebe in v čem je ta nesposobnost oziroma zahteva za razporeditev na druga dela.
  • Uporabniki zbirke: • Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije, • sodišče, sodni izvedenci, • pooblaščeni zdravnik medicine dela, • inšpektorat za delo, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov o poškodbah pri delu, kolektivnih nezgodah in ugotovljenih poklicnih boleznih se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plač ter administrator. Dostop do podatkov ima oseba odgovorna za obračun plač. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

6. EVIDENCA PODATKOV O ZDRAVSTVENIH PREGLEDIH DELAVCEV

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, zaposlene pri upravljavcu, • osebe, ki na katerikoli drugi podlagi delajo pri upravljavcu po 1. točki 3. člena Zakona o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1, Ur. l. RS, št. 43/2011), • kandidati, ki so v postopku sklenitve delovnega razmerja.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • zagotavljanje varnega delovnega okolja za delavca, • zagotavljanje nemotenega delovnega procesa, • izvajanje preventivnih, ciljanih in obdobnih zdravstvenih pregledov delavcev v skladu z Zakonom o varnosti in zdravju pri delu in podzakonskimi predpisi, • plačilo zdravstvenega pregleda.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • napotnica za predhodni preventivni zdravstveni pregled: (ime in priimek, kraj rojstva, EMŠO, naslov, izobrazba, poklic, pregled pred prvo zaposlitvijo / po prenehanju opravljanja določenega dela na določenem delovnem mestu za več kot 12 mesecev, na katerem delovnem mestu se bo zaposlil imenovani, kdaj je bila sprejeta izjava o varnosti z oceno tveganja za navedeno delovno mesto, pomembni podatki iz ocene tveganja, delovna oprema, predmeti dela, izpostavljenost tveganjem, kateri ukrepi so bili izvedeni na področju tehničnega varstva in humanizacije dela po zadnji oceni tveganja, osebna varovalna oprema, posebne zdravstvene zahteve, ki jih mora izpolnjevati delavec, zdravstvene omejitve delavca na posameznem delovnem mestu, pripombe delodajalca); • zdravniško spričevalo z oceno izpolnjevanja posebnih zdravstvenih zahtev po opravljenem predhodnem preventivnem zdravstvenem pregledu: (priimek, dekliški priimek in ime, datum rojstva, naziv delovnega mesta, na katerem bo oseba opravljala delo, datum pregleda, izpolnjuje posebne zdravstvene zahteve za navedeno delovno mesto / z naslednjimi omejitvami, začasno / trajno ne izpolnjuje posebnih zdravstvenih zahtev za navedeno delovno mesto, predlagano drugo delo, ocene izpolnjevanja posebnih zdravstvenih zahtev za navedeno delovno mesto ni mogoče podati, predlagani ukrepi na področju varnosti in zdravja pri delu); • napotnica za usmerjeni obdobni in drugi usmerjeni preventivni zdravstveni pregled: (ime in priimek, EMŠO, naslov, izobrazba, poklic, od katerega dne je oseba zaposlena pri upravljavcu, od katerega dne je oseba zaposlena na sedanjem delovnem mestu, datum zadnjega preventivnega zdravstvenega pregleda, kdaj je bila opravljena izjava o varnosti z oceno tveganja za navedeno delovno mesto, pomembni podatki iz ocene tveganja, delovna oprema, predmeti dela, izpostavljenost tveganjem, kateri ukrepi so bili izvedeni na področju tehničnega varstva in humanizacije dela po zadnji oceni tveganja, osebna varovalna oprema, posebne zdravstvene zahteve, ki jih mora izpolnjevati delavec, pripombe delodajalca); • zdravniško spričevalo z oceno izpolnjevanja posebnih zdravstvenih zahtev po opravljenem usmerjenem obdobnem ali drugem usmerjenem preventivnem zdravstvenem pregledu: (priimek, dekliški priimek in ime, datum rojstva, naziv delovnega mesta, na katerem oseba opravlja delo, datum pregleda, izpolnjuje posebne zdravstvene zahteve za navedeno delovno mesto / z naslednjimi omejitvami, začasno / trajno ne izpolnjuje posebnih zdravstvenih zahtev za navedeno delovno mesto, predlagano drugo delo, ocene izpolnjevanja posebnih zdravstvenih zahtev za navedeno delovno mesto ni mogoče podati, predlagani ukrepi na področju varnosti in zdravja pri delu); • elektronska zbirka podatkov periodike zdravstvenih pregledov (excel datoteka): ime, priimek, poslovna enota, datum opravljenega pregleda: • podatki na računih: številka računa, znesek računa, kdaj se je izvedel zdravstveni pregled, vrsta pregleda, podatki o izdajatelju računa, ime in priimek posameznika, ki se je udeležil zdravniškega pregleda (če je to navedeno v računu).
  • Uporabniki zbirke: • pooblaščeni zdravnik medicine dela, • inšpektor za delo, • ZPIZ, • Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov o zdravstvenih pregledih delavcev se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja, oseba odgovorna za obračun plač (nadomeščanje) ter direktor družbe. • Pisna zbirka podatkov stroškovnih računov se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov stroškovnih računov se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v zaklenjenih omarah ima računovodja. • Elektronska zbirka podatkov periodike zdravstvenih pregledov se v obliki excel datoteke hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun vodja maloprodaje. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

7. EVIDENCA PODATKOV O OPRAVLJENEM USPOSABLJANJU ZA VARNO DELO IN PREIZKUSIH PRAKTIČNEGA ZNANJA

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, zaposlene pri upravljavcu, • osebe, ki na katerikoli drugi podlagi delajo pri upravljavcu po 1. točki 3. člena Zakona o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1, Ur. l. RS, št. 43/2011).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izobraževanje in seznanjanje delavcev z novostmi na področju varnosti in zdravja pri delu in požarne varnosti, • zagotavljanje ukrepov za varnost in zdravje pri delu v skladu z Zakonom o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1, Ur. l. RS, št. 43/2011).
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz potrdil o usposabljanjih: naziv stroškovnega mesta, šifra zaposlenega, ime in priimek, delovno mesto, ime in priimek nadrejenega zaposlenega, vrsta usposabljanja, datum in intervali izobraževanja, opombe. • podatki iz zbirka podatkov o intervalu usposabljanj za varno delo in preizkusih praktičnega znanja (excel datoteka): ime, priimek, poslovna enota, datum opravljenega izpita.
  • Uporabniki zbirke: • ZZZS, • Inšpektorat za delo, • policija, • sodišče, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov o usposabljanjih za varno delo in preizkusih praktičnega znanja se hrani v prostorih prodajnih enot družbe MASS d.o.o. na različnih lokacijah po Sloveniji (30+ poslovalnic). Podatki so za potrebe inšpekcijskega nadzora shranjeni v omarah v skladišču prodajne enote. Dostop do prostorov skladišča imajo zaposleni, ki opravljajo delo v prodajni enoti. Dostop do podatkov o usposabljanjih za varno delo in preizkusih praktičnega znanja ima vodja prodajalne. V prodajalnih enotah v katere je mogoče vstopati in izstopati neposredno z ulice oziroma drugih javnih površin je vzpostavljen protivlomni sistem. V prodajalnih enotah, ki predstavljajo del večjega (trgovskega) kompleksa se protivlomno varovanje zagotavlja preko upravnika poslovne stavbe. • Pisna zbirka podatkov o usposabljanjih za varno delo in preizkusih praktičnega znanja se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne ima računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima vodja maloprodaje, oseba odgovorna za obračun plač ter direktor. • Elektronska zbirka podatkov o intervalu usposabljanj za varno delo in preizkusih praktičnega znanja se v obliki excel datoteke hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun vodja maloprodaje. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

8. EVIDENCA PODATKOV O ISKALCIH ZAPOSLITVE

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • osebe, ki se prijavijo na objavljeno prosto delovno mesto, • osebe, ki pošljejo prošnjo za zaposlitev samoiniciativno.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • osebe, ki se prijavijo na razpis za razpisano delovno mesto: izbira kandidata na objavljeno prosto delovno mesto, • osebe, ki pošljejo prošnjo za zaposlitev samoiniciativno: evidentiranje oseb, ki iščejo zaposlitev zaradi morebitnih potreb upravljavca po zaposlitvi oseb z izobrazbo oziroma delovnimi izkušnjami, ki ustrezajo iskalcu zaposlitve.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki o osebah, ki pošljejo ponudbo za zaposlitev: ime in priimek, naslov, telefonska številka, dosežena izobrazba pretekle zaposlitve, osebna predstavitev, dokazila o izobrazbi, priporočila, fotografije in drugi podatki, ki jih posameznik posreduje ob pošiljanju ponudbe za zaposlitev, • podatki o osebah, ki se prijavijo na razpisano delovno mesto: opis dosedanjih izkušenj, pridobljen poklic, popoln naslov bivanja, kontakt, telefonska številka, razlog za prijavo na razpisano delovno mesto.
  • Uporabniki zbirke: • zunanja kadrovska agencija, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Elektronska zbirka podatkov o kandidatih za zaposlitev se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko poštnega odjemalca. Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru posebne mape poštnega odjemalca ima vodja maloprodaje. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni poštnega odjemalca z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

9. EVIDENCA PODATKOV O OSEBAH, KI OPRAVLJAJO DELO NA PODLAGI NAPOTNICE POOBLAŠČENE ORGANIZACIJE, KI OPRAVLJA DEJAVNOST POSREDOVANJA DELA DIJAKOM IN ŠTUDENTOM

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • osebe, ki opravljajo delo na podlagi napotnice pooblaščene organizacije, ki opravlja dejavnost posredovanja dela dijakom in študentom.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • plačilo študentskega dela, • izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje pravic iz naslova dela na podlagi napotnice.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz Excelove tabele za obračun študentskih ur po poslovalnicah: število ur, poslovalnica; • podatki iz študentske napotnice: naziv oziroma ime agencije z navedbo podružnice oziroma organizacijske enote, kjer se izdaja napotnica, številka napotnice, naziv naročnika, ime, priimek, rojstni datum, EMŠO, davčna številka in naslov stalnega ali začasnega prebivališča napotene osebe, naziv izobraževalne organizacije, vrsta dela, ki ga bo opravljala napotena oseba, datum pričetka in končanja dela, rok plačila računa, rok nakazila prejemka, datum in kraj izdaje napotnice, število opravljenih ur, urna postavka, številka napotnice; • podatki iz obračunskega lista: naziv delodajalca, številka napotnice, priimek, ime, termin dela (od-do), število ur, cena ure, znesek (po napotnici oziroma terminu dela), znesek skupaj); • podatki na računih: številka računa, znesek računa, datum opravljanja storitve, ime in priimek posameznika, ki je opravljal študentsko delo, znesek napotnice;
  • Uporabniki zbirke: • ZZZS, • FURS, • študentski servisi, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov iz študentskih napotnic, obračunskega lista in evidence prisotnosti se hrani v prostorih prodajnih enot družbe MASS d.o.o. na različnih lokacijah po Sloveniji (30+ poslovalnic). Podatki so shranjeni v omarah v skladišču prodajne enote. Dostop do prostorov skladišča imajo zaposleni, ki opravljajo delo v prodajni enoti. Dostop do podatkov o usposabljanjih za varno delo in preizkusih praktičnega znanja ima vodja prodajalne. V prodajalnih enotah v katere je mogoče vstopati in izstopati neposredno z ulice oziroma drugih javnih površin je vzpostavljen protivlomni sistem. V prodajalnih enotah, ki predstavljajo del večjega (trgovskega) kompleksa se protivlomno varovanje zagotavlja preko upravnika poslovne stavbe. • Pisna zbirka podatkov (obračunski list) in evidenca prisotnosti študentov se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne ima računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima oseba odgovorna za obračun plač. • Elektronska zbirka podatkov o število študentskih ur po poslovalnicah se v obliki excel datoteke hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun osebe odgovorne za obračun plač. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

10. EVIDENCA PODATKOV O IZVAJANJU STROKOVNE PRAKSE ŠTUDENTOV IN DIJAKOV

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • študentje, napoteni s strani visokošolskih zavodov, • dijaki, napoteni s strani srednješolskih zavodov.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • obračun stroškov strokovne prakse študentov in dijakov, • nadzor nad delom študentov in dijakov, ki opravljajo strokovno prakso.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz pogodb o izvajanju strokovne prakse: ime in priimek, izobraževalna ustanova, smer, letnik, število ur prakse, davčna številka, EMŠO, TRR, pravice in obveznosti pogodbenih strank, datum, višina nagrade; • dnevnik delovnih ur: ime in priimek, izobraževalna ustanova, smer, letnik, perioda prakse, odobritev KK, kontakt, število opravljenih ur;
  • Uporabniki zbirke: • izobraževalna institucija, • FURS, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov iz pogodbe o izvajanju strokovne praske se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov iz pogodbe o izvajanju strokovne praske se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v zaklenjenih omarah ima računovodja. • Elektronska zbirka podatkov iz pogodbe o izvajanju strokovne prakse se nahaja na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije Vasco (modul honorar). Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima računovodja. Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacije Vasco je instaliran na uporabniških računih računovodje. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije Vasco z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

11. EVIDENCA PODATKOV O IZRABI DELOVNEGA ČASA

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, ki imajo sklenjeno delovno razmerje z upravljavcem in študentje, ki opravljajo delo pri upravljavcu na podlagi napotnice pooblaščene organizacije, ki opravlja dejavnost posredovanja dela dijakom in študentov, pogodbeni sodelavci, ki opravljajo delo pri upravljavcu, osebe, ki opravljajo strokovno prakso.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • evidentiranje podatkov o izrabi delovnega časa delavcev in časa dela delavcev, ki delajo na drugih pravnih podlagah, za obračun izplačil.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz aplikacije Registrator delovnega časa: ime, priimek, številka kartice, objekt v katerem se beleži delovni čas (skladišče / uprava), čas in datum, tip izhoda, tip odsotnosti, (službena pot, poslovna pot, dopusti, bolniške, drugo). • podatki iz bolniškega lista: ime in priimek, naslov, vrsta odsotnosti (bolezen/poškodba), prvi dan zadržanosti, obdobje za katerega se izdaja bolniški list, ime in priimek zdravnika; • podatki o izrabi delovnega časa zaposlenih v upravi: ime, priimek, število ur, mesec, leto;
  • Uporabniki zbirke: • Inšpektorat za delo, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov iz bolniškega lista se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov imata računovodji in oseba odgovorna za obračun plač. • Pisna zbirka podatkov iz bolniškega lista se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v zaklenjenih omarah ima računovodja. • Elektronska zbirka podatkov o izrabi delovnega časa zaposlenih v upravi se v obliki excel datoteke hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun računovodje. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Elektronska zbirka podatkov o izrabi delovnega časa se nahaja na podatkovnem polju posebnega strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije Registrator delovnega časa. Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima administrator in komercialist (pomočnik direktorja). Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacijo Registrator delovnega časa je instaliran na uporabniškem računu administratorja in komercialista. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije Registrator delovnega časa z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

12. EVIDENCA PODATKOV O PLAČAH, POTNIH NALOGIH IN DRUGIH MESEČNIH IZPLAČILIH

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • osebe, ki imajo sklenjeno pogodbo o zaposlitvi z upravljavcem.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • obračun in nakazilo plač za osebe, ki imajo sklenjeno pogodbo o zaposlitvi pri upravljavcu, • izplačilo jubilejnih nagrad, • mesečno poročanje za dohodnino, • poročanje za dodatno pokojninsko zavarovanje, • posredovanje podatkov na ZZZS, • izdelovanje internih poročil, • povračila stroškov.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • izhodišče po kateri se plača obračuna, stalni dodatki, ki so vezani na pogodbo, podatki o fiksnem minulem delu, podatki o stalnosti, stroškovno mesto, delovno mesto, zaposleni za polovični/polni delovni čas, ima pogodbo sklenjeno individualno ali kolektivno pogodbo o zaposlitvi, podatek o dohodku v preteklem letu (za posameznike, ki imajo refundacijo), vrsta olajšave, ki jo delavec uveljavlja, podatek o vzdrževanih družinskih članih (ime, priimek, davčna številka, EMŠO), vrsta prispevkov, ki jih upravljavec plačuje, ime in priimek, naziv delovnega mesta, stroškovno mesto, matična številka zaposlenega, število delovnih ur, višina mesečne plače, dodatki k plači, odstotek stimulacije, ure nadomeščanja, EMŠO, davčna številka, številka transakcijskega računa, vključitev v pokojninski steber, naslov, datum rojstva, spol, predhodna delovna doba, delovna doba v podjetju; • podatki iz aplikacije Vasco (modul plače): šifra, ime, priimek, ulica, mesto, država, EMŠO, rojstni datum, davčna, spol, davčni urad, občina, krajevna skupnost, opis delovnega mesta, stroškovno mesto, banka, TRR, predhodna delovna doba, delovna doba v MASS, Enota M4, plačni razred, projekt SM2, projekt SM3, tarifni razred, prva zaposlitev, pogodba o zaposlitvi (od-do), datum vstopa, datum izstopa, individualna pogodba, dobiva plačo; strokovna usposobljenost, olajšava dohodnine, število vzdrževanih otrok, število otrok s posebno nego, število vzdrževanih družinskih članov, zaposlitev po ZUTD, Dodatne olajšave, osebna olajšava, posebna mesečna olajšava, dodatna mesečna olajšava, izplačilo iz TRR, priprava vrsta obračuna, privzeta oblika obračunskega lista, ugodnosti mednarodne pogobe, številka mednarodne pogodbe, naslov, pošta, država rezidenstva, država dela v tujini, indeks stroškov OZN za delo v tujini, enota ZAP/M, tarifni razred, stopnja izobrazbe, končana izobrazba, vrsta delovnega razmerja, vzrok izstopa, invalidnost; • podatki iz aplikacije Vasco (modul glavna knjiga): ime, priimek, TRR, obdobje, znesek; • potni nalog: davčna št., priimek in ime, naslov stalnega bivališča, delovno mesto, naloga, relacija, podatki o avtomobilu (tip vozila, reg. št. osebnega vozila), plačnik potnih stroškov, odhod, prihod, število prevoženih kilometrov, parkirnina, ostali stroški, akontacija, podpis, ime in priimek nadrejenega, dokazila o stroških; • izračun jubilejnih nagrad in odpravnin pri odhodu: šifra zaposlenega, podatki o plači (povprečje zadnjih treh mesecev), delovna doba, delovna doba v podjetju. • podatki za izplačilo dodatne stimulacije: ime, priimek, podatki o plači, stimulacij, stimulacija dodatno;
  • Uporabniki zbirke: • AJPES, • ZPIZ, • ZZZS, • FURS, sodišče, • Center za socialno delo, Zavod za zaposlovanje, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov za potrebe obračuna mesečnih stroškov (Plačilni list, Obrazec za obračun dohodnine, Potrdilo o stalnem prebivališču, Izpis jubilantov, Stroški prevoza na delo, Malica, Odtegljaji, Prepovedi, Izvršbe, Izraba delovnega časa, Potni nalogi) se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imata računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov imata računovodji in oseba odgovorna za obračun plač. • Pisna zbirka podatkov za potrebe obračuna mesečnih stroškov se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v zaklenjenih omarah ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov iz potnih nalogov se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov iz potnih nalogov se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v zaklenjenih omarah ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov za izračun jubilejnih nagrad in odpravnin pri odhodu se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov za izračun jubilejnih nagrad in odpravnin pri odhodu se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v zaklenjenih omarah ima računovodja. • Elektronska zbirka podatkov za izračun jubilejnih nagrad in odpravnin pri odhodu se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun računovodje. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Elektronska zbirka podatkov za izplačilo dodatne stimulacije se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun računovodje. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Elektronska zbirka podatkov za potrebe obračuna mesečnih stroškov se nahaja na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije Vasco (modul plače). Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima oseba odgovorna za obračun plač in računovodja. Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacije Vasco je instaliran na uporabniških računih računovodje in referenta za obračun plač. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije Vasco z uporabniškim imenom in geslom. • Elektronska zbirka podatkov za potrebe izvedbe plačila na banki se nahaja na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije Vasco (modul glavna knjiga). Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima oseba odgovorna za obračun plač in računovodja. Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacije Vasco je instaliran na uporabniških računih računovodje in referenta za obračun plač. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije Vasco z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

13. EVIDENCA PODATKOV O UPORABI TELEFONA, MOBILNEGA TELEFONA, AVTOMOBILA OZ. DRUGIH SREDSTEV DANIH V UPORABO

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • zaposleni katerim je bila dana pravica uporabljati sredstva dana v uporabo (tudi v zasebne namene).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • evidentiranje in morebitno uveljavljanje terjatev zoper zaposlene, katerim je bilo dano sredstvo v uporabo, • nadzor nad delom zaposlenih in analiza stroškov povezanih z uporabo sredstev.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki na računih: številka računa, znesek računa, vrsta storitve, podatki o izdajatelju računa, ime in priimek posameznika, ki je koristil posamezno sredstvo (če je to navedeno v računu). • podatki o uporabnikih službenih/najetih/oddanih avtomobilov: ime in priimek, destinacije, datum koriščenja službenega vozila, prevoženi kilometri, podatki o nakupu goriva, vrsta službenega vozila.
  • Uporabniki zbirke: • FURS, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov stroškovnih računov se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov stroškovnih računov se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v omarah ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov podatki o uporabnikih službenih/najetih/oddanih avtomobilov se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imata računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

14. EVIDENCA PODATKOV O NAJEMNIKIH AVTOMOBILOV

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • zaposleni, s katerimi se sklene pogodba o najemu vozila, • osebe ali zaposlene pri osebah, s katerimi ima družba MASS d.o.o. sklenjeno pogodbo o poslovnem sodelovanju;
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • za oddajo vozil zaposlenim, osebam ali zaposlenim pri osebah s katerimi ima družba MASS d.o.o. sklenjeno pogodbo o poslovnem sodelovanju ter s tem povezanim obračunom stroškov.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • pogodba o najemu vozila: ime, priimek, naslov prebivališča, podatki o vozilu, znesek najema; • podatki na računih za najeto vozilo: številka računa, znesek računa, vrsta storitve, podatki o izdajatelju računa, ime in priimek posameznika, ki je najel avtomobil, podatki o avtomobilu, mesec, datum;
  • Uporabniki zbirke: • FURS, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov iz pogodbe o najemu se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imata računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Pisna zbirka računov izdanih na podlagi pogodbe o najemu se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Pisna zbirka računov izdanih na podlagi pogodbe o najemu se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v omarah ima računovodja. • Elektronska zbirka podatkov iz računov izdanih pogodbe o najemu se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun računovodje. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

15. EVIDENCA PODATKOV O AVTORSKIH, PODJEMNIH IN DRUGIH POGODBAH

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, ki za upravljavca opravljajo dela in dobavljajo storitve na podlagi avtorskih, podjemnih in drugih pogodb (razen pogodbe o zaposlitvi).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izvajanje plačila po pogodbi, • izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje pravic iz avtorskih, podjemnih in služnostnih pogodb, • hramba dokumentacije zaradi zahtev zakonodaje, • poročanje FURS.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • avtorska pogodba: ime priimek, datum rojstva, davčna številka, naslov, transakcijski račun, šifra izpostave davčnega urada, predmet pogodbe, pogodbeni znesek, čas izvedbe, rok izplačila, EMŠO; • podjemna pogodba: ime in priimek, datum rojstva, davčna številka, naslov, transakcijski račun, šifra izpostave davčnega urada, predmet pogodbe, pogodbeni znesek, čas izvedbe, rok izplačila, EMŠO; • račun za plačilo po pogodbi / obvestilo o izplačilu: vrsta storitve, številka računa, ID številka za DDV, kraj, datum, datum opravljene storitve, rok plačila, sklic za plačilo, številka transakcijskega računa, merska količina, enota, znesek; • podatki iz aplikacije Vasco (modul honorar): šifra delavca, ime, priimek, naziv, naslov, poštna številka, država, EMŠO, datum rojstva, davčna številka, davčni zavezanec, izpostava davčneg urada, nakazilo honorarja na, banka, TRR, e-pošta, telefonska številka; • Podatki z obrazca M12: podatki o zavezancu: firma in sedež/ osebno ime in prebivališče zavezanca, registrska številka; podatki o zavarovanju in zavarovani osebi: razlog za zavarovanje, podlaga zavarovanja, EMŠO, priimek, ime, datum pričetka, datum prenehanja, vzrok, kraj, datum, vložnik. • Izjava zavarovanca za opravljanje dela na podlagi drugega pravnega razmerja: ime, priimek, naslov, davčna številka, izjava o statusu sopogodbenika, datum, podpis;
  • Uporabniki zbirke: • FURS, • na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka avtorskih, podjemnih in drugih pogodb se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Pisna zbirka avtorskih, podjemnih in drugih pogodb se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v omarah ima računovodja. • Elektronska zbirka podatkov iz pogodbe o izvajanju strokovne prakse se nahaja na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije Vasco (modul honorar). Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima računovodja. Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacije Vasco je instaliran na uporabniških računih računovodje. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije Vasco z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

16. EVIDENCA PODATKOV O PRAVICAH VSTOPA

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, ki imajo sklenjeno pogodbo o zaposlitvi z upravljavcem, • fizične osebe, ki opravljajo delo v poslovnih prostorih upravljavca na podlagi napotnice pooblaščene organizacije, ki opravlja dejavnost posredovanja dela dijakom in študentom, • napoteni delavci, • nekateri pogodbeni zunanji izvajalci.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • omogočanje dostopa do prostorov upravljavca.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • aplikacija Registrator dostopov: ime in priimek posameznika, številka kartice, datum vstopa, vstopna točka posameznika (cona poslovnih prostorov), datum izstopa, uspešnost akcije. • evidenca imetnikov šifre za izklop alarmnega sistema in ključev za dostop do posameznih prostorov: ime in priimek posameznika, šifra, prostor, datum, podpis;
  • Uporabniki zbirke: • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov o imetnikih šifre za izklop alarmnega in ključev za dostop do posameznih prostorov se hrani v registratorju v ognjevarni kovinski omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja in komercialist v oddelku maloprodaje. • Elektronska zbirka podatkov o pravicah vstopa se nahaja na podatkovnem polju posebnega strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije Registrator dostopov. Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima administrator in komercialist (pomočnik direktorja). Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacijo Registrator dostopov je instaliran na uporabniškem računu administratorja in komercialista. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije Registrator dostopov z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

17. EVIDENCA PODATKOV O GIBANJU FIZIČNIH OSEB PO POSLOVNIH PROSTORIH UPRAVLJAVCA

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, ki imajo sklenjeno pogodbo o zaposlitvi z upravljavcem, • fizične osebe, ki opravljajo delo v poslovnih prostorih upravljavca na podlagi napotnice pooblaščene organizacije, ki opravlja dejavnost posredovanja dela dijakom in študentom, • nekateri pogodbeni zunanji izvajalci.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • evidentiranje vstopa zaradi spremljanja morebitnih varnostnih incidentov, izvajanja disciplinskih postopkov proti zaposlenimi in vlaganja morebitnih odškodninskih tožb proti zaposlenim, študentom, zunanjim izvajalcem, obiskovalcem in tretjim osebam.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • aplikacija Registrator dostopov: ime in priimek posameznika, številka kartice, datum vstopa, vstopna točka posameznika (cona poslovnih prostorov), datum izstopa, uspešnost akcije.
  • Uporabniki zbirke: • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Elektronska zbirka podatkov o gibanju fizičnih oseb po poslovnih prostorih se nahaja na podatkovnem polju posebnega strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije Registrator dostopov. Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima administrator in komercialist (pomočnik direktorja). Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacijo Registrator dostopov je instaliran na uporabniškem računu administratorja in komercialista. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije Registrator dostopov z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

18. EVIDENCA PODATKOV O PREJETI IN POSLANI POŠTI

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • posamezniki, ki posredujejo pošto na naslov upravljavca, • posamezniki, katerim upravljavec pošilja pošto.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • evidentiranje poslane in prejete pošte.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz elektronske zbirke podatkov o prejeti in poslani pošti: Prejeta pošta: datum prejema, pošiljatelj, zadeva, naslovnik, oseba, kateri je bila posredovana pošta, tip pošte (navadno, priporočeno, uradno), oznaka pošte; Prejeti računi: datum prejema, pošiljatelj, naslovnik, številka računa, datum računa, znesek računa; Poslana pošta: datum oddaje, naslovnik, naslov, oseba, zadeva, oznaka (navadno, priporočeno), ime in priimek zaposlenega, ki je pošto oddal;
  • Uporabniki zbirke: • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Elektronska zbirka podatkov o prejeti in poslani pošti se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun administratorja. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

19. EVIDENCA PODATKOV O OSEBAH, KI SO NAPOTENE NA DELO

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • osebe, ki so napotene na delo k upravljavcu
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izpolnjevanje pogodbenih obveznosti z osebami napotenimi na delo.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki o izrabi delovnega časa: ime, priimek, prisotnost (datum in ura), delovno mesto;
  • Uporabniki zbirke: • agencija, ki opravlja dejavnost zagotavljanja dela delavcev drugemu delodajalcu in upravljavcem • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov o izrabi delovnega časa oseb napotenih na delo preko agencije se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov o izrabi delovnega časa oseb napotenih na delo preko agencije se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v prostorih arhiva v kletnih prostorih upravne stavbe. Arhiv je stalno zaklenjen, nameščena je protivlomna ključavnica. Dostop do arhiva ima računovodja in oseba odgovorna za obračun plače. Dostop do podatkov shranjenih v zaklenjenih omarah ima računovodja. • Pisna zbirka podatkov o izrabi delovnega časa oseb napotenih na delo preko agencije se hrani v registratorjih v zaklenjenih omarah v pisarni vodje skladišča v pritličju skladišča. Dostop do pisarne imajo zaposleni v skladišču. Dostop od podatkov ima vodja skladišča. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

20. EVIDENCA PODATKOV O ELEKTRONSKI POŠTI

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • posamezniki, ki uporabljajo elektronsko pošto (zaposleni, študentje, praktikanti, napoteni delavci) za namene izpolnjevanja obveznosti iz delovnega razmerja.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • uporaba elektronske pošte posameznikov, ki izpolnjujejo delovne obveznosti pri upravljavcu.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki o uporabnikih elektronske pošte: ime in priimek, naslov elektronske pošte, datum dodelitve elektronske pošte, datum konca uporabe elektronske pošte, geslo;
  • Uporabniki zbirke: • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Elektronska zbirka podatkov o uporabnikih elektronske pošte se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun komercialista (pomočnik direktorja). Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

21. EVIDENCA PODATKOV O UPORABNIKIH BLAGAJN

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • delavci, ki uporabljajo blagajne in izdajajo račune.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izdaja računa v skladu z predpisi o davčnem potrjevanju računov.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz aplikacije SNAP: ime in priimek, davčna številka, identifikacijska oznaka zaposlenega, datum, ura;
  • Uporabniki zbirke: • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Elektronska zbirka podatkov o izdanih računih se nahaja na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije SNAP. Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije imajo zaposleni v trgovini (vpogled v zgodovino izdanih računov po uporabniku), zaposleni na oddelku komerciale, skladišča, dobave, računovodstva (sorazmerno z dodeljenimi delovnimi obveznostmi), komercialist/pomočnik direktorja (neomejen dostop). Omejitve dostopa so natančneje opisane v okviru seznama dodeljenih pravic po uporabniku oziroma skupini uporabnikov v nastavitvah aplikacije. Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije SNAP z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

22. EVIDENCA PODATKOV O PREJEMNIKIH ELEKTRONSKIH NOVIC

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • člani MASS kluba (posamezniki, ki so posredovali elektronski naslov ali telefonsko številko za namene obveščanja o aktualnih promocijskih oziroma prodajnih akcijah in podobni vsebini komercialne narave)
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • obveščanja o aktualnih promocijskih oziroma prodajnih akcijah in podobni vsebini komercialne narave.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • Prijave za obveščanje po SMS: mobilna številka, datum pošiljanja, datum odjave, naslov sporočila, vsebina sporočila; • Prijave za obveščanje po elektronski pošti: elektronski naslov, datum pošiljanja, datum odjave, naslov sporočila, vsebina sporočila;
  • Uporabniki zbirke: • obveščanja o aktualnih promocijskih oziroma prodajnih akcijah in podobni vsebini komercialne narave.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Elektronska zbirka podatkov o elektronskih naslovih prejemnikov e-novic se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun asistenta v marketingu in asistent v marketingu (b). Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Elektronska zbirka podatkov o mobilnih številkah prejemnikov e-novic se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun asistenta v marketingu in asistent v marketingu (b). Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • Osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

23. EVIDENCA PODATKOV O NAGRADNIH IGRAH, KI JIH ORGANIZIRA UPRAVLJAVEC

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • sodelujoči v nagradni igri in nagrajenci.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • posredovanje e-ponudbe oz. e-novic, • sodelujoči: - izvedba nagradne igre, - obveščanje o rezultatih žrebanja in o prejemnikih nagrad, • nagrajenci: - prijava dohodnine davčnemu uradu, - dokazovanje istovetnosti.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki o sodelujočih v nagradnih igrah: elektronska pošta / telefonska številka. • obrazec za nagrajence: ime, priimek, naslov, davčna številka, izpostava davčnega urada, EMŠO, državljanstvo, kontaktni podatki, opis nagrade, protivrednost nagrade; • zapisnik o izvedbi nagradne igre: datum in kraj žrebanja, ime in priimek članov komisije, način sodelovanja, podatek o nagrajencu (številka, ime, priimek, telefonska številka, datum zapisnika), podatki iz osebne kartice, številka obutve, mesto prevzema; • aplikacija Vasco (modul honorar): ime, priimek, naslov, davčna številka, EMŠO, državljanstvo, opis nagrade, protivrednost nagrade;
  • Uporabniki zbirke: • zunanja revizijska hiša, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov iz obrazca za nagrajence in zapisnik o izvedbi nagradne igre se hrani v registratorju v omari v 1. nadstropju upravne stavbe v prostorih finančno računovodske službe. Dostop do pisarne imajo računovodja, oseba odgovorna za obračun plače ter administrator. Dostop do podatkov ima računovodja. • Elektronska zbirka podatkov o sodelujočih v nagradnih igrah se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun asistenta v marketingu. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Elektronska zbirka podatkov iz zapisnika o izvedbi nagradne igre se hrani na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi. Podatkovna baza je shranjena v mapi za skupno rabo. Pravice dostopa do podatkov je urejeno za uporabniški račun asistenta v marketingu. Podatkovna baza je dostopna preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows z uporabniškim imenom in geslom. V času odsotnosti zaposlenega se delovna postaja zaklene, nastavljena je funkcija samodejnega zaklepanja delovne postaje v primeru daljše neaktivnosti. • Elektronska zbirka podatkov iz obrazca za nagrajence se nahaja na podatkovnem polju strežnika, ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije Vasco (modul honorar). Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima računovodja. Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacije Vasco je instaliran na uporabniških računih računovodje. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije Vasco z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Replika podatkov shranjenih na strežniku v strežniški sobi se zagotavlja s pomočjo strežnikov, nameščenih v strežniški omari v prostorih skladišča. Podatki se posodabljajo v krajših vnaprej določenih intervalih (cca. 10 min). Strežniška omara je stalno zaklenjena. Dostop do strežniške omare ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Varnostne kopije podatkov shranjenih na podatkovnih poljih strežnika se samodejno izdelujejo dnevno (v nočnem času). Varnostne kopije se hranijo podatkovnem polju enote za shranjevanje podatkov, ki je stalno priključena na mrežo (NAS). Enota za shranjevanje podatkov je nameščen v strežniški omari v strežniški sobi. Dostop do podatkov shranjenih na enoti za shranjevanje ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • Osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

24. EVIDENCA PODATKOV O IZVAJANJU VIDENADZORA

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, ki dostopajo do prostorov nad katerimi se izvaja videonadzor.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • varovanje premoženja, zaposlenih ter poslovnih skrivnosti.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • videoposnetki: slika, datum in ura vstopa oz. izstopa v poslovni prostor.
  • Uporabniki zbirke: • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Elektronska zbirka podatkov o videoposnetkih se nahaja na podatkovnem polju posebnega strežnika (sestoji iz dveh strežnikov), ki je nameščen v strežniški sobi, podatkovna baza je dostopna preko aplikacije za dostop do videoposnetkov. Dostop do baze podatkov shranjenih v okviru aplikacije ima komercialist (pomočnik direktorja). Dostop do podatkov je možen preko katerekoli delovne postaje, ki je na strežniku registrirana, s pomočjo RDP (Remote Desktop Protocol) sistema za dostop do namizja registriranega uporabnika. Klient za aplikacijo dostop do posnetkov videonadzora je instaliran na uporabniškem računu administratorja in komercialista. Dostop do podatkov je zaščiten na ravni informacijskega sistema Windows in na ravni aplikacije dostop do posnetkov videonadzora z uporabniškim imenom in geslom. • Strežniška soba je vzpostavljena v pritličju upravne stavbe, do katere je mogoče dostopati s hodnika, ki vodi do stranskega vhoda oziroma izhoda v upravno stavbo. Strežniška soba je stalno zaklenjena, na vratih je nameščena protivlomna ključavnica. V prostoru je nameščen senzor za zaznavanje gibanja, zaznavanje dima in senzor za zaznavanje spremembe temperature. Sistem za hlajenje prostora je ločen od centralnega prezračevalnega sistema. Tehnične naprave so dvignjene od tal. Dostop do strežniške sobe ima vzdrževalec stavbe, komercialist (pomočnik direktorja), vodja komerciale, predstavnik zunanje službe za podporo IT. Dostop do podatkov shranjenih na strežniku ima komercialist (pomočnik direktorja) in predstavnik zunanje službe za podporo IT. • Poslovni prostori na Virski cesti 1 v Domžalah so tehnično in organizacijsko varovani. Objekt s pripadajočimi parcelami je obdan z visoko ograjo. Vstop v in izhod iz varovanega območja je urejen na severni strani, v smeri slepe ulice z dovozom na Virsko cesto. Vstopanje v varovano območje je mogoče v delovnem času in je za zaposlene urejeno z magnetno kartico. Posamezni zaposleni z nestalnim delovnim časom (7.30 – 16.30) in katerim je dodeljena šifra za izklop protivlomnega sistema lahko vstopijo v oziroma izstopijo iz poslovnih prostorov tudi izven delovnega časa. Pogodbeni sodelavci vstopajo v skladu s pooblastili danimi v pogodbi oziroma na drug primeren način. Obiskovalci lahko vstopajo in izstopajo ob predhodni najavi in zgolj ob spremstvu zaposlenega. Na vhodu v poslovne prostore je na varnostni ograji, ki obdaja poslovne prostore vzpostavljena pristopna kontrola. Poslovni prostori so pod videonadzorom. • Postopek varovanja je podrobneje opisan v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • Osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:
Nazaj na seznam