Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Pregled zbirk

+ -

Zavezanec

Pravna oblika zavezanca: Pravna oseba
Ime in priimek (za s.p. in fizične osebe):
Naslov (dejavnosti ali stalnega prebivališča):
Naziv ali firma: Univerza v Ljubljani, Teološka fakulteta
Sedež ali naslov: Poljanska cesta 4
Poštna številka: 1000
Kraj: Ljubljana
Matična številka: 1627112000
Zbirke zavezanca - upravljalca:

1. Evidenca o zaposlenih delavcih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Evidenca o zaposlenih delavcih
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Urejanje pravic in obveznosti delavcev iz delovnega razmerja - uveljavljanje pravic iz sistema socialnega zavarovanja in socialnega varstva, - zagotavljanje statističnega spremljanja ter za potrebe inšpekcijskega nadzora
  • Rok hrambe (neobvezno): Trajno
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek delavca (za delavke tudi dekliški priimek), spol, datum, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, davčno številko delavca, bančni podatki za nakazilo plače, kraj dela, poklic, izobrazbo, strokovno usposobljenost za opravljanje določenih del oziroma nalog, habilitacijski naziv, datum izvolitve, doba izvolitve, habilitacijsko področje, delovno mesto, opis del in nalog ter odgovornosti, delovni čas delavca v urah na teden, ali je zaposlen za določen ali za nedoločen čas, ali je zaposlen s krajšim delovnim časom, podatki o številu dni letnega dopusta, podatki o delovni dobi, podatki o zadnjem napredovanju, podatki o sestavi določitve plače, ime drugega delodajalca, pri katerem je delno/dopolnilno zaposlen, datum sklenitve delovnega razmerja, soglasje delodajalca, datum prenehanja delovnega razmerja, razlog prenehanja delovnega razmerja. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 100/2004 s spremembami), 81.a člen
  • Uporabniki zbirke: Delodajalec podatke iz evidence zaposlenih delavcev posreduje Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije v osmih dneh od sklenitve pogodbe o zaposlitvi oziroma na podlagi izrecne zahteve tudi drugim uporabnikom, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika. Dostop do podatkov imajo: dekan, prodekana, tajnik fakultete, samostojna strokovna delavka
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Prostori, v katerih se nahajajo dokumenti, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Dokumenti z osebnimi podatki se hranijo v personalnih mapah v zaklenjeni kovinski omari, ustrezno je zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov na Univerzi v Ljubljani.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

2. Evidenca o osebnih prejemkih (plače in honorarji)

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci v delovnem razmerju in pogodbeni sodelavci.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe visokošolske in raziskovalne dejavnosti fakultete in drugih visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov ali nosilcev javnih pooblastil, povezane z uresničevanjem sistema plač v javnem sektorju, ter ugotavljanjem izpolnjevanj
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek delavca, spol, datum rojstva, stalno bivališče, začasno bivališče, davčno izpostavo, davčne olajšave, bančni podatki za nakazilo plače, enotno matično številko občana, davčno številko delavca, izobrazbo, ali je zaposlen s krajšim delovnim časom, ali je invalid ali upokojenec, datum sklenitve delovnega razmerja, datum prenehanja delovnega razmerja, izraba letnega dopusta, odsotnosti zaradi strokovnega izobraževanja, odsotnosti zaradi začasne nezmožnosti ali zadržanosti od dela, za katere se prejema nadomestilo plače, ure na delu, daljšem od polnega delovnega časa, podatki o delovni ter zavarovalni dobi, podatki o določitvi plače oziroma honorarja, o bruto plači oziroma honorarju, o izplačani plači oziroma honorarju, o izplačanih osebnih prejemkih po namenih (solidarnostna pomoč, odpravnina, jubilejna nagrada, regres za letni dopust, prevoz, prehrana), o izplačanih nadomestilih plače po namenih, uresničenih v breme drugih organizacij ali organov, Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 100/04 – ZViS-UPB2), 81.a člen.
  • Uporabniki zbirke: Dekan, tajnik fakultete, finančno računovodska služba, samostojna strokovna delavka na podlagi Pravilnika o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva (sprejet na seji senata Univerze v Ljubljani, 11.5.1999) drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/2007 UPB).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se hranijo v zaklenjenem prostoru v zaklenjeni omari, ustrezno je zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Neposredni dostop imajo le delavci Računovodsko finančne službe, ki delajo na obračunu plač in honorarjev. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov na Univerzi v Ljubljani.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

3. Evidenca o raziskovalcih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci, ki so v delovnem razmerju s Pravno fakulteto Univerze v Ljubljani, pogodbeni sodelavci – raziskovalci, zunanji sodelujoči na projektih, programih in ciljno raziskovalnih projektih.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Osebni podatki raziskovalcev iz te evidence se zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in posredujejo za potrebe visokošolske in raziskovane dejavnosti
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek, rojstni podatki, šifra raziskovalca, EMŠO, davčna številka, naslov stalnega bivališča, raziskovalna skupina v katero sodi, vrsta zaposlitve, vloga v projektni skupini, vrsta delovnega razmerja, vrsta diplome, ime in priimek mentorja, ime, naslov, DŠ, račun, zastopnik sofinancerjev.
  • Uporabniki zbirke: MVZT – ARRS ter pooblaščeni delavci UL TEOF. Dostop do podatkov iz evidence o raziskovalcih imajo izmed delavcev fakultete dekan, tajnik fakultete, samostojna strokovna delavka in finančno računovodska služba, vodje raziskovalnih skupin, za raziskovalce skupine, ki jo vodijo, ostali pa na podlagi pooblastila dekana, odgovorni nosilci projektov pooblastijo svojega namestnika (sodelujočega na projektu) za vpogled v finančno stanje in pogodbe.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Prostori, v katerih se nahaja zbirka evidenc o raziskovalcih ter ostala dokumentacija, vezana na zbirko, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Dokumenti z osebnimi podatki se hranijo v personalnih mapah v zaklenjeni kovinski omari, ustrezno zavarovan je pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov na Univerzi v Ljubljani.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

4. Evidenca uporabnikov knjižnice

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Uporabniki knjižnice: študenti UL, delavci UL, fizične osebe - zunanji izposojevalci, pravne osebe.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Evidentiranje uporabnikov knjižnice za potrebe knjižnične izposoje in za zavarovanje gradiva ter za namen zagotavljanja statističnega spremljanja. Zakon o knjižničarstvu (Ur. l. RS, št. 87/01, 96/02), 15. člen.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek, datum rojstva, naslov stalnega in začasnega bivališča, telefon, e-mail, izobrazba, zaposlitev ali šola, številka indeksa. Zakon o knjižničarstvu (Ur. l. RS, št. 87/01, 96/02), 15. člen.
  • Uporabniki zbirke: Dekan, tajnik fakultete, vodja knjižnice v Ljubljani, vodja knjižnice na Enoti v Mariboru, knjižničarji na izposoji na podlagi Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/2007-UPB).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki so dostopni le pooblaščenim osebam - knjižničnim delavcem fakultete oz. upravljalca prek sistema gesel avtorizacije in identifikacije. VII. člen Etičnega kodeksa slovenskih knjižničarjev zavezuje knjižničarja k varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

5. Evidenca prijavljenih kandidatov za vpis in vpisanih študentov

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Prijavljeni kandidati za vpis ter vpisani študentje dodiplomskih in podiplomskih študijev na Univerzi v Ljubljani, Teološki fakulteti.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe dejavnosti Pravne fakultete Univerze v Ljubljani, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij, povezane z ure
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo, način študija ter druge podatke po posebnih predpisih; podatki o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju študija. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 100/2004 in spremembe), 81. člen.
  • Uporabniki zbirke: Dekan, prodekana, tajnik fakultete, referenti v referatu za študentske zadeve in referatu za podiplomski študij Teološke fakultete na podlagi Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/2007 - UPB).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki so hranjeni v personalnih mapah v referatu, starejši podatki so hranjeni ločeno v posebnem arhivu z omejenim dostopom, ustrezno zavarovan je pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov na Univerzi v Ljubljani.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Delno povezovanje s sistemom MIZŠ.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

6. Evidenca osebnih kartonov študentov

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Vpisani študentje dodiplomskih in podiplomskih študijskih programov na Univerzo v Ljubljani, Teološko fakulteto.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe dejavnosti Univerze v Ljubljani, Teološke fakultete, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo, način študija ter druge podatke po posebnih predpisih; podatki o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju študija. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 100/04 – s spremembami), 81. člen.
  • Uporabniki zbirke: Dekan, prodekana, tajnik fakultete, referenti v referatu za študentske zadeve in referatu za podiplomski študij Univerze v Ljubljani, Teološke fakultete na podlagi Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/2007).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki so hranjeni v personalnih mapah v referatu z omejenim dostopom, starejši podatki so hranjeni ločeno v posebnem arhivu z omejenim dostopom, ustrezno zavarovan je pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov na Univerzi v Ljubljani.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Povezano s sistemom MIZŠ.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

7. Evidenca zapisnikov o izpitih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Študenti dodiplomskih in podiplomskih študijskih programov Univerze v Ljubljani, Teološke fakultete, ki opravljajo izpite, določene s študijskim programom, komisijske izpite ali diferencialne izpite.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe dejavnosti Univerze v Ljubljani, Teološke fakultete, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo, način študija ter druge podatke po posebnih predpisih; podatki o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju študija. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 100/04 – s spremembami), 81. člen.
  • Uporabniki zbirke: Dekan, prodekana, tajnik fakultete, referenti v referatu za študentske zadeve in referatu za podiplomski študij Univerze v Ljubljani, Teološke fakultete na podlagi Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki so hranjeni v personalnih mapah v referatu z omejenim dostopom, starejši podatki so hranjeni ločeno v posebnem arhivu z omejenim dostopom, ustrezno zavarovan je pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov na Univerzi v Ljubljani.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

8. Evidenca o diplomantih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Diplomanti dodiplomskih in podiplomskih študijev Univerze v Ljubljani, Teološke fakultete, ki jim je bila izdana diplomska listina, in sicer: 1. diploma in priloga k diplomi po zaključenih javnoveljavnih dodiplomskih študijskih programih za pridobitev višje in visokošolske izobrazbe.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe dejavnosti Univerze v Ljubljani, Teološke fakultete, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Številka diplome, vpisna številka študenta, ime in priimek diplomanta (za diplomantke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, študijski program, predhodno pridobljeno izobrazbo, naslov diplomskega/magistrskega/doktorskega dela, ime mentorja in imena članov komisije za zagovor, datum diplomiranja oz. obrambe magistrske/doktorske naloge, dosežena ocena.
  • Uporabniki zbirke: Dekan, prodekana, tajnik fakultete, referenti v referatu za študentske zadeve in referatu za podiplomski študij Univerze v Ljubljani, Teološke fakultete na podlagi Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki so hranjeni v personalnih mapah v referatu z omejenim dostopom, starejši podatki so hranjeni ločeno v posebnem arhivu z omejenim dostopom, ustrezno zavarovan je pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov na Univerzi v Ljubljani.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

9. Evidenca o priznavanju izobrazbe

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Osebe, ki nameravajo nadaljevati izobraževanje na Pravni fakulteti in so predhodno izobrazbo, ki je pogoj za vpis, pridobile v tujini ter Ministrstvo za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo zaradi zaposlitev teh oseb na območju Slovenije.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Evidentiranje izdanih odločb priznavanja izobrazbe za namen nadaljevanja izobraževanja na Pravni fakulteti in za potrebe zaposlovanja oseb po postopku, ki ga vodi Ministrstvo za visoko šolstvo, znanost in tehnologijo.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Podatki o osebi, na katero se odločba oz. mnenje nanaša (osebno ime, spol, državljanstvo); podatki o diplomi oz. listini o pridobljeni izobrazbi, država izdaje listine ter ime ustanove, ki je izdala listino; datumu odločbe pristojnega organa TEOF, ev. dodatne zahteve (izpiti). Zakon o priznavanju in vrednotenju izobraževanja (Ur. l. RS, št. 73/2004 s spremembami), 3. odst. 17. člena.
  • Uporabniki zbirke: Dekan, prodekana, tajnik fakultete, člani komisije, referenti v referatu za podiplomski študij Univerze v Ljubljani, Teološke fakultete na podlagi Zakona o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/2007).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki so hranjeni v referatu z omejenim dostopom, starejši podatki so hranjeni ločeno v posebnem arhivu z omejenim dostopom, ustrezno zavarovan je pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov na Univerzi v Ljubljani.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:
Nazaj na seznam