Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Pregled zbirk

+ -

Zavezanec

Pravna oblika zavezanca: Pravna oseba
Ime in priimek (za s.p. in fizične osebe):
Naslov (dejavnosti ali stalnega prebivališča):
Naziv ali firma: DIJAŠKI DOM KOPER
Sedež ali naslov: Cankarjeva ulica 5
Poštna številka: 6000
Kraj: Koper
Matična številka: 5050995000
Zbirke zavezanca - upravljalca:

1. EVIDENCA DIJAKOV, PRIJAVLJENIH ZA VPIS V DIJAŠKI DOM

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: kandidati za vpis v dijaški dom
  • Namen obdelave osebnih podatkov: izvajanje vpisa v dijaški dom
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): ni
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: osebno ime kandidata (ime, priimek), EMŠO, spol, datum, kraj, občina, država rojstva, prebivališče (stalno/začasno), državljanstvo, podatki o šolanju v prihodnjem šolskem letu: ime šole, naziv programa izobraževanja, letnik), telefonska številka, podatki o starših/skrbnikih: ime, priimek, naslov, telefonska številka
  • Uporabniki zbirke: pristojno ministrstvo
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatke obdeluje elektronsko pooblaščena oseba, ki ima dostop zavarovan z geslom. Izpisi se hranijo v zaklenjenih omarah, v pisarni v okviru tekočega arhiva dokumentov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Evidenca je povezana z drugimi evidencami iz istega sklopa, če se kandidat vpiše v dom.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

2. EVIDENCA VPISANIH DIJAKOV V DIJAŠKI DOM po vzgojnih skupinah

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Dijaki, vajenci, (dijaki), vpisani v dijaški dom
  • Namen obdelave osebnih podatkov: vpis v dom, oblikovanje vzgojnih skupin
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): ni
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Osebno ime dijaka, EMŠO, spol, datum, kraj, občina, država rojstva, prebivališče (stalno, začasno), podatki o šolanju: ime šole, program, letnik, razporeditev v vzgojno skupino, telefonska številka; podatki o starših/skrbnikih: ime, priimek, naslov bivališča, telefonska številka
  • Uporabniki zbirke: pristojno ministrstvo
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatke obdeluje elektronsko pooblaščena oseba, ki ima dostop zavarovan z geslom. Izpisi se hranijo v zaklenjenih omarah v pisarni v okviru tekočega arhiva dokumentov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Evidenca je povezana z drugimi evidencami iz istega sklopa evidenc o dijakih.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

3. MATIČNA KNJIGA (EVIDENCA DIJAKOV IN ŠTUDENTOV VIŠJIH ŠOL V DIJAŠKEM DOMU)

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: dijaki in študentje višjih šol v dijaškem domu (dijak)
  • Namen obdelave osebnih podatkov: potek izobraževanja (podatek o bivanju v dijaškem domu)
  • Rok hrambe (neobvezno): trajno
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): ni
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: seznam dijakov, ki so se vpisali in bili nameščeni v dijaškem domu, priimek, ime dijaka datum, rojstva ( v starejših obrazcih tudi ime očeta/matere), sprejema, izstopa, številka osebnega lista v drugem delu abecedni seznam dijakov, datum rojstva, številka osebnega lista
  • Uporabniki zbirke: pristojno ministrstvo
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se obdelujejo ročno na obrazcih ali elektrosnko. Pooblaščena oseba obdeluje podatke tako, da jih povzema iz evidence 2. Dostop je zavarovan z geslom. Izpisi evidence, oziroma izpolnjeni obrazci se hranijo v zaklenjeni omari kot tekoči arhiv za osebe, ki se še izobražujejo in kot trajni podatki o osebah, ki so se prenehale izobraževati. To evidenco sestavljajo evidence osebnih listov dijakov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Evidenca je povezana z evidenco osebni list dijaka, ki je njen sestavni del, v elektronski obliki pa tudi z drugimi evidencami iz istega sklopa.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

4. EVIDENCA (MAPA) VZGOJNIH UKREPOV

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: dijaki, ki so bili obravnavani v disciplinskem postopku, ker so kršili domski red.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: evidenca obravnavanih zadev, vodenje disciplinskih in vzgojnih postopkov, statistično poročanje
  • Rok hrambe (neobvezno): 1 leto od izreka vzgojnega ukrepa (do izbrisa ukrepa)
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): ni
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime,priimek dijaka, datum rojstva, naslov bivališča, vzgojna skupina, opis kršitve, datum kršitve, oblika vzgojnega ukrepa, datum izreka vzgojnega ukrepa, datum poteka vzgojnega ukrepa, zapisniki o zagovoru, vabila staršem, soglasja staršev, dijaka, strokovna mnenja strokovnih delavcev, strokovnih institucij.
  • Uporabniki zbirke: pristojno ministrstvo
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se hranijo na obrazcih, se obdelujejo ročno ali elektronsko , dostop je zaščiten z geslom, izpisi se hranijo v zaklenjeni omari tekočega arhiva dokumentov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ti podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

5. OSEBNI LIST DIJAKA

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: dijaki, ki so nameščeni v dijaški dom
  • Namen obdelave osebnih podatkov: spremljanje poteka izobraževanja in bivanja v domu
  • Rok hrambe (neobvezno): trajno
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): ni
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: osebno ime in priimek dijaka, datum rojstva, kraj rojstva, država, šola, program, letnik, vzgojna skupina, interesne dejavnosti v dijaškem domu, pohvale, nagrade, priznanja, za vsako šolsko leto, številka osebnega lista, datum vstopa, datum izstopa iz doma
  • Uporabniki zbirke: pristojno ministrstvo
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se obdelujejo ročno na predpisanih obrazcih ali pa elektronsko. pooblaščena oseba obdeluje podatke tako, da jih povzema iz drugih evidenc iz istega sklopa ročno ali z ustreznimi elektronskimi orodji. Dostop je zavarovan z geslom. izpisi evidence (izpolnjeni obrazci) se hranijo v zaklenjenih omarah kot tekoči arhiv za osebe, ki se že izobražujejo in kot trajni podatki o osebah, ki so se prenehale izobraževati.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Evidenca je povezana z matično knjigo (evidenca dijakov in študentov višjih šol v dijaškem domu). V njej so povzeti podatki iz drugih evidenc iz tega sklopa.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

6. EVIDENCA VPISANIH ŠTUDENTOV

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Študentje nastanjeni v dijaškem domu
  • Namen obdelave osebnih podatkov: zaradi evidence in obravnave zadev, povezanih z bivanjem študentov, prijava začasnega bivališča na upravno enoto, za statistično poročanje.
  • Rok hrambe (neobvezno): trajno
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): ni
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime, priimek študenta, EMŠO, datum, kraj, občina, država rojstva, stalno bivališče, fakulteta, letnik
  • Uporabniki zbirke: pristojno ministrstvo, univerza-pisarna za študentske domove, upravna enota
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatke obdeluje ročno ali elektronsko pooblaščena oseba, ki ima dostop zavarovan z geslom. Izpisi se hranijo v zaklenjeni omari v okviru tekočega arhiva dokumentov za osebe, ki trenutno bivajo v domu, kot trajni podatki o osebah, ki so se izpisale iz doma.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ta evidenca ni povezana z drugimi evidencami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

7. EVIDENCA ZAPOSLENEGA DELAVCA (PERSONALNA MAPA)

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: zaposleni v dijaškem domu
  • Namen obdelave osebnih podatkov: urejanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): ni
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: ime, priimek, datum, kraj, občina, država rojstva, EMŠO, bivališče, telefonska številka, davčna številka, številka TRR, banka, podatki o izobrazbi, poklicu, strokovnem izpopolnjevanju, dodatnem izobraževanju, napredovanjih, pogodbe o zaposlitvah, odločbe o plači, dokazila, potrdila povezana z izobraževanjem, zdravstvenim stanjem, odločbe zdravstvene, invalidske komisije, podatki o plači, nadomestilih za plačo, nagradah, solidarnostni pomoči, delovnih nalogah, delovnem času, delovni dobi, zavarovalni dobi, prejšnjih zaposlitvah, kreditih, sklepi povezani z delovnimi nalogami ali delovno disciplino, odločbe o dopustih, podatki o družinskih članih, pričetku in prenehanju delovnega razmerja
  • Uporabniki zbirke: pooblaščeni delavci zavoda, zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, Zavod za zdravstveno zavarovanje, sodišča, pristojna ministrstva.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki so v obliki listin, izpisov shranjeni v osebni mapi delavca, v zaklenjeni omari. nekateri podatki so vodeni elektronsko, obdeluje jih pooblaščena oseba, ki ima dostop do podatkov zavarovan z geslom.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): podatki se ne povezujejo z evidencami ter javnimi knjigami
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

8. EVIDENCA GOSTOV

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: stanovalci dijaškega doma, prehodni gosti
  • Namen obdelave osebnih podatkov: vodenje pregleda nad gosti doma, prijava začasnega bivališča, prijava gostov na policijo v skladu z zakonom, obračun storitev za goste
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: ime, priimek, datum rojstva, številka potnega lista ali druge javne listine, spol, datum prijave, datum odjave, v skladu z odločbo o prijavi gostov
  • Uporabniki zbirke: policija, upravna enota
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se vodijo ročno na obrazcu knjiga gostov in elektronsko, dostop je zavarovan z geslom, izpisi v obliki knjige gostov se hranijo v zaklenjeni omari v recepciji doma. po izteku roka hrambe, se uničijo.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se povezujejo z evidenco vpisanih dijakov, evidenco vpisanih študentov, evidenco gostov.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

9. VIDEONADZOR VSTOPOV IN IZSTOPOV, MAGNETNA PRISTOPNA KONTROLA

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: zaposleni, dijaki, študentje in obiskovalci doma
  • Namen obdelave osebnih podatkov: varovanje oseb ter premoženja doma
  • Rok hrambe (neobvezno): 1 mesec, podatki se samodejno brišejo
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: video posnetek posameznika ob vstopu v dom, na prehodu iz dijaškega v študentski oddelek, v veži in v računalniški učilnici, registrirani vstopi odčitani ob uporabi magnetne kartice, zabeležena je številka kartice,
  • Uporabniki zbirke: pooblaščeni zaposleni v domu,
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: dostop do arhivskega posnetka in računalnika z ustreznim programom za izvajanje magnetne pristopne kontrole imajo le pooblaščeni delavci doma
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1:
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:
Nazaj na seznam