Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Pregled zbirk

+ -

Zavezanec

Pravna oblika zavezanca: Ni navedeno
Ime in priimek (za s.p. in fizične osebe):
Naslov (dejavnosti ali stalnega prebivališča):
Naziv ali firma: IBM Slovenija d.o.o.
Sedež ali naslov: Ameriška ulica 8
Poštna številka: 1000
Kraj: Ljubljana
Matična številka: 5632056000
Zbirke zavezanca - upravljalca:

1. Interno izobraževanje sodelavca

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni (pogodba o zaposlitvi za nedoločen in določen čas)
  • Namen obdelave osebnih podatkov:
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek, koda tečaja, naziv tečaja, začetek, trajanje, kraj/država izobraževanja.
  • Uporabniki zbirke:
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov:
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka):
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

2. Evidenca o plači in drugih nadomestilih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni (pogodba o zaposlitvi za nedoločen in določen čas)
  • Namen obdelave osebnih podatkov: vodenje evidecn v skladu z zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti, upravljanje s čoveškimi viri, finančni in računovodski nameni ter postopki v zvezi z delovnimi razmerji pri upravljavcu
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek, naslov in ekspozitura banke, številka tekočega računa ali hranilne knjižice; mesečna evidenca: osnovna plača, delovna doba, bonusi in kvota, bonitete, nagrade izraba delovnega časa, nadure, obračuni potovanj, potni stroški. Plača za tekoči mesec, izplačana v skaldu z pogodbo o zaposlitvi, podatki o stroških dela, podakti o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost posameznega delavca(prispevki v breme delodajalca in v breme delavca)
  • Uporabniki zbirke: zaposleni pri upravljavcu in pogodbeni partner upravljavca za obračun plač
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: podatki se varujejo v skladu z Pravilnikom o varstvu osebnih podatkov
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

3. Osnovni podatki o sodelavcu

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni (pogodba o zaposlitvi za nedoločen in določen čas)
  • Namen obdelave osebnih podatkov: - vodenje evidenc v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti - upravljanje s človeškimi viri, finančni in računovodski nameni, disicplinski in drugi postopki delodajalca v zvzei z delovnim razmerjem
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Priime, ime, dekliški priimek, zakonski stan, izobrazba (priložiti fotokopije dokazil): akademski naziv, stopnja in smer izobrazbe; dodatna znanja (priložiti fotokopije dokazil); naslov stalnega prebivališča: ulica, hišna številka, poštna številka kraj; naslov začasnega prebivališča: ulica, hišna številka, poštna številka, kraj; domači telefon, rojstni podatki: datum rojstva, kraj rojstva, narodnost, materin jezik; oseba, obveščena v primeru nesreče: priimek in ime, naslov, telefon; predhodni delodajalec: naziv, datum začetka zaposlitve, delovno mesto, razlog za prenehanje, datum prenehanja; EMŠO, davčna številka (priložiti fotokopije dokazil), dodatno zdravstveno zavarovanje, interni podatki: identifikacijska številka zaposlenega, področje dela, začetek dela, koda delovnega mesta, naziv delovnega mesta, ravnanje z ljudmi pri delu: vodja, od kdaj, identifikacijska številka nadrejenega, kraj dela, mobilnost na delovnem mestu, interna telefonska številka, uporabniška številka, delo na ravni regije; pogodba o delovnem razmerju: številka pogodbe, začetek, delež delovnega časa, kvota, začetek poskusne dobe, konec poskusne dobe, napotek na delo v tujino; IBM interno naročilo: številka naročila, od kdaj, načrtovani konec delovnega razmerja; podatki o plači: valuta, osnovna plača, od kdaj, predhodna plača, od kdaj, razlog za spremembo plače, število plač na leto, skupna izplačila v zadnejm letu, lača detaširanega delavca; zahtevnost dela: koda zahtevnosti, od kdaj; delovna uspešnost: ocena, od kdaj, datum naslednje ocene, prejšnja ocena; dovoljenje za zaposlitev: številka, datum; podatki o kvoti: številka pogodbe, tip, delež fiksne plače, od kdaj, delež variabilne plače; vrsta zaposlitve: koda vrste zaposlitve, od kdaj; stroškovno mesto: številka, od kdaj; enota: koda, poslovna kategorija, kvalifikator, od kdaj; status: koda akitvnega statusa, od kdaj, koda neaktivnega statusa; spremembe (prihodi, odhodi, ipd.): koda spremembe, od kdaj; državljanstvo, podatki o invalidnosti s kategorijo, podatke o delni upokojitvi, opravljanje dopolnilnega deal prid rugem deldojaalcu z njegovi imenom, podatki o delovnem dovoljenju, razporeditvev delonega časa, konkurenčna klavzula
  • Uporabniki zbirke: kadrovska služba upravljavca, vodstvo upravljavca in druge službe IBM
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: v skaldu z internim Pravilnikom o varstvu osebnih podatkov
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): zbirka ni povezana z uradnimi evidencami
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

4. Evidenca o potencialnih in obstoječih kupcih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: kontaktne osebe pri obstoječih in potencialnih kupcih upravljavca
  • Namen obdelave osebnih podatkov: trženje produktov upravljavca
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: ime družbe (kupca) z imenom in priimkom kontaktne osebe, spol in delovno mesto kontaktne osebe, položaj in funckija kontaktne osebe, elektronski naslov
  • Uporabniki zbirke: zaposleni pri upravljavcu na področju trženja in prodaje produktov, pogodbeni partner upravljavca za trženje IBM produktov
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Postopki in ukrepi so določeni v Pravilniku o varstvu osebnih podatkov upravljavca
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

5. Evidenca o izrabi delovnega časa

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: vsei delavci, zaposleni pri upravljavcu
  • Namen obdelave osebnih podatkov: v skaldu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti ter upravljanje upravljavca s človeškimi viri, finančni in računovodski nameni, posotpki v zvezi z delovnimi razmerji
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: za posameznega delavca : podatki o številu opravljenmih ur, o skupnem šteivlu s polnim delovnim časom in skajšanim delovnim časom, nadure, neopravljene ure z naomestilom in brez nadomestila,
  • Uporabniki zbirke: kadrovska služba upravljavca in tajništva posameznih oddelkov pri upravljavcu
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: podatki se varujejo v skaldu z Pravilnikom o varstu oseb nih podatkov
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami in javnimi knjigami
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

6. Evidenca uporabnikov mobilnih telefonov

  • Pravna podlaga (neobvezno): Interna pravila o uporabi mobilnih telefonov v IBM Slovenija d.o.o. in dogovor o dodelitvi mobilnega telefona.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci zaposleni v IBM Slovenija d.o.o..
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Nadzor nad spoštovanjem pravil in potreb glede dodeljevanja mobilnih telefonov
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki se hranijo 10 let.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime uporabnika, priimek in ime, stroškovno mesto uporabnika mobilnega telefona, vrsta naročniškega razmerja.
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščeni delavci v IBM Slovenija za vodenje evidence o uporabnikih mobilnih telefonov.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zbirka je kreirana v obliki elektronske baze, ki je varovanja s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov ter nepooblaščenim zaposlenim onemogoča dostop. Papirni nosilci osebnih podatkov so zaklenjeni v posebnih omarah, dostopni le pooblaščenim delavcem. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju osebnih podatkov IBM Slovenija d.o.o..
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

7. Evidenca uporabnikov službenih avtomobilov po pogodbi

  • Pravna podlaga (neobvezno): Pravilnik o uporabi službenih avtomobilov in Pogodba o uporabi službenega avtomobila.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci, zaposleni v IBM Slovenija d.o.o., ki imajo sklenjeno Pogodbo o uporabi osebnega avtomobila.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Nadzor nad spoštovanjem pravil glede uporabe službenega avtomobila.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki se hranijo 10 let.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Pogodba ki vsebuje: priimek in ime, rojstni podatki, naslov, ter davčna številka zaradi obračuna bonitete.
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščeni delavci v IBM Slovenija za vodenje evidence o uporabnikih službenih avtomobilov.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zbirka je kreirana v obliki elektronske baze, ki je varovanja s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov ter nepooblaščenim zaposlenim onemogoča dostop. Papirni nosilci osebnih podatkov so zaklenjeni v omarah, dostopni le pooblaščenim delavcem. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju osebnih podatkov IBM Slovenija d.o.o..
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

8. Evidenca o izrečenih discliplinskih ukrepih in pisnih opozorilih

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o delovnih razmerjih.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci v disciplinskih postopkih in postopkih pred odpovedjo pogodbe o zaposlitvi v IBM Slovenija d.o.o.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Spremljanje kršitev delovnih obveznosti.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki se hranijo 2 leti od pravnomočnosti izreka.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek, datum rojstva, stalno prebivališče, organizacijska enota, pravna označitev kršitve, disciplinska sankcija oz. pisno opozorilo, datum dokončnosti izreka.
  • Uporabniki zbirke: Vodstvo podjetja in ostali pooblaščeni delavci v kadrovski službi IBM Slovenija d.o.o..
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zbirka je kreirana v obliki elektronske baze, ki je varovanja s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov ter nepooblaščenim zaposlenim onemogoča dostop. Papirni nosilci osebnih podatkov so zaklenjeni v posebnih omarah, dostopni le pooblaščenim delavcem. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju osebnih podatkov IBM Slovenija d.o.o..
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

9. Seznam upokojenih sodelavcev

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1).
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Upokojeni sodelavci IBM Slovenija d.o.o..
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Zbirka se bo uporabljala za pošiljanje vabil, voščil, obdarovanju upokojenih sodelavcev.
  • Rok hrambe (neobvezno): Do preklica.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Priimek, ime, datum rojstva, naslov, poštna številka, matična številka, datum upokojitve, vzrok upokojitve, šifra OE, delovno mesto, smrt, datum smrti, država, davčna številka.
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščeni delavci IBM Slovenija d.o.o. (kadrovska služba, Služba za odnose z javnostmi, Finančni oddelek za obračun plač).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zbirka je kreirana v obliki elektronske baze, ki je varovanja s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov ter nepooblaščenim zaposlenim onemogoča dostop. Papirni nosilci osebnih podatkov so zaklenjeni v omarah, dostopni le pooblaščenim delavcem. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju osebnih podatkov IBM Slovenija d.o.o..
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

10. Evidenca preventivnih zdravstvenih pregledov

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1, Ur. l. RS, št.43/2011) in Pravilnik o preventivnih zdravstvenih pregledih delavcev (Ur.l. RS, št. 87/2002 (29/2003 - popr.))
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni delavci podjetja IBM Slovenija d.o.o., kandidati za zaposlitev, napoteni delavci, študenti.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Urejanje pravic in obveznosti delavca s področja varnosti in zdravja pri delu.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek, enotna matična številka občana (EMŠO), datum rojstva, stalno prebivališče oziroma naslov (kraj in občina), številka delovnega dovoljenja in datum veljavnosti tega (za tujce), invalidnost (v primeru invalidnosti tudi vrsta invalidnosti), poklic, šolska izobrazba, strokovna usposobljenost, stroškovno mesto, datum zaposlitve, delovno mesto in opis dela (pomembni podatki iz ocene tveganja): opis delovnega procesa, delovna oprema in predmeti dela, izpostavljenost tveganjem, ukrepi na področju tehničnega varstva, posebne zdravstvene zahteve, ki jih mora izpolnjevati delavec, neustreznost delovnega mesta oziroma pripombe delodajalca; napotnica oziroma zdravniško spričevalo o oceni delovne zmožnosti delavca; izpolnjevanje posebnih zdravstvenih zahtev za navedeno delovno mesto; morebitne omejitve oziroma njihovo neizpolnjevanje in predlagano drugo delo ter omejitve, razlog morebitne nepodanosti ocene, predlagani ukrepi na področju varnosti in zdravja pri delu in podatki o rokih, v katerih morajo biti delavci poslani na zdravstvene preglede.
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščeni delavci IBM Slovenija d.o.o., pooblaščeni zdravnik IBM Slovenija d.o.o., Zavod za zdravstveno zavarovanje, Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije v primeru napotitve delavca na invalidsko komisijo, drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zdravniška spričevala se hranijo v osebnih mapah zaposlenih, ki se nahajajo v zaklenjenih kovinskih omarah v pisarni kadrovskega delavca, Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Dostop v bazo podatkov vodenih v računalniku je varovan s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov ter nepooblaščenim zaposlenim onemogoča dostop. Dostop do osebnih podatkov imajo le pooblaščeni delavci. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v internih pravilih o varovanju osebnih podatkov IBM Slovenija d.o.o..
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

11. Evidenca o poškodbah pri delu

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci, ki so zaposleni v IBM Slovenija d.o.o., delavci zaposleni preko agencij, delavci zaposleni preko študentskih servisov, ki so se poškodovali pri delu.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe ugotavljanja stanja na področju nesreč pri delu. za potrebe statističnih analiz, kjer identiteta delavcev ni razvidna in za inšpekcijo dela.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: osebi podatki: ime in priimek, enotna matična številka občana, davčna številka, kraj rojstva, stalno prebivališče in naslov, poklic, šolska izobrazba, strokovna izobrazba, strokovna usposobljenost, delovno mesto, delovni čas (v urah na teden), zavarovalna doba, dejavnost organizacije (šifra), podatki o poškodovanem delavcu: a) delo, ki ga je opravljal ob nezgodi b) koliko ur je delal tistega dne c) ali se je že kdaj poškodoval in kolikokrat č) narava poškodbe d) poškodovani del telesa e) ali je bila poškodba smrtna f) podlaga zavarovanja. Podatki o poškodbi pri delu a) kdaj se je pripetila nesreča: datum, dan v tednu, del dneva b) kje se je pripetila nesreča: na delovnem mestu, na redni poti od stanovanja do kraja dela, na redni poti od kraja dela domov, na službenem potovanju, drugo c) koliko oseb se je skupaj poškodovalo č) koliko oseb je izgubilo življenje na kraju nesreče ali na poti v zdravstveni zavod d) ali se je podobna nesreča zgodila že prej na istem delovnem mestu e) vzrok nesreče f) ali je bilo ugotovljeno, da je delavec na delovnem mestu ogrožen g) uporaba osebnih varstvenih ukrepov: je bila odrejena uporaba varnostnega sredstva in osebna varstvena oprema, ali so bili izvedeni splošni in posebni ukrepi za varstvo pri delu.
  • Uporabniki zbirke: Vodstvo podjetja, strokovne službe, pooblaščeni delavci za varnost in zdravje pri delu in drugi uporabniki v skladu s pristojno zakonodajo.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, se med delovnim časom kot tudi izven delovnega časa zaklepajo. Računalniška oprema je povezana v mrežo, vendar je zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu, varovana s sistemom omrežnih in programskih gesel. Papirni nosilci osebnih podatkov so zaklenjeni v posebnih omarah, dostopni le pooblaščenim delavcem. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju podatkov IBM Slovenija d.o.o..
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

12. Seznam poslovnih parterjev

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1).
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Poslovni partnerji podjetja IBM Slovenija d.o.o..
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Poslovno sodelovanje, obveščanje o izdelkih, pošiljanje rezultatov strokovnih raziskav, vabila na predavanja in izobraževanja in izvedba le-teh .
  • Rok hrambe (neobvezno): Do preklica.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Naziv, naslov, kontaktni naslov za pošiljanje, ime in priimek kontaktne osebe, spol, strokovni naziv, službeni telefon, službeni elektronski naslov, mobilni telefon, faks, funkcija, nivo pooblastila, interesna področja;
  • Uporabniki zbirke: Dostop do baze osebnih podatkov imajo pooblaščeni zaposleni v IBM Slovenija d.o.o. Prostori, v katerih se nahajajo strežniki, na katerih je baza, se med delovnim časom kot tudi izven delovnega časa zaklepajo.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Računalniška oprema je povezana v mrežo, vendar je zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu, varovana s sistemom omrežnih in programskih gesel. Papirni nosilci osebnih podatkov so zaklenjeni v omarah, dostopni le pooblaščenim delavcem. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju podatkov IBM Slovenija d.o.o..
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

13. Evidenca podatkov o vzdrževanih družinskih članih

  • Pravna podlaga (neobvezno): Posredovanje podatkov za zdravstveno zavarovanje ožjega družinskega člana zaposlenega delavca po Zakonu o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Otroci delavcev, zaposlenih v IBM Slovenija d.o.o. in drugi vzdrževani družinski člani.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Prijava v osnovno zdravstveno zavarovanje, olajšava za dohodnino, odmera letnega dopusta in obdarovanja otrok zaposlenih.
  • Rok hrambe (neobvezno): Deset let po poteku leta, v katerem so bili uporabljeni pri izračunu akontacije dohodnine iz plač (po 126. členu Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2-UPB4, Ur. l. RS, št. 13/2011)).
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Ni omejitev.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime, priimek, datum rojstva, spol za mladoletne otroke in za družinske člane, zavarovane po zaposlenemu, naslov stalnega bivališča.
  • Uporabniki zbirke: ZZZS, Davčna uprava RS, izvajalci dopolnilnega zdravstvenega zavarovanja, na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Zbirka podatkov se nahaja na strežniku v prostoru, ki je varovan s kontrolo pristopa in videonadzorom vstopa v prostor in notranjosti prostora, požarnim alarmom, prostor je zavarovan pred zalitjem vode, klimatiziran, dostop do prostora imajo le pooblaščene osebe v Informacijski tehnologiji in gasilci ter odgovorna oseba za varovanje lokacije, dostop do podatkov imajo samo pooblaščeni zaposleni v kadrovski službi, dostop do podatkov prek mreže je zaščiten s sistemom gesel - z geslom na ravni vstopa v domeno oz. operacijski sistem ter geslom na ravni vstopa v aplikacijo. Arhiv personalnih map se nahaja v priročnem arhivu v kadrovski službi in je varovan s kontrolo pristopa, požarnim alarmom, vstop v arhiv imajo samo pooblaščeni delavci v kadrovski službi ter odgovorna oseba za varovanje lokacije, vpogled v podatke imajo prav tako samo pooblaščeni delavci v kadrovski službi. Tekoča poslovna dokumentacija v zvezi s kadri (stara manj kot 2 leti) se nahaja v zaklenjenih omarah v kadrovski službi, prostori so zaklenjeni izven delovnega časa, vstop v prostore imajo v delovnem času zaposleni v kadrovski službi, drugi zaposleni pa le v njihovi prisotnosti, izven delovnega časa imajo v prostor dostop le zaposleni v kadrovski službi, vpogled v dokumentacijo imajo pooblaščene osebe v kadrovski službi. Prostor je tehnično varovan. Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opredeljeni v internih pravilih o varovanju podatkov v IBM Slovenija d.o.o.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

14. Kontrola vstopa

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o zasebnem varovanju (ZZavS-1) in osebno soglasje posameznikov.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni v IBM Slovenija d.o.o..
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Varovanje ljudi, premoženja in reda v prostorih ali objektih.
  • Rok hrambe (neobvezno): Največ 3 mesece.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Ni omejitev.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Osebni podatki zaposlenega 8ime, priimek, naslov, delovno mesto), datum in ura ter razlog vstopa.
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščeni delavci IBM Slovenija d.o.o., IBM-ovi pogodbeni izvajalci storitev varovanja ter po potrebi policija, sodišče, zavarovalnica.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki o kontroli in evidence vstopov se shranjujejo v prostorih, ki so varni pred nepooblaščenim vstopom, vlomom in požarom. Vstop v programsko opremo kontrole n vodenja evidenc je varovan s sistemom gesel. Evidence v papirni obliki se hranijo v zaklenjenih predalih ali v zaklenjenih omarah, do katerih imajo dostop samo pooblaščeni zaposleni v IBM Slovenija. Izven delovnega časa je zagotovljeno tehnično varovanje, Podatki se varujejo v skladu s postopki in ukrepi po internih pravilih o varovanju podatkov IBM Slovenija d.o.o..
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

15. Evidenca službenih potovanj

  • Pravna podlaga (neobvezno): Pogodba o zaposlitvi in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV - 1. in 7. člen)
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Redno zaposleni delavci v IBM Slovenija d.o.o..
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Izpolnjevanje določb pogodbe o zaposlitvi glede obračuna stroškov v zvezi z delom in evidentiranje izrabe delovnega časa.
  • Rok hrambe (neobvezno): Trajno.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Ni omejitev pravic posameznika iz 30. in 32. člena ZVOP-1.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek delavca, ki je napoten na službeno pot, - prebivališče delavca, - delovno mesto, - namen potovanja, - kraj in država potovanja, - datum začetka in konca potovanja, - prevozno sredstvo (službeno vozilo / privatno vozilo: tip in reg. številka), - izplačana akontacija, število prevoženih kilometrov s privatnim vozilom, znesek kilometrine, čas odhoda in prihoda, znesek nadomestila za prehrano/ dnevnico, znesek drugih stroškov s potrdili, skupni stroški potovanja, znesek za vračilo preplačane akontacije.
  • Uporabniki zbirke: Podatki so selektivno dostopni vodstvu, poslovnim sekretarkam za izdajo potnih nalogov in obračun stroškov v zvezi s potovanjem ter računovodstvu za knjiženje stroškov po stroškovnih nosilcih in nakazilo zneska za izplačilo na osebni račun delavca.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Evidenca v elektronski obliki se hrani na centralnem strežniku družbe. Dostop do podatkov je omejen na pooblaščene osebe s sistemom uporabniških imen in gesel. Računalniška oprema, na kateri so shranjeni podatki, se nahaja v posebej varovanih prostorih, kjer je onemogočen nepooblaščen dostop. Papirna dokumentacija (potni nalog, obračun stroškov in dokazila o nastanku stroškov) se hrani v skladu z internimi pravili o varovanju podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

16. Evidenca udeležencev IBM Foruma (dogodka)

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Vsi udeleženci, ki so prijavljeni na IBM Forum konferenco, po pogojih, objavljenih na uradni spletni strani IBM Foruma.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe statističnih analiz in tržnih raziskav.
  • Rok hrambe (neobvezno): 3 leta.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek udeleženca, funkcija udeleženca, službeni telefon udeleženca,mobilna številka udeleženca, elektronski naslov, faks, podjetje, v katerem je udeleženec zaposlen, naslov podjetja in poštna številka, davčna številka podjetja;
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščeni delavci v IBM Slovenija d.o.o. v PR oddelku.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Pisna dokumentacija o udeležencih IBM Foruma se nahaja v zaklenjenih omarah v PR oddelku, prostori so zaklenjeni izven delovnega časa, vstop v prostore imajo v delovnem času zaposleni v PR oddelku podjetja IBM Slovenija d.o.o.. Računalniška oprema je povezana v mrežo, vendar je zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu, varovana s sistemom omrežnih in programskih gesel. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Varovanje je urejeno skladno z internimi pravili o varovanju podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

17. Evidenca o opravljenem usposabljanju za varno delo

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni v IBM Slovenija d.o.o., napoteni delavci in osebe, ki opravljajo delo na podlagi napotnice pooblaščene organizacije, ki opravlja dejavnost posredovanja dela dijakom in študentom. (3. člen ZVZD-1)
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Zagotavljanje ukrepov za varnost in zdravje pri delu v skladu z ZVZD-1.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Priimek in ime, datum in kraj rojstva ter podatki o strokovni izobrazbi delavca, roki pridobivanja in preizkus znanja delavcev za varno opravljanje, vodenje ali nadzorovanje del oziroma nalog, podatki o morebitnem prerazporejanju delavca na druga dela oziroma naloge ter o izvedbi dodatnega izobraževanja in ugotavljanja znanja s področja varstva pri delu, program teoretičnega in praktičnega usposabljanja delavcev za varno delo z navedbo učne snovi in časa za posameznega delavca, seznam oseb, ki so vodile usposobljanje in preizkuse znanja delavcev za varno opravljanje, vodenje ali nadzorovanje del oziroma nalog; seznam vsebuje priimek in ime, strokovno izobrazbo in funkcijo oziroma dela oziroma naloge, ki jih ta oseba poklicno opravlja, zapisnik o preizkusih znanja delavcev o varstvu pri delu, ki vsebuje osnovne podatke iz programa, seznam predavateljev, priimek in ime, strokovno izobrazbo z navedbo konkretnih del oziroma nalog, podpise članov komisije in testno ter morebitno drugo gradivo.
  • Uporabniki zbirke: Ni podatka.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, se med delovnim časom kot tudi izven delovnega časa zaklepajo. Računalniška oprema je povezana v mrežo, vendar je zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu, varovana s sistemom omrežnih in programskih gesel. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Pisna dokumentacija se nahaja v zaklenjenih omarah v Kadrovski službi, vstop v prostore imajo v delovnem času zaposleni v Kadrovski službi IBM Slovenija d.o.o.. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

18. Evidenca dopustov

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o delovnih razmerjih
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: zaposleni v IBM Slovenija d.o.o.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: ažurno spremljanje koriščenja dopustov
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: osebni podatki zaposlenega - koriščenje dopustov (evidenca o porabljenem dopustu in preostanku)
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščeni delavci IBM Slovenija d.o.o.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, se med delovnim časom kot tudi izven delovnega časa zaklepajo. Računalniška oprema je povezana v mrežo, vendar je zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu, varovana s sistemom omrežnih in programskih gesel. Papirni nosilci osebnih podatkov, ki služijo za vnos osebnih podatkov v računalniško vodeno zbirko (davčne številke in bančni računi itd.), so zaklenjeni v posebnih omarah. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Jih ni.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

19. Evidenca o dobaviteljih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Dobavitelji, potencialni dobavitelji.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Evidenca dobaviteljev in potencialnih dobaviteljev
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Priimek in ime, naslov, podjetje, davčna številka, TR, datum dobave, vrsta izdelka oz. storitve.
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščeni delavci IBM Slovenija d.o.o..
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, se med delovnim časom kot tudi izven delovnega časa zaklepajo. Računalniška oprema je povezana v mrežo, vendar je zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu, varovana s sistemom omrežnih in programskih gesel. Papirni nosilci osebnih podatkov, ki služijo za vnos osebnih podatkov v računalniško vodeno zbirko (davčne številke in bančni računi itd.), so zaklenjeni v posebnih omarah. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ga ni.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

20. Evidenca kandidatov

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o delovnih razmerjih
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: osebe, ki se prijavijo na razpise za razpisano delavno mesto oziroma osebe, ki pošljejo prošnjo samoinciativno.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Evidentiranje oseb, ki iščejo zaposlitev
  • Rok hrambe (neobvezno): 1 leto
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime, priimek, naslov, poklic, izobrazba in datum rojstva.
  • Uporabniki zbirke: Pooblaščeni delavci IBM Slovenija d.o.o. na področju kadrovanja.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Pisna dokumentacija o iskalcih zaposlitve se nahaja v zaklenjenih omarah v Kadrovski službi, prostori so zaklenjeni izven delovnega časa, vstop v prostore imajo v delovnem času zaposleni v Kadrovski službi IBM Slovenija d.o.o.. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni ga.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

21. Evidenca o uživalcih pravic iz invalidskega zavarovanja

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci invalidi zaposleni v IBM Slovenija d.o.o..
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe ugotavljanja stanja na področju invalidnosti zapolsenih in za potrebe statističnih analiz.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek, matična številka, stroškovno mesto, naslov, datum rojstva, datum vstopa v podjetje, vzrok invalidnosti, kategorija invalidnosti, št. zadeve pri SPIZ, datum nastanka invalidnosti, prenehanje invalidnosti, telesna okvara, datum premestitve, datum nastopa pravic iz invalidnosti, datum obravnave na invalidski komisiji, začetek postopka, ocena invalidnosti, datum priznanja pravice, datum začetka uveljavljanja pravice, vrsta pravice, ki se uveljavlja, datum prenehanja pravice.
  • Uporabniki zbirke: vodstvo podjetja, oddelčni direktorji, strokovne službe in pooblaščeni delavci kadrovske službe ter drugi uporabniki v skladu z delavnopravno zakonodajo.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov, se med delovnim časom kot tudi izven delovnega časa zaklepajo. Računalniška oprema je povezana v mrežo, vendar je zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu, varovana s sistemom omrežnih in programskih gesel. Papirni nosilci osebnih podatkov, ki služijo za vnos osebnih podatkov v računalniško vodeno zbirko (davčne številke in bančni računi itd.), so zaklenjeni v posebnih omarah. Vsi prostori, vhod v zgradbo ter hodniki so tudi izven delovnega časa fizično in tehnično varovani. Zavarovanje osebnih podatkov urejajo interna pravila o varovanju podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Se ne povezujejo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:
Nazaj na seznam