Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Pregled zbirk

+ -

Zavezanec

Pravna oblika zavezanca: Ni navedeno
Ime in priimek (za s.p. in fizične osebe):
Naslov (dejavnosti ali stalnega prebivališča):
Naziv ali firma: Univerza v Ljubljani, Zdravstvena fakulteta
Sedež ali naslov: Zdravstvena pot 5
Poštna številka: 1000
Kraj: Ljubljana
Matična številka: 1627155000
Zbirke zavezanca - upravljalca:

1. Evidenca o zaposlenih delavcih

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 100/04 – ZViS-UPB2), 81.a člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci, ki so v delovnem razmerju z UL ZF.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Podatki se uporabljajo za potrebe UL ZF, za uveljavljanja pravic iz sistema socialnega zavarovanja in socialnega varstva, v skladu z zakoni, ki urejajo posamezna področja, za namen zagotavljanja statističnega spremljanja ipd.
  • Rok hrambe (neobvezno): Skladno s klasifikacijskim načrtom in roki hranjenja UL.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek delavca (za delavke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, stalno in začasno bivališče ter drugi kraj, iz katerega delavec prihaja na delo, enotno matično številko občana, davčno številko delavca, davčna izpostava, bančni podatki za nakazilo plače, kraj dela, poklic, izobrazbo, strokovno usposobljenost za opravljanje določenih del oziroma nalog, habilitacijski naziv, doba izvolitve, habilitacijsko področje, delovno mesto, opis del in nalog ter odgovornosti, delovni čas delavca v urah na teden, ali je zaposlen za določen ali za nedoločen čas, ali je zaposlen s krajšim delovnim časom, ali je invalid ali upokojenec, ime drugega delodajalca, pri katerem je delno/dopolnilno zaposlen, datum sklenitve delovnega razmerja, soglasje delodajalca, datum prenehanja delovnega razmerja, razlog prenehanja delovnega razmerja.
  • Uporabniki zbirke: Delodajalec podatke iz evidence zaposlenih delavcev posreduje Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije v osmih dneh od sklenitve pogodbe o zaposlitvi; Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje oziroma na podlagi izrecne zahteve tudi drugim uporabnikom, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju. Dostop do podatkov imajo: dekan, prodekani in tajnik fakultete, ostali po pooblastilu dekana.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Prostori, v katerih se nahajajo dokumenti, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Dokumenti z osebnimi podatki se hranijo v personalnih mapah v zaklenjeni kovinski omari, ustrezno je zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Dostop do osebnih podatkov imajo pooblaščeni delavci kadrovske službe. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva (sprejet na seji senata Univerze v Ljubljani, 11.5.1999).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

2. Osebni karton študenta

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 100/04 – ZViSUPB2), 81. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Vpisani študentje dodiplomskih ter podiplomskih študijskih programov na UL ZF.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe visokošolske dejavnosti UL ZF, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij ipd.
  • Rok hrambe (neobvezno): Skladno s klasifikacijskim načrtom in roki hranjenja UL.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občina rojstva, država rojstva, stalno in začasno bivališče, enotna matična številko občana, državljanstvo, predhodno pridobljena izobrazba, način študija ter druge podatke po posebnih predpisih; podatki o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju študija.
  • Uporabniki zbirke: Dekan in prodekani ter delavci Službe za študijske zadeve UL ZF na podlagi Pravilnika o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva UL, drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni ognjevarni omari, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva (sprejet na seji senata Univerze v Ljubljani, 11.5.1999).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Delno povezovanje z evidenčnim in analitskim informacijskim sistemom visokega šolstva v RS (eVŠ).
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

3. Evidenca uporabnikov Knjižnice UL ZF

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni na UL ZF, študenti UL ZF, študenti drugih fakultet UL, drugi člani knjižnice.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Vpis v knjižnico, evidentiranja uporabnikov knjižnice in koriščenje uslug knjižničnega sistema; za potrebe statističnih obdelav (Fakulteta, Univerza, SURS in MIZŠ).
  • Rok hrambe (neobvezno): Skladno s klasifikacijskim načrtom in roki hranjenja UL.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek, datum rojstva, državljanstvo, ulica, hišna št., poštna št. in kraj stalnega bivališča, telefonska št., vpisna številka, univerza, fakulteta, smer / program študija, stopnja študija, letnik študija
  • Uporabniki zbirke: Vodja knjižnice in zaposleni v knjižnici UL ZF.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki so dostopni le pooblaščenim osebam - knjižničnim delavcem, upravljalca prek sistema gesel avtorizacije in identifikacije.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

4. Evidenca prijavljenih kandidatov za vpis in vpisanih študentov

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 100/04 – ZViS-UPB2), 81. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Prijavljeni kandidati za vpis ter vpisani študentje na UL ZF.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe visokošolske dejavnosti UL ZF, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij ipd.
  • Rok hrambe (neobvezno): Skladno s klasifikacijskim načrtom in roki hranjenja UL.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Naziv podatka: Ime in priimek študenta (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, predhodno pridobljeno izobrazbo, način študija ter druge podatke po posebnih predpisih; podatki o opravljenih izpitih, o napredovanju in dokončanju študija.
  • Uporabniki zbirke: Dekan in prodekani ter delavci Službe za študijske zadeve UL ZF na podlagi Pravilnika o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva UL, drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 86/04).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni ognjevarni omari, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva (sprejet na seji senata Univerze v Ljubljani, 11.5.1999).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Delno povezovanje z evidenčnim in analitskim informacijskim sistemom visokega šolstva v RS (eVŠ).
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

5. Evidenca o izpitih in drugih študijskih obveznostih

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 100/04 – ZViSUPB2), 81. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Študentje dodiplomskega ter podiplomskega študija UL ZF, ki opravljajo izpit (izpit po predmetniku študijskega programa, komisijski izpit, diferencialni izpit).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe visokošolske dejavnosti UL ZF, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti, nosilcev javnega pooblastila in študentskih organizacij ipd.
  • Rok hrambe (neobvezno): Skladno s klasifikacijskim načrtom in roki hranjenja UL.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Vpisna številka, ime in priimek študenta, letnik študija in študijsko leto prvega vpisa, datum izpita, podatke o tem, ali izpit opravlja prvič ali ga ponavlja, ter oceno, doseženo pri izpitu.
  • Uporabniki zbirke: Dekan in prodekani ter delavci Službe za študijske zadeve UL ZF na podlagi Pravilnika o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva UL, drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov. Učitelji – nosilci predmetov za svoj predmet.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni omari, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

6. Evidenca izdanih dokumentov o končanem dodiplomskem in podiplomskem študiju ter študijskih programih za izpopolnjevanje

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 100/04 – ZViSUPB2), 81. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Diplomanti dodiplomskega ter podiplomskega študija na UL ZF, ki jim je bila izdana diplomska listina, in sicer: 1. diploma in priloga k diplomi po zaključenih javnoveljavnih študijskih programih.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe visokošolske dejavnosti UL ZF, za potrebe državnih organov, organov lokalne skupnosti ipd.
  • Rok hrambe (neobvezno): Skladno s klasifikacijskim načrtom in roki hranjenja UL.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Številka diplome, vpisna številka študenta, ime in priimek diplomanta, spol, datum, kraj in občino rojstva, državo rojstva, stalno in začasno bivališče, enotno matično številko občana, državljanstvo, študijski program, predhodno pridobljeno izobrazbo, naslov diplomskega dela in mentorja, imena članov komisije in zagovor datuma diplomiranja in ocena zagovora diplomske naloge.
  • Uporabniki zbirke: Dekan in prodekani ter delavci Službe za študijske zadeve UL ZF na podlagi Pravilnika o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva UL, drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni omari, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva (sprejet na seji senata Univerze v Ljubljani, 11.5.1999).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Delno povezovanje z evidenčnim in analitskim informacijskim sistemom visokega šolstva v RS (eVŠ).
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

7. Evidenca o priznavanju izobraževanja

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o priznavanju in vrednotenju izobraževanja
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Osebe, ki nameravajo nadaljevati izobraževanje na študijskih programih UL ZF in so si predhodno izobrazbo, ki je pogoj za vpis v tovrstno izobraževanje, pridobile v tujini ter MIZŠ za namene zaposlitve teh oseb na območju Slovenije.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Evidentiranje izdanih odločb priznavanja za namen nadaljevanja izobraževanja na UL ZF in za namen zaposlovanja.
  • Rok hrambe (neobvezno): Skladno s klasifikacijskim načrtom in roki hranjenja UL.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Podatki o osebi, na katero se odločba oz. mnenje nanaša (osebno ime, spol, državljanstvo); podatki o diplomi oz. listini o pridobljeni izobrazbi, država izdaje listine ter ime ustanove, ki je izdala listino); datumu odločbe pristojnega organa UL ZF, ev. dodatne zahteve (izpiti).
  • Uporabniki zbirke: Dekan in prodekani ter delavci Službe za študijske zadeve UL ZF na podlagi Pravilnika o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva UL.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v zaklenjeni omari, ustrezno zavarovan pristop v prostor. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva UL.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

8. Evidenca o osebnih prejemkih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci v delovnem razmerju in pogodbeni sodelavci UL ZF.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe visokošolske in raziskovalne dejavnosti visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov ali nosilcev javnih pooblastil, povezane z uresničevanjem sistema plač v javnem sektorju ipd.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek delavca, spol, datum in kraj rojstva, stalno bivališče, enotno matično številko občana, davčno številko delavca, poklic, izobrazbo, delovno mesto, ali je zaposlen za določen ali za nedoločen čas, ali je zaposlen s krajšim delovnim časom, ali je invalid ali upokojenec, ime drugega delodajalca, pri katerem je zaposlen, datum sklenitve delovnega razmerja, datum prenehanja delovnega razmerja, letnem dopustu in njegovi izrabi, odsotnosti zaradi strokovnega izobraževanja in izpopolnjevanja, odsotnosti zaradi začasne nezmožnosti ali zadržanosti od dela, za katere se prejema nadomestilo plače, ure na delu, daljšem od polnega delovnega časa, podatki o delovni ter zavarovalni dobi, podatki o določitvi plače oziroma honorarja, o bruto plači oziroma honorarju, o izplačani plači (osnovna plača, delovna uspešnost, drugo) oziroma honorarju, o izplačanih osebnih prejemkih po namenih (solidarnostna pomoč, odpravnina, jubilejna nagrada, regres za letni dopust), o izplačanih nadomestilih plače po namenih, uresničenih v breme drugih organizacij ali organov, datum zadnjega napredovanja, število napredovanj.
  • Uporabniki zbirke: Dekan, prodekani, tajnik fakultete na podlagi Pravilnika o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva (sprejet na seji senata Univerze v Ljubljani, 11.5.1999).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se hranijo v zaklenjenem prostoru v zaklenjeni omari, ustrezno je zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Neposredni dostop imajo le delavci Računovodsko finančne službe, ki delajo na obračunu plač in honorarjev. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o varovanju zaupnih in osebnih podatkov ter o varovanju dokumentarnega gradiva (sprejet na seji senata Univerze v Ljubljani, 11.5.1999).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:
Nazaj na seznam