Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Pregled zbirk

+ -

Zavezanec

Pravna oblika zavezanca: Pravna oseba
Ime in priimek (za s.p. in fizične osebe):
Naslov (dejavnosti ali stalnega prebivališča):
Naziv ali firma: HYPO Alpe-Adria-Leasing, družba za financiranje d.o.o.
Sedež ali naslov: Dunajska cesta 117
Poštna številka: 1000
Kraj: Ljubljana
Matična številka: 6395970000
Zbirke zavezanca - upravljalca:

1. ZBIRKA PODATKOV O ZAPOSLENIH

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: - zaposleni v družbi HYPO Leasing d.o.o., - kandidati na razpisana delovna mesta.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: - za obračunavanje in izvajanje izplačila plač ter drugih prejemkov zaposlenih, - za statistična raziskovanja, - za uveljavljanje pravic zaposlenega, na katerega se podatki nanašajo, - za druge uradne namene (evidence).
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: - priimek in ime, EMŠO, davčna številka, davčna izpostava, kraj, občina in država rojstva, stalno in začasno prebivališče, telefonska številka, - poklic, šolska izobrazba in strokovna izobrazba, - naziv delovnega mesta, - zavarovalna doba, - podatki o urah: opravljeni polni, polovični, krajši delovni čas, o letnem dopustu, o praznikih, o strokovnem izobraževanju in drugo (porodniški dopust, starševski dopust), - podatki o sklenitvi kolektivnega nezgodnega zavarovanja in plačilu premije, - podatki o dodatnem zdravstvenem zavarovanjum, - podatki o višini mesečne plače, dodatkih, stroških in drugih izplačilih (regres, solidarnostna pomoč, jubilejne nagrade, odpravnine, ostale nagrade, drugo), - podatki o količnikih kot podlagi za izračun plače in drugih prejemkov.
  • Uporabniki zbirke: - Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije, - Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije, - Zavod za zaposlovanje Slovenije, - Družba za varovanje Sintal d.o.o. - varstvo pri delu in požarna varnost - Diagnostični center Clarus d.o.o. - zdravstveni pregledi zaposlenih.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se vodijo ročno in računalniško. Evidenca o zaposlenih se hrani v kadrovskih mapah, ki se nahajajo v arhivu v ognje varnih omarah, ki so stalno zaklenjene. Odklenejo se le takrat, ko jih kadrovska služba potrebuje. Ključi se nahajajo v pisarni kadrovske službe v predalniku, ki se ob odhodu zaposlene na tem oddelku zaklene. Določene evidence o zaposlenih se hranijo tudi v fasciklih, ki se nahajajo v stekleni omari v pisarni kadrovske službe. Omara je čez dan odklenjena, ob odhodu se zaklene. Dostopu do računalniško vodenih podatkov kadrovske evidence je zavarovan preko vstopne kode in certifikata, ki je nameščen na lokalnem disku. Prostor, v katerem se nahaja zbirka osebnih podatkov ter strojna in aplikativna programska oprema, ki je namenjena za obdelavo osebnih podatkov, je varovana s fizičnimi (ločen prostor) ukrepi, tehničnimi ukrepi in organizacijskimi ukrepi, ki nepooblaščenim osebam onemogočajo dostop do podatkov. Dostop v prostor, kjer se hrani zbirka je omogočen samo pooblaščenim osebam v službi IT in ostalim zaposlenim ni omogočen. Varovan je s kamero in nikoli ni brez nadzora. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju osebnih podatkov, ki ga je dne 9.10.2013 sprejelo vodstvo družbe HYPO Leasing d.o.o.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

2. ZBIRKA PODATKOV O PLAČAH ZAPOSLENIH

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni v družbi HYPO Leasing d.o.o.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: - za obračunavanje in izvajanje izplačila plač ter drugih prejemkov zaposlenih, - za statistična raziskovanja, - za uveljavljanje pravic zaposlenega, na katerega se podatki nanašajo, - za druge uradne namene (evidence).
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: - priimek in ime, EMŠO, davčna številka, davčna izpostava, kraj, občina in država rojstva, stalno in začasno prebivališče, - poklic, šolska izobrazba in strokovna izobrazba, - naziv delovnega mesta, - zavarovalna doba, - podatki o osebnem računu: številka in banka, - podatki o urah: opravljeni polni, polovični, krajši delovni čas, neopravljene ure z nadomestilom plače v breme zavoda, letnem dopustu, praznikih, odsotnosti z nadomestilom plače, strokovno izobraževanje, ure nezmožnosti za delo, porodniški dopust, starševski dopust; neopravljene ure brez nadomestila plače, ure preko delovnega časa, - podatki o morebitni sklenitvi kolektivnega nezgodnega zavarovanja in plačilu premije, - podatki o višini mesečne plače, dodatkih, stroških in drugih izplačilih (regres, solidarnostna pomoč, jubilejne nagrade, odpravnine, ostale nagrade, drugo), - podatki o količnikih kot podlagi za izračun plače in drugih prejemkov, - podatki o odtegljajih, kreditih posameznika in drugih obremenitvah plače, - podatki o upravo izplačilnih prepovedih.
  • Uporabniki zbirke: - Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije, - Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije - Zavod za zaposlovanje Slovenije - Na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju Notranji: - lastniki družbe, generalni direktor, vodja računovodstva, vodja kadrovske službe, knjigovodja plač.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se vodijo ročno in računalniško. Dokumenti so shranjeni v zaklenjeni in primerno zavarovani omari v pisarni računovodstva družbe. Pri računalniški obdelavi varuje podatke vhodna koda (geslo za excel preglednico in za dostop do programa za obračun plač). Prostor, v katerem se nahaja dokumentacija o osebnih podatkih ter strojna in aplikativna programska oprema mora biti varovan z organizacijskimi in fizičnimi ter tehničnimi ukrepi, ki nepooblaščenim osebam onemogočajo dostop do podatkov. Ključi varovanega prostora se uporabljajo in hranijo v skladu s hišnim redom. Prostor in omare se zaklepa ob odsotnosti delavca, ki uporablja evidence. V tem prostoru so nosilci podatkov in računalniški prikazovalniki nameščeni tako, da stranke in ostali zaposlene osebe nimajo vpogleda vanje. Zunanji sodelavci lahko inštalirajo in vzdržujejo strojno in programsko opremo, ki je namenjena za obdelavo osebnih podatkov, le pod nadzorom pooblaščenega delavca. Popravljanje, spreminjanje in dopolnjevanje sistemske in aplikativne programske opreme je dovoljeno le na podlagi dovoljenja direktorja, zadolženega za področje računalništva, izvajajo pa ga samo programer družbe ali zunanji sodelavec, s katerim je sklenjena pogodba. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju osebnih podatkov, ki ga je dne 9.10.2013 sprejelo vodstvo družbe HYPO Leasing d.o.o.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

3. ZBIRKA PODATKOV O POSLOVNIH PARTNERJIH

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: - Lizingojemalci - Prejemniki ponudb - Dobavitelji - Poroki.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Izpolnjevanje pogodbenih obveznosti, izterjava, statistične obdelave in analize, marketing.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: - priimek in ime, naslov stalnega prebivališča, naslov začasnega bivališča, datum rojstva, državljanstvo, davčna številka, EMŠO, zakonski stan, število vzdrževanih oseb, - zaposlitev, datum zaposlitve, poklic, delovno mesto, skupna delovna doba, - naziv poslovne banke, številka transakcijskega računa, telefon doma, GSM, telefon v službi, faks, e-pošta, - redni prihodki v višini, drugi prihodki v višini, obremenitev prihodkov, - lastništvo nad nepremičnino, lastništvo poslovnih deležev, lastništvo delnic, obremenjenost lastnih nepremičnin, - mesečna obveznost iz najetih kreditov, obveznost do koncerna HAA in - poroštva.
  • Uporabniki zbirke: • lastniki družbe, vodstvo družbe, služba računovodstva, služba za upravljanje pogodb, služba izterjave, bonitetna služba, služba monitoringa, služba kontrolinga tveganj in komercialna služba • davčna uprava Republike Slovenije (izrecna zahteva – Zakon o davčnem postopka ZDavP-1 Uradni list RS, št. 25/05 – UPB1 in 56/05 – sklep US).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zbirka osebnih podatkov poslovnih partnerjev se vodi ročno in računalniško. Zbirka podatkov, ki je shranjena v pisni obliki in se vodi ročno je primerno varovana v posebnih prostorih arhiva z ognjevarnimi omarami in omejenim dostopom v arhiv. V arhiv lahko vstopa samo oseba, ki je za to pooblaščena (arhivar). Dokumentacija oziroma mapa dokumentov za posamezno pogodbo se lahko nahaja tudi v različnih službah. Sledljivost dokumentov je zagotovljena z elektronsko evidenco in sicer, kdo je mapo naročil in kdo jo trenutno poseduje. Elektronsko evidenco vodi arhivar. Zaposleni so zavezani, da dokumentacijo, ki jo posedujejo, shranjujejo v zaklenjenih omarah, pisalnih mizah in z zaklepanjem prostora v katerem se dokumentacija nahaja zagotovijo primerno varovanje. Pri računalniški obdelavi varuje podatke vstopna koda. Prostor, v katerem se nahaja zbirka osebnih podatkov ter strojna in aplikativna programska oprema, ki je namenjena za obdelavo osebnih podatkov, je varovana s fizičnimi (ločen prostor) ukrepi, tehničnimi ukrepi in organizacijskimi ukrepi, ki nepooblaščenim osebam onemogočajo dostop do podatkov. Dostop v prostor, kjer se hrani zbirka je omogočen samo pooblaščenim osebam v službi IT in ostalim zaposlenim ni omogočen! Varovan je s kamero in nikoli ni brez nadzora. V prostorih, ki so namenjeni poslovanju s strankami, so nosilci podatkov in računalniški prikazovalniki nameščeni tako, da stranke nimajo vpogleda vanje. Varovani so z vstopno kodo zaposlenega. Vsak zaposleni je dolžan ob zapustitvi delovnega prostora zapreti računalniško aplikacijo in s tem onemogočiti vstop nepooblaščeni osebi. Zunanji sodelavci lahko inštalirajo in vzdržujejo strojno ali programsko opremo, ki je namenjena za obdelavo osebnih podatkov le v prisotnosti in pod nadzorom pooblaščenega delavca. O osebah ali družbah, ki so občasno vključene v popravljanje , spremljanje ali servisiranje aplikativne programske opreme odloča vodstvo družbe na priporočilo odgovorne osebe IT. Torej nepooblaščene osebe nimajo dostopa do prostor niti do aplikacije kjer se obdelujejo osebni podatki. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju osebnih podatkov, ki ga je dne 9.10.2013 sprejelo vodstvo družbe HYPO Leasing d.o.o.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

4. ZBIRKA PODATKOV NA PODLAGI POGODB O DELU

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: - študenti, - strokovnjaki za posamezna področja, - strokovni svetovalci.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Izpolnjevanje pogodbenih obveznosti, izplačilo za opravljene ure.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: - priimek in ime, - naslov stalnega prebivališča, - osebni račun člana, - izobraževalna ustanova člana, - status člana, - številka osebnega dokumenta.
  • Uporabniki zbirke: - kadrovska služba, računovodstvo, tajništvo, - Avtorska agencija Slovenije, študentski servis.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zbirka osebnih podatkov študentov se hrani v zaklenjeni omari v tajništvu. Zbirka podatkov je shranjena v pisni obliki in se vodi tako ročno kot računalniško. Pri računalniški obdelavi varuje podatke vstopna koda. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju osebnih podatkov, ki ga je dne 9.10.2013 sprejelo vodstvo družbe HYPO Leasing d.o.o.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

5. ZBIRKA PODATKOV NA PODLAGI VSTOPOV IN IZSTOPOV IZ DELOVNIH PROSTOROV

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni v družbi HYPO Leasing d.o.o.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: - ugotavljanje opravljenih delovnih ur posameznika kot podlaga za izplačilo mesečnega dohodka, - nadzor nad izpolnjevanjem pogodbenih obveznosti zaposlenega.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: - priimek in ime, matična številka zaposlenega, oddelek, - podatki o času prihoda in odhoda z delovnega mesta, - podatki o vzroku za odsotnost, - podatki o vrsti dela.
  • Uporabniki zbirke: Lastniki družbe, generalni direktor, direktor odgovoren za področje IT, IT administrator, administrator, ki vodi ure zaposlenih, vodja računovodstva, vodja kadrovske službe, knjigovodja plač.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se nahajajo v elektronski obliki. Dostop do teh podatkov je možen z osebnim geslom, ki ga IT administrator dodeli vsakemu zaposlenemu. Vsak zaposlen ima vpogled v svojo evidence vstopov in izstopov v/iz delovnih prostorov. IT administrator dodeli pravico do dostopa do evidenc zaposlenim odgovornim osebam (direktorji, tajnica, računovodstvo) in določi vrsto dostopa (samo za branje, pravica do spreminjanja). Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju osebnih podatkov, ki ga je dne 9.10.2013 sprejelo vodstvo družbe HYPO Leasing d.o.o.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

6. EVIDENCA PODATKOV SISTEMA SISBON (SLOVENSKEGA INFORMACIJSKEGA SISTEMA BONITET)

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Stranke leasinga kot fizične osebe (posamezniki)
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Odobravanje poslov leasinga, kreditiranja. Skladno z ZBan-1, so banke in hranilnice vzpostavile sistem izmenjave informacij o boniteti komitentov, in sicer od 1.1. 2008 dalje. Skladno z ZBan-1C (od 12.4.2010 dalje), ZBan-1D (od 5.12.2009 dalje) in z ZBan-1E (od 1.1.2011 dalje) so nadgradile sistem, v katerega so se vključile še druge finančne institucije. Sistem je namenjen upravljanju kreditnega tveganja in sicer zaradi učinkovitejšega določanja kreditne sposobnosti komitentov ter zaradi zagotovitve odgovornega kreditiranja in preprečevanja primerov prezadolženosti oziroma neizterljivosti zapadlih terjatev.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: - matični podatki o stranki: osebno ime, datum in kraj rojstva, davčna številka, naslov stalnega prebivališča, naslov začasnega prebivališča, podatki o osebnem stečaju (o začetku in končanju postopka osebnega stečaja, o začetku postopka za odpust obveznosti, o izdaji in pravnomočnosti sklepa o odpustu obveznosti), podatki o sodnih in davčnih izvršbah (datum pravnomočnosti sklepa o izvršbi in datum konca izvršilnega postopka) - matični podatki o poslih: vrsta posla (transakcijski računi z odobrenim rednim in izrednim limitom, redni in izredni limiti, posojila, finančni zakupi, kartice z odloženim plačilom (vključno z obročnimi nakupi) in kreditne kartice ter poroštva drugim), datum sklenitve posla, oznaka valute, znesek ob odobritvi, znesek neodplačanega dela obveznosti, znesek anuitete oz. obroka, vrsta anuitete oz. obroka, odplačilna doba v mesecih, datum zapadlosti - poslovni dogodki, ki vplivajo na potek posla (pozitivni): datum plačila obveznosti, predčasno plačilo, sprememba odplačilnega obdobja, sprememba zneska ali vrste posamezne anuitete oz. obroka, - poslovni dogodki, ki niso v skladu s pogodbo (negativni): datum nastanka zamude, znesek obveznosti, s plačilom katere je oseba v zamudi, izterjave, izvršbe, odpoved posla zaradi zamude z izpolnitvijo obveznosti, blokiranje in deblokiranje transakcijskega računa in osebne kartice z odloženim plačilom, obdobje in vrsta moratorija.
  • Uporabniki zbirke: Podpisnice Pogodbe o uporabi informacijskega sistema SISBON (banke in hranilnice ter druge finančne institucije, ki se morajo glede na določila Zban-1 vključiti v sistem). Podatke iz SISBON lahko pridobijo tudi drugi dajalci kreditov na podlagi določil ZPotK-1. Vpogled v podatke o komitentih v SISBON lahko opravijo le pooblaščene osebe podpisnic, in sicer v naslednjih primerih: • sklepanje novega posla s komitentom, • izterjava zapadlih obveznosti, • reklamacija komitenta, • posodabljanje njegovih matičnih podatkov in • revizija.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zbirka osebnih podatkov je zavarovana na več nivojih: • varovanje zgradbe in poslovnih prostorov poteka v delovnem času in izven njega, • vsi nosilci osebnih podatkov (elektronski mediji, papirne evidence, pogodbe, delovna dokumentacija, ...) so zaklenjeni v omarah, • dostop do osebnih podatkov v elektronski obliki je dovoljen le pooblaščenim delavcem preko sistema dostopnih gesel, skladno z internimi akti banke, • sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vneseni v zbirko podatkov in kdo je to storil. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so podrobneje določeni v internih predpisih Krovna varnostna politika s podrejenimi dokumenti in Pravilnik o varstvu osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki o osebnem stečaju (Povezava s Centrom za informatiko na Vrhovnem sodišču RS, ki polni podatke o osebnem stečaju komitenta)
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:
Nazaj na seznam