Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Pregled zbirk

+ -

Zavezanec

Pravna oblika zavezanca: Pravna oseba
Ime in priimek (za s.p. in fizične osebe):
Naslov (dejavnosti ali stalnega prebivališča):
Naziv ali firma: JZ DESETKA CELJE, FINANČNO-RAČUNOVODSKE IN ANALITSKO SVETOVALNE STORITVE ZA ZAVODE
Sedež ali naslov: Krekov trg 3
Poštna številka: 3000
Kraj: CELJE
Matična številka: 5186048000
Zbirke zavezanca - upravljalca:

1. Evidenca podatkov o zaposlenih delavcih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, ki imajo sklenjeno delovno razmerje pri upravljavcu (državljani Republike Slovenije), • nekdanji zaposleni.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje pravic iz delovnega razmerja, • posredovanje podatkov ZPIZ-u, ZZZS-ju in drugim pooblaščenim uporabnikom, • posredovanje podatkov ustanovitelju upravljavca, • posredovanje podatkov o pooblaščenih delavcih sodnemu registru.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • pogodbe o zaposlitvi: ime, priimek, davčna številka, EMŠO, stalni ali začasni naslov, delovno mesto, plačilni razred, vrednost plačilnega razreda; • podatki z obrazca M-1: podatki o zavezancu: firma in sedež/osebno ime in prebivališče, registrska številka, EMŠO, matična številka poslovnega subjekta, podatki o zavarovancu: EMŠO, državljanstvo, priimek, ime, stalno prebivališče v tujini (naselje, ulica, hišna številka, številka in kraj pošte, država), podatki o zavarovanju: datum pričetka zavarovanja (dan, mesec, leto), podlaga za zavarovanje, delovni/zavarovalni čas zavarovanca (ur na teden), matična številka enote poslovnega subjekta, reg. številka prijave prostega delovnega mesta oz. vrste dela, številka delovnega dovoljenja, iztek zavarovalnih pogojev (dan, mesec, leto), poklicna/strokovna izobrazba, vrsta izobrazbe, področje izobrazbe, poklic, ki ga opravlja, delovno razmerje, izmensko delo, poslan v državo, vrsta invalidnosti, prostovoljno pokojninsko zavarovanje, opombe, datum izpolnitve prijave; • podatki z obrazca M-2: podatki o zavezancu: firma in sedež/osebno ime in prebivališče, registrska številka, EMŠO, matična številka poslovnega subjekta, podatki o zavarovancu: EMŠO, priimek, ime, podatki o zavarovanju: datum pričetka zavarovanja (dan, mesec, leto), podlaga za zavarovanje, delovni/zavarovalni čas zavarovanca (ur na teden), polni delovni/zavarovalni čas zavarovanca (ur na teden), vzrok prenehanja zavarovanja, datum prenehanja zavarovanja (dan, mesec, leto), opombe, datum izpolnitve odjave; • podatki z obrazca M-3: podatki o zavezancu: firma in sedež/osebno ime in prebivališče, registrska številka, EMŠO, matična številka poslovnega subjekta, podatki o zavarovancu: EMŠO, državljanstvo, priimek, ime, stalno prebivališče v tujini (naselje, ulica, hišna številka, številka in kraj pošte, država), podatki o spremembi zavarovanja: vzrok spremembe zavarovanja, datum spremembe zavarovanja (dan, mesec, leto), podatki o zavarovanju, ki se ne spreminjajo: datum pričetka zavarovanja (dan, mesec, leto), podlaga za zavarovanje, delovni/zavarovalni čas zavarovanca (ur na teden), polni delovni/zavarovalni čas zavarovanca (ur na teden), podatki o zavarovanju, ki se spreminjajo: matična številka enote poslovnega subjekta, številka delovnega dovoljenja, iztek zavarovalnih pogojev (dan, mesec, leto), poklicna/strokovna izobrazba, vrsta izobrazbe, področje izobrazbe, poklic, ki ga opravlja, delovno razmerje, izmensko delo, poslan v državo, vrsta invalidnosti, opombe, datum izpolnitve prijave; • delovna knjižica: upravna enota, serija, registrska številka, dokument, serijska številka, registrska številka, kraj in datum izdaje, ime, priimek, datum rojstva, kraj rojstva, državljanstvo, podatki o izobraževanju, strokovnem izpopolnjevanju in usposabljanju, evidenčna številka, ime in sedež organizacije delodajalca, datum sklenitve delovnega razmerja, datum prenehanja delovnega razmerja, trajanje zaposlitve, opombe, podpis in pečat; • potrdilo o delovni dobi: ime, priimek, datum rojstva, kraj rojstva, državljanstvo, evidenčna številka, ime in sedež organizacije delodajalca, datum sklenitve delovnega razmerja, datum prenehanja delovnega razmerja, trajanje zaposlitve; • evidenčni list: ime, priimek, datum rojstva, delovno mesto, osnovno plačni razred, zadnje napredovanje, ocena javnega uslužbenca v napredovalnem obdobju, izpolnjevanje pogojev za napredovanje, datum napredovanje, številka in datum aneksa, nov plačni razred, datum, podpis; • ocenjevalni list: ime, priimek, ocena javnega uslužbenca, leto ocenjevanja, skupna utemeljitev ocene, datum, podpis; • ocenjevalni list: ime, priimek, delovno mesto, ocenjevalno obdobje; • priprava sodelavke/sodelavca na letni pogovor: ime, priimek, delovno mesto, podatki o minulem delu v preteklem obdobju, strokovna usposobljenost, zadovoljstvo z delom, interesi, ambicije in ovire; • izjava o izbiri načina prejema plačilne liste: ime, priimek, datum obračunskega mesece, način prejema obračunskega lista (e-oblika / papirna oblika), geslo za odpiranje datoteke; • potrdilo o izobrazbi: ime, priimek, dosežena stopnja izobrazbe, akademski naziv, znanstveni naziv, strokovni naziv, datum dokumenta, naslov zaključnega dela, naziv ustanove, ime in priimek mentorja; • evidenca dostopa do papirne dokumentacije (personalne mape): ime, priimek, datum, razlog za dostop do podatkov, podpis; --- konec personalna mapa --- • soglasje za vzpostavitev in vodenje zbirk osebnih podatkov: ime, priimek, datum rojstva, stalen ali začasni naslov, datum, podpis; • izjava o varovanju osebnih podatkov: ime, priimek, datum rojstva, stalen ali začasni naslov, delovno mesto, datum, podpis; • aplikacija SAOP (modul kadrovska evidenca): ime, priimek, spol, rojstni datum, EMŠO, davčna številka, ulica, kraj, država, pošta, občina, stroškovno mesto, enota, status (nedoločen, določen čas), šifra ZPIZ, šifra plačilnega razreda, šifra delovnega mesta, število ur na dan, datum pričetka pogodbe, številka pogodbe o zaposlitvi, pretekla delovna doba, olajšava za dohodnino, boleznine nad 30 dni, urna osnova, leto osnove, skupne bruto osnove, bančni račun, odtegljaji, administrativne prepovedi, pokojninsko zavarovanje (III. steber).
  • Uporabniki zbirke: • ZPIZ, ZZZS, Inšpektorat za delo, • ustanovitelj javnega zavoda, • izvajalec dodatnega pokojninskega zavarovanja, • izvajalec prostovoljnega zdravstvenega zavarovanja, • sodni register, • AJPES, • izvajalec notranje revizije, • vzdrževalec računalniške aplikacije, • sistemski administrator, • ponudnik storitev varnostnega kopiranja datotek, • na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Personalne mape so shranjene v pisni obliki v pisarni direktorja javnega zavoda. Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Soglasja za vzpostavitev in vodenje zbirk osebnih podatkov, Izjava o varovanju osebnih podatkov se hranijo v pisarni direktorja javnega zavoda. Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatkovna baza elektronske aplikacije za vodenje kadrovske evidence se hrani v strežniški sobi. Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov imata direktor javnega zavoda in vodja oddelka. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za vodenje kadrovske evidence se r hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

2. Evidenca podatkov o vzdrževanih družinskih članih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • otroci delavcev, zaposlenih pri upravljavcu in drugi vzdrževani družinski člani.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • olajšava za dohodnino, • odmera letnega dopusta, • odmera porodniškega nadomestila in dopusta za varstvo in nego otroka.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki z obrazca o uveljavljanju olajšave za vzdrževane družinske člane pri izračunu akontacije dohodnine: - podatki o davčnem zavezancu: ime in priimek davčnega zavezanca, podatki o bivališču, naselju, ulici, hišni številki, poštni številki, naziv glavnega delodajalca oz. izplačevalca pokojnine oz. izplačevalca drugega dohodka, naslov, naselje, ulica hišna številka, poštna številka, ime pošte, - vzdrževani družinski član: ime in priimek, leto rojstva, davčna številka, sorodstveno razmerje. • kadrovska aplikacija: ime in priimek vzdrževanega družinskega člana, datum rojstva, EMŠO, davčna številka, vrsta sorodstva, stalno prebivališče, skupno gospodinjstvo, otrok je / ni zavarovan, uveljavljanje dohodnine;
  • Uporabniki zbirke: • Finančna uprava RS, • vzdrževalec računalniške aplikacije, • sistemski administrator, • ponudnik storitev varnostnega kopiranja datotek, • na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Podatki z obrazca o uveljavljanju olajšave za vzdrževane družinske člane pri izračunu akontacije dohodnine so shranjeni v pisarni direktorja javnega zavoda Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatki z obrazca o uveljavljanju olajšave za vzdrževane družinske člane pri izračunu akontacije dohodnine so shranjeni v registratorjih v prostorih arhiva javnega zavoda. Dostop do prostorov arhiva imajo zaposleni v javnem zavodu. Dostop do podatkov imajo zaposleni v javnem zavodu. • Podatkovna baza elektronske aplikacije za vodenje kadrovske evidence se hrani na podatkovnem polju strežnika v strežniški sobi Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov imata direktor javnega zavoda in vodja oddelka. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za vodenje kadrovske evidence se hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

3. Evidenca podatkov o izobraževanjih, izpopolnjevanjih in usposabljanjih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, zaposlene pri upravljavcu
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • za izobraževanje, izpopolnjevanje in usposabljanje delavca in drugih oseb, ki delajo pri upravljavcu, • uveljavljanje odškodninskih zahtevkov do delavcev, ki jih je delodajalec napotil na izobraževanje, pri čemer so prekršili pogodbo o izobraževanju.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz kadrovske aplikacije: ime, priimek, poslovno leto, vrsta dogodka, začetek in konec izobraževanja, naziv izobraževanja, sklep o napotitvi na dogodek, mesto izobraževanja, strošek; • potrdilo o udeležbi na predavanju (k potnem nalogu): ime, priimek, poslovno leto, vrsta dogodka, začetek in konec izobraževanja, naziv izobraževanja, sklep o napotitvi na dogodek, mesto izobraževanja, strošek, podatki o dogodku, izjava o kritju stroška prehrane;
  • Uporabniki zbirke: • Finančna uprava RS, • izvajalci izobraževanj, • vzdrževalec programske rešitve, • sistemski administrator, • ponudnik storitev varnostnega kopiranja datotek, • izvajalec notranje revizije, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Podatki o udeležbi na seminarju so shranjeni v pisarni vodje oddelka Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatki o udeležbi na seminarju so shranjeni v registratorjih v prostorih arhiva javnega zavoda. Dostop do prostorov arhiva imajo zaposleni v javnem zavodu. Dostop do podatkov imajo zaposleni v javnem zavodu. • Podatkovna baza elektronske aplikacije za vodenje kadrovske evidence se hrani na podatkovnem polju strežnika v strežniški sobi. Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov imata direktor javnega zavoda in vodja oddelka. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za vodenje kadrovske evidence se hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

4. Evidenca podatkov o poškodbah pri delu, kolektivnih nezgodah, nevarnih pojavih, ugotovljenih poklicnih boleznih in o bolezni v zvezi z delom ter o njihovih vzrokih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • delavci, zaposleni pri upravljavcu, • osebe, ki na katerikoli drugi podlagi delajo pri upravljavcu (študenti, dijaki, napoteni delavci, praktikanti itd. po 1. točki 3. člena Zakona o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1, Ur. l. RS, št. 43/2011).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje pravic, ki jih za primer poškodb pri delu, kolektivnih nezgod, nevarnih pojavov, ugotovljenih poklicnih boleznih in boleznih v zvezi z delom določa zakonodaja, • statistične analize v zvezi z nezgodami, vodenje frekvence nezgod, teže nezgod.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • prijava nezgode-poškodbe pri delu (obrazec ER-8): Podatki o delodajalcu: naziv, naslov(ulica, hišna številka, poštna koda in kraj), matična številka, šifra dejavnosti, registrska številka, število zaposlenih, Podatki o poškodovancu: ime in priimek, spol(moški/ženski/ni podatka), državljanstvo(neznano/slovensko/neslovensko iz EU/ neslovensko izven EU), enotna matična številka občana, datum rojstva, zaposlitveni status, vrsta zaposlitve, delovni čas, poklic ki ga opravlja, koliko ur je delal ta dan pred nezgodo, Podatki o nezgodi: datum prijave (dan, mesec, leto), datum nezgode(dan, mesec, leto), ura nezgode, kje se je nezgoda pripetila (ni podatka/na običajnem delovnem mestu/začasno delovno mesto v isti enoti/ službena pot ali delovno mesto v drugi enoti/ pot na delo/ pot z dela/ drugo), vrsta poškodbe (lažja/hujša/ kolektivna /smrtna), kraj nezgode(ulica, hišna številka, poštna koda in kraj), narava poškodbe, poškodovani del telesa, delovno okolje, delovni proces, specifična aktivnost v času nezgode, vzrok nezgode, način poškodbe, materialni povzročitelj, kratek opis nezgode, ali je bila nudena prva pomoč (da/ne/ni podatka), pričakovani bolniški stalež (do vključno 3 dni/ 4 dni ali več), kdo je opravil oziroma bo opravil interno raziskavo, Podatki o prijavitelju: ime in priimek, telefon, delovno mesto, podpis odgovorne osebe delodajalca, žig, evidenčna številka pri delodajalcu, Podatki o poškodovancu: ime in priimek, datum poškodbe (dan, mesec, leto), naslov bivališča (kraj, občina, ulica), poročilo osebnega zdravnika: priimek, ime in šifra zdravnika, naziv in naslov zdravstvene organizacije, ki izdaja poročilo o poškodbi, diagnoza poškodbe in šifra iz MKB, zunanji vzrok poškodbe, ali ima poškodovanec neko bolezen, ki je imela za posledico to poškodbo (da/ne/neznano), ali ima poškodovanec psihične ali fizične težave, ki so vplivale na nastanek poškodbe (da/ne/neznano), opis dogodka po izpovedi poškodovanca, datum, žig, podpis zdravnika.
  • Uporabniki zbirke: • ZPIZ, • ZZZS, • Inšpektorat za delo RS, • izvajalec varstva pri delu, • pooblaščeni zdravnik medicine dela, • na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna dokumentacija o poškodbah pri delu se hrani v pisni obliki (personalna mapa) v pisarni direktorja javnega zavoda Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

5. Evidenca podatkov o zdravstvenih pregledih delavcev

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, zaposlene pri upravljavcu, • osebe, ki na katerikoli drugi podlagi delajo pri upravljavcu po 1. točki 3. člena Zakona o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1, Ur. l. RS, št. 43/2011), • kandidati, ki so v postopku sklenitve delovnega razmerja.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • zagotavljanje preventivnih zdravstvenih pregledov delavcev v skladu z Zakonom o varnosti in zdravju pri delu in podzakonskimi predpisi ter zagotavljanje varnega delavnega okolja za delavca.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • napotnica za predhodni preventivni zdravstveni pregled: ime in priimek, kraj rojstva, EMŠO, naslov, izobrazba, poklic, pregled pred prvo zaposlitvijo / po prenehanju opravljanja določenega dela na določenem delovnem mestu za več kot 12 mesecev, na katerem delovnem mestu se bo zaposlil imenovani, kdaj je bila opravljena izjava o varnosti z oceno tveganja za navedeno delovno mesto, pomembni podatki iz ocene tveganja, delovna oprema, predmeti dela, izpostavljenost tveganjem, kateri ukrepi so bili izvedeni na področju tehničnega varstva in humanizacije dela po zadnji oceni tveganja, osebna varovalna oprema, posebne zdravstvene zahteve, ki jih mora izpolnjevati delavec, delovno mesto je neustrezno za…, pripombe delodajalca, • zdravniško spričevalo z oceno izpolnjevanja posebnih zdravstvenih zahtev po opravljenem predhodnem preventivnem zdravstvenem pregledu: priimek, dekliški priimek in ime, datum rojstva, naziv delovnega mesta, na katerem bo oseba opravljala delo, datum pregleda, izpolnjuje posebne zdravstvene zahteve za navedeno delovno mesto / z naslednjimi omejitvami, začasno / trajno ne izpolnjuje posebnih zdravstvenih zahtev za navedeno delovno mesto, predlagano drugo delo, ocene izpolnjevanja posebnih zdravstvenih zahtev za navedeno delovno mesto ni mogoče podati, predlagani ukrepi na področju varnosti in zdravja pri delu, • napotnica za usmerjeni obdobni in drugi usmerjeni preventivni zdravstveni pregled: ime in priimek, EMŠO, naslov, izobrazba, poklic, od katerega dne je oseba zaposlena pri upravljavcu, od katerega dne je oseba zaposlena na sedanjem delovnem mestu, datum zadnjega preventivnega zdravstvenega pregleda, kdaj je bila opravljena izjava o varnosti z oceno tveganja za navedeno delovno mesto, pomembni podatki iz ocene tveganja, delovna oprema, predmeti dela, izpostavljenost tveganjem, kateri ukrepi so bili izvedeni na področju tehničnega varstva in humanizacije dela po zadnji oceni tveganja, osebna varovalna oprema, posebne zdravstvene zahteve, ki jih mora izpolnjevati delavec, delovno mesto je neustrezno za…, pripombe delodajalca, • zdravniško spričevalo z oceno izpolnjevanja posebnih zdravstvenih zahtev po opravljenem usmerjenem obdobnem ali drugem usmerjenem preventivnem zdravstvenem pregledu: priimek, dekliški priimek in ime, datum rojstva, naziv delovnega mesta, na katerem oseba opravlja delo, datum pregleda, izpolnjuje posebne zdravstvene zahteve za navedeno delovno mesto / z naslednjimi omejitvami, začasno / trajno ne izpolnjuje posebnih zdravstvenih zahtev za navedeno delovno mesto, predlagano drugo delo, ocene izpolnjevanja posebnih zdravstvenih zahtev za navedeno delovno mesto ni mogoče podati, predlagani ukrepi na področju varnosti in zdravja pri delu, • podatki iz kadrovske aplikacije: ime, priimek, dogodek, priponka (potrdilo o usposobljenosti za delo).
  • Uporabniki zbirke: • pooblaščen zdravnik medicine dela, • vzdrževalec programske rešitve, • sistemski administrator, • ponudnik storitev varnostnega kopiranja datotek, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna dokumentacija o zdravstvenih pregledih se hrani v pisni obliki (personalna mapa) v pisarni direktorja javnega zavoda Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatkovna baza elektronske aplikacije za vodenje kadrovske evidence se hrani na podatkovnem polju strežnika v strežniški sobi Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov imata direktor javnega zavoda in vodja oddelka. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za vodenje kadrovske evidence se hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

6. Evidenca podatkov o opravljenem usposabljanju za varno delo in varstvo pred požarom ter preizkusih praktičnega znanja

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, zaposlene pri upravljavcu, • osebe, ki na katerikoli drugi podlagi delajo pri upravljavcu po 1. točki 3. člena Zakona o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1, Ur. l. RS, št. 43/2011).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • zagotavljanje ukrepov za varnost in zdravje pri delu v skladu z Zakonom o varnosti in zdravju pri delu in Zakonom o varstvu pred požarom, • izobraževanje in seznanjanje delavcev z novostmi na področju varnosti in zdravja pri delu in požarne varnosti.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • evidenca o usposabljanju iz varnosti in zdravja pri delu ter varstva pred požarom: ime, priimek, datum rojstva, delovno mesto, številka certifikata, datum izvedbe, datum naslednje izvedbe. • sklep o organiziranju, opremljanju in usposabljanju sil za zaščito, reševanje in pomoč: ime, priimek, datum rojstva, delovno mesto, številka certifikata, datum izvedbe, datum naslednje izvedbe. • potrdilo o opravljenem preizkusu znanja iz varnosti in zdravja pri delu ter varstva pred požarom: številka potrdila, ime in priimek, datum rojstva, delovno mesto, delodajalec, veljavnost potrdila, datum. • preizkus znanja iz varstva pri delu in varstva pred požarom: ime, priimek, rojstni datum, poklic, naloge in opravila, delodajalec, kraj in datum opravljanja preizkusa, število vseh rešenih vprašanj, število pravilno rešenih vprašanj, rezultati testa (uspešno/neuspešno). • izjava o seznanitvi z internim predpisom: datum, ime, priimek, podpis; • kadrovska aplikacija: ime, priimek, dogodek, priponka (potrdilo o izvedenem usposabljanju potrdilo o usposobljenosti iz varnosti in zdravja pri delu ter varstva pred požarom).
  • Uporabniki zbirke: • izvajalec varstva pri delu, • vzdrževalec programske rešitve, • sistemski administrator, • ponudnik storitev varnostnega kopiranja datotek, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka potrdil o usposabljanjih se hrani v pisarni vodje oddelka Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatkovna baza elektronske aplikacije za vodenje kadrovske evidence se hrani na podatkovnem polju strežnika v strežniški sobi Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov imata direktor javnega zavoda in vodja oddelka. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za vodenje kadrovske evidence se hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Pisna zbirka potrdil o usposabljanjih se hrani na lokaciji pogodbenega obdelovalca. Postopki in ukrepi za varstvo osebnih podatkov se urejajo v krovni pogodbi z izvajalcem, v aneksu k njej oz. v pogodbi o procesiranju osebnih podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

7. Evidenca podatkov o iskalcih zaposlitve

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • osebe, ki se prijavijo na razpis za razpisano delovno mesto ali prosto mesto študenta, • osebe, ki pošljejo prošnjo za zaposlitev ali študentsko delo samoiniciativno.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • osebe, ki se prijavijo na razpis za razpisano delovno mesto ali prosto mesto študenta: izbira kandidata na objavljeno prosto delovno mesto, • osebe, ki pošljejo prošnjo za zaposlitev ali študentsko delo samoiniciativno: evidentiranje oseb, ki iščejo zaposlitev ali delo zaradi morebitnih potreb upravljavca po zaposlitvi oseb z izobrazbo oziroma delovnimi izkušnjami, ki ustrezajo iskalcu zaposlitve oziroma študentski pomoči.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • Prijave kandidatov za zaposlitev: ime, priimek, elektronski ali navadni naslov, kontaktne številke, podatki o doseženi izobrazbi, motivacijsko pismo oziroma prošnja, življenjepis, zahtevana potrdila, drugo. • Zapisnik o postopku izbire kandidata: ime in priimek, datum prijave, opis delovnega mesta za prijavo;
  • Uporabniki zbirke: • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Prijave kandidatov za zaposlitev se hranijo v registratorjih v strežniški sobi Dostop do podatkov imajo vsi zaposleni. • Zapisniki o postopku izbire kandidata so shranjeni v registratorjih v strežniški sobi Dostop do podatkov imajo vsi zaposleni. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

8. Evidenca podatkov o izrabi delovnega časa

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, ki imajo sklenjeno pogodbo o zaposlitvi z upravljavcem.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • evidentiranje podatkov o izrabi delovnega časa in časa dela delavcev, ki delajo na drugih pravnih podlagah za obračun izplačil, • obračun plač, • nadzor nad bolniškim staležem, • nadzor nad porabljenim dopustom.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • kadrovska aplikacija: ime, priimek, datum in ura prihoda in odhoda, tip odsotnosti; • potrdila o odsotnosti z dela (bolniški stalež, krvodajalske akcije, odločbe o dopustu, bolniški listi, porodniška, službena odsotnost, odločba o povečanem obsegu dela): ime, priimek, bivališče, datum rojstva, registrska številka upravičenca, vrsta odsotnosti, čas zadržanosti, število ur bolniške, vrsta bolezni, drugo.
  • Uporabniki zbirke: • detektivi, • vzdrževalec informacijske rešitve za beleženje delovnega časa, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Potrdila o odsotnosti z dela (bolniški stalež, krvodajalske akcije, odločbe o dopustu, bolniški listi, porodniška, službena odsotnost, odločba o povečanem obsegu dela) se hranijo v pisarni direktorja javnega zavoda. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Potrdila o odsotnosti z dela (bolniški stalež, krvodajalske akcije, odločbe o dopustu, bolniški listi, porodniška, službena odsotnost, odločba o povečanem obsegu dela) so shranjena v registratorjih v prostorih arhiva javnega zavoda Dostop do prostorov arhiva imajo zaposleni v javnem zavodu. Dostop do podatkov imajo zaposleni v javnem zavodu. • Podatkovna baza elektronske aplikacije za evidentiranje delovnega časa se hrani na podatkovnem polju strežnika v strežniški sobi Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov imata direktor javnega zavoda in vodja oddelka. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za evidentiranje delovnega časa se hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

9. Evidenca podatkov o plačah, potnih nalogih in drugih mesečnih izplačilih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • osebe, ki imajo sklenjeno pogodbo o zaposlitvi pri upravljavcu.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • obračun in nakazilo plač za zaposlene, • letno poročanje ZPIZ za pokojninsko zavarovanje, • mesečno in letno poročanje FURS-u za dohodnino, • mesečno poročanje ZZZS v zvezi z refundacijo boleznin, • povračilo stroškov udeležbe pri različnih aktivnostih institucij, ki potem krijejo stroške udeležbe zaposlenih (civilna zaščita, sodišča- porotniki, Ministrstvo za obrambo - vojaške vaje, ipd.), • vodenje odbitkov, • plačilo in knjiženje stroškov, • plačilo potnih stroškov.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz kadrovske aplikacije: Podatki o zaposleni osebi: ime, priimek, enotna matična številka občana, davčna številka, naslov in občina stalnega bivališča, naslov in občina začasnega bivališča, kraj dela, delovno mesto, delovni čas, zavarovalna doba, delovna doba, datum sklenitve delovnega razmerja, oblika delovnega razmerja, status invalidnosti, datum prenehanja delovnega razmerja, plačilni razred, plačilni razred z napredovanjem, število opravljenih ur, odstotek olajšav, število ur in vrsta odsotnosti, znesek povračil stroškov v zvezi z delom, zneski in vrste odtegljajev od plače, podatek o transakcijskem in/ali ostalih računih delavca, podatki o povprečni urni osnovi za izračun nadomestil, podatki o neto prejemkih: potni strošek za prevoz na delo (relacija in višina povračila) in višina povračila nadomestila za prehrano, vrsta ure bruto/neto izplačila (redno delo, dopust, praznik, boleznina, malica...), mesečni vnos ur/zneska glede na vrsto izplačila, stroškovno mesto na katerem je delavec opravljal redno delo, podatek o plačani premiji za PDPZ (KAD), podatki o plačanih neto odtegljajih: članarine (prostovoljno zdravstveno zavarovanje itd.), krediti (stanovanjski, zavarovanja, leasing ipd.), ostali neto odtegljaji, podatki o višini prispevkov in davkov pri plači delavca; Podatki o vzdrževanih družinskih članih: ime, priimek, datum rojstva, kategorija vzdrževanega družinskega člana, davčna številka; Podatki za izračun jubilejne nagrade: ime, priimek, datum rojstva, naslov stalnega bivališča, naslov začasnega bivališča, kraj dela, delovno mesto, višina jubilejne nagrade, dosežen jubilej, datum vstopa v javni zavod / javni sektor, predhodna delovna doba; Podatki za izračun solidarnostne pomoči: ime, priimek, naslov stalnega bivališča, naslov začasnega bivališča, kraj dela, delovno mesto, višina solidarnostne pomoč, čas zadržanosti iz dela, predlagatelj solidarnostne pomoči; Evidentiranje nadurnega dela: ime, priimek, kraj dela – poslovna enota, delovno mesto, datum opravljanja nadurnega dela, število ur opravljenega nadurnega dela. • podatki s plačilnih list: ime, priimek, naslov stalnega bivališča, kontaktni naslov za vročanje, številka TRR, znesek izplačila, delovna doba, dopust, odtegljaji, izpis izrabe delovnega časa za potrebe obračuna plač: priimek, ime, organizacijska enota, enote, oddelki, pododdelki, datum, ura (od – do). • podatki s potnih nalogov: ime, priimek, naslov stalnega bivališča, delovno mesto, naslov začasnega bivališča, kraj dela, čas odhoda, čas prihoda, način prevoza, znamka in registrska številka osebnega vozila, namen službene poti, cilj službene poti, zaporedna številka in datum potnega naloga. • podatki o finančnem načrtu: ime, priimek, delovno mesto, plačni razred, bruto znesek, morebitna napredovanja. • podatki iz evidence administrativnih prepovedi: ime, priimek, bivališče, datum rojstva, registrska številka upravičenca, vrsta odsotnosti, čas zadržanosti, število ur bolniške, vrsta bolezni, drugo.
  • Uporabniki zbirke: • ZPIZ, • ZZZS, • Finančna uprava RS, • Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje, • ustanovitelj javnega zavoda, • vzdrževalec programske rešitve za obračun plače, • sistemski administrator, • ponudnik storitev varnostnega kopiranja datotek, • na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka plačilnih list se hrani v registratorjih v pisarni vodje oddelka Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Pisna zbirka potnih nalogov se hrani v registratorjih v omari v pisarni vodje oddelka Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov v omari ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Pisna zbirka plačilnih list se hrani v registratorjih v prostorih arhiva javnega zavoda Dostop do prostorov arhiva imajo zaposleni v javnem zavodu. Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Pisna zbirka potnih nalogov se hrani v registratorjih v omarah v prostorih arhiva javnega zavoda Dostop do prostorov arhiva imajo zaposleni v javnem zavodu. Dostop do podatkov imajo zaposleni v javnem zavodu. • Podatki iz evidence administrativnih prepovedi so shranjeni v pisarni direktorja javnega zavoda Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatki iz evidence administrativnih prepovedi so shranjeni v registratorjih v prostorih arhiva javnega zavoda. Dostop do prostorov arhiva imajo zaposleni v javnem zavodu. Dostop do podatkov imajo zaposleni v javnem zavodu. • Elektronska zbirka podatkov o finančnem načrtu se hrani na podatkovnem polju delovne postaje vodje oddelka. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima vodja oddelka. • Podatkovna baza elektronske aplikacije za obračun plače se hrani na podatkovnem polju strežnika v strežniški sobi Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov imata direktor javnega zavoda in vodja oddelka. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za obračun plače se hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

10. Evidenca podatkov o avtorskih, podjemnih in najemnih pogodbah

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • fizične osebe, ki za upravljavca opravljajo dela oz. dobavljajo storitve na podlagi avtorskih, podjemnih, služnostnih in drugih vrst pogodb.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje pravic iz avtorske, podjemne oz. najemne pogodbe.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki na avtorski pogodbi: ime in priimek, točen naslov, davčna številka, neto pogodbeni znesek, opravljeno število ur, avtorsko delo, EMŠO, rok za dokončanje, številka transakcijskega računa, ime banke, datum sklenitve avtorske pogodbe, podpis, avtorsko delo kot priloga; • pogodba o delu: ime in priimek, točen naslov, davčna številka, EMŠO, vrsta opravljenega dela, transakcijski račun, ime banke, rok za dokončanje, datum sklenitve, enako kot zgoraj; • modul za pripravo izplačil: ime in priimek, točen naslov, davčna številka, EMŠO, vrsta opravljenega dela, transakcijski račun, ime banke, rok za dokončanje, datum sklenitve, enako kot zgoraj;
  • Uporabniki zbirke: • Finančna uprava RS, • vzdrževalec računalniške aplikacije za pripravo izplačil, • sistemski administrator, • ponudnik storitev varnostnega kopiranja datotek, • na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pogodbe se skupaj s pripadajočim izstavljenim računom hranijo v registratorjih v omari v pisarni vodje oddelka. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov v omari ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Pogodbe se skupaj s pripadajočim izstavljenim računom hranijo v registratorjih v prostorih arhiva javnega zavoda. Dostop do prostorov arhiva imajo zaposleni v javnem zavodu. Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatkovna baza elektronske aplikacije za pripravo izplačil se hrani na podatkovnem polju strežnika v strežniški sobi. Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov imata direktor javnega zavoda in vodja oddelka. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za pripravo izplačil se hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

11. Evidenca podatkov o poslovnih partnerjih (ki so fizične osebe), kontaktnih osebah pri poslovnih partnerjih in o potencialnih poslovnih partnerjih

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • poslovni partnerji, ki so fizične osebe, • kontaktne osebe pri obstoječih poslovnih partnerjih (pravnih osebah, npr. dobaviteljih), • kontaktne osebe pri potencialnih poslovnih partnerjih.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • obdelava podatkov za namene izvajanja naročila (posla), • zbiranje kontaktov za pridobitev ponudbe, • morebitno nadaljnjo pogajanje ali reklamacije storitve.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • pogodbe o poslovnem sodelovanju: ime, priimek, službeni kontaktni podatki (telefonska številka, elektronski naslov, naslov), delovno mesto, delodajalec, poslovna enota; • modul šifrant strank; ime, priimek, delovno mesto, telefon, elektronski naslov, podatki o poslovnem partnerju, sken pogodbe (za kupce in dobavitelje). • elektronska pošta pogodbenih partnerjev: organizacija, ime, priimek, delovno mesto, elektronska pošta;
  • Uporabniki zbirke: • FURS, • interna revizija, • vzdrževalec programske rešitve za obračun plače, • sistemski administrator, • ponudnik storitev varnostnega kopiranja datotek, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pogodbe o poslovnem sodelovanju se hranijo v pisarni direktor javnega zavoda Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Pogodbe o poslovnem sodelovanju se hranijo v registratorjih v pisarni vodje oddelka. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatki s seznama elektronske pošte pogodbenih partnerjev se hranijo v registratorju v omari v pisarni tajništva Dostop do pisarne ima tajnica, direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov v omari ima tajnica, direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatkovna baza elektronske aplikacije za pripravo izplačil se hrani na podatkovnem polju strežnika v strežniški sobi. Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov imata direktor javnega zavoda in vodja oddelka. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za pripravo izplačil se hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

12. Evidenca podatkov o članih sveta zavoda

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • člani sveta zavoda (zaposleni in zunanji).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izplačilo sejnin, • sklicevanje sej.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • Obračun sejnine in potnih stroškov (Excel tabela): ime in priimek člana, naslov stalnega bivališče, datum in kraj rojstva, EMŠO, davčna številka, številka tekočega računa za izplačilo sejnin, trajanje mandata, datum imenovanja, telefonske številke, e-mail naslov; • Obračun sejnine in potnih stroškov: ime in priimek člana, naslov stalnega bivališče, datum in kraj rojstva, EMŠO, davčna številka, številka tekočega računa za izplačilo sejnin, trajanje mandata, datum imenovanja, telefonske številke, e-mail naslov; • Obrazec o prisotnosti: ime in priimek člana, naslov stalnega bivališče, podpis; • Modul za pripravo izplačil: ime in priimek člana, naslov stalnega bivališče, datum in kraj rojstva, EMŠO, davčna številka, številka tekočega računa za izplačilo sejnin;
  • Uporabniki zbirke: • Finančna uprava RS, • vzdrževalec programske rešitve za obračun plače, • sistemski administrator, • ponudnik storitev varnostnega kopiranja datotek, • na podlagi izrecne zahteve tudi drugi uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Elektronska zbirka podatkov o obračunih sejnine in potnih stroškov se hrani na podatkovnem polju delovne postaje vodje oddelka. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima vodja oddelka. • Pisna zbirka podatkov o obračunih sejnine in o prisotnosti zaposlenih so shranjeni v pisarni vodje oddelka Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatkovna baza elektronske aplikacije za pripravo izplačil se hrani na podatkovnem polju strežnika v strežniški sobi. Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov imata direktor javnega zavoda in vodja oddelka. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za pripravo izplačil se hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

13. Evidenca podatkov v zvezi s pravicami vstopa

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • zaposleni, študenti, fizične osebe zaposlene pri pravnih osebah
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • omogočanje dostopov do prostorov upravljavca.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • evidenca kod in gesel za dostop: ime, priimek, zaporedna številka, geslo. • evidenca vstopov in izstopov na terminalu za izklop šifre (terminal varnostne službe): ime, priimek, zaporedna številka, geslo, datum, čas.
  • Uporabniki zbirke: • upravljalec terminala za vpis šifre oziroma gesla, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov iz evidenca kod in gesel za dostop se hrani v posebni mapi v pisarni direktorja javnega zavoda. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatkovna baza terminala za izklop alarmnega sistema se hrani na podatkovnem polju Vpogled v podatke ima po nalogu upravljavca osebnih podatkov pooblaščena varnostna služba, ki upravlja z alarmnim sistemom. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

14. Evidenca podatkov o uporabi avtomobila, telefona, mobilnega telefona in drugih sredstev danih v uporabo

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • zaposleni, katerim je bila dana pravica uporabljati sredstva dana v uporabo.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • evidentiranje in morebitno uveljavljanje terjatev zoper zaposlene, katerim je bilo dano sredstvo v uporabo, • nadzor nad delom zaposlenih in analiza stroškov povezanih z uporabo sredstev.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • izjava o prejemu / vračila osnovnih sredstev danih v uporabo: ime, priimek, delovno mesto, osnovno sredstvo (ključ, kartica za evidentiranje prisotnosti, potrdilo o prijavi, koda za aktivacijo in deaktivacijo alarma, službeni avtomobil, službeni telefon), datum, podpis; • zbirni račun o uporabi službenih mobilnih telefonov: GSM številka, UMTS številka, podatki o storitvah, podatki o znesku storitev; • evidenca voženj: zaporedna številka, datum, ure odhoda, ure prihoda, število kilometrov, namen vožnje, kraj; • evidenca opravljenih voženj: ime, priimek, datum, namen vožnje, stanje števca (pred, po, razlika), podpis, opombe; • evidenca o oskrbi službenega vozila z gorivom: zaporedna številka, datum, stanje števca, količina kupljenega goriva, številka računa zakupljenega goriva in znesek.
  • Uporabniki zbirke: • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Izjava o prejemu / vračila osnovnih sredstev danih v uporabo se hrani v pisarni direktorja javnega zavoda. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Zbirni račun o uporabi službenih mobilnih telefonov se hrani v registratorjih v pisarni vodje oddelka Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov v omari ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Pisna zbirka podatkov iz evidence voženj, evidence opravljenih voženj, evidence o oskrbi službenega vozila z gorivom se hrani v registratorjih v omari v pisarni vodje oddelka Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov v omari ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Zbirni račun o uporabi službenih mobilnih telefonov se hrani v registratorjih v prostorih arhiva javnega zavoda. Dostop do prostorov arhiva imajo zaposleni v javnem zavodu. Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • Osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

15. Evidenca podatkov o disciplinskih postopkih in redni ter izredni odpovedi pogodbe o zaposlitvi

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • zaposleni, udeleženi v disciplinskem postopku, • fizične osebe (zaposleni in nekdanji zaposleni), ki so bile ali so udeleženec postopka redne ali izredne odpovedi pogodbe o zaposlitvi z upravljavcem podatkov.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • izpolnjevanje obveznosti in uveljavljanje pravic iz delovnega razmerja, • izvedba disciplinskih postopkov, • redna ali izredna prekinitev delovnega razmerja.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki, ki se zbirajo v disciplinskem postopku: ime in priimek delavca, datum prejema pisne obdolžitve, datum, ura in kraj, kjer delavec lahko pove svoj zagovor, objektivne in subjektivne okoliščine kršitve, stopnja krivde, vrsta sankcije (opomin, denarna kazen (znesek sankcije), odvzem bonitet, itd.) • podatki o redni in izredni odpovedi pogodbe o zaposlitvi: ime in priimek delavca, datum rojstva, delovno mesto, organizacijska enota, vrsta odpovedi pogodbe (redna/izredna), pogodbena stranka, ki je odpovedala pogodbo o zaposlitvi (delodajalec/delavec), datum izplačila morebitne odpravnine, višina odpravnine, datum odpovedi pogodbe, trajanje odpovednega roka, v primeru, da redno odpoved zahteva delodajalec, razlog, za odpoved pogodbe, datum pisnega opozorila delavca na izpolnjevanje obveznosti in možnost odpovedi (v primeru odpovedi pogodbe iz krivdnega razloga), datum izdaje vabila na zagovor delavca (v primeru redne odpovedi iz razloga nesposobnosti ali krivdnega razloga in pred izredno odpovedjo pogodbe o zaposlitvi), na vabilu morajo biti navedeni, podatki o razlogu za odpoved, datum, ura in kraj zagovora, razlog delavca oz. delodajalca za izredno odpoved pogodbe, v primeru, da je delavec član sveta delavcev, delavski zaupnik, član nadzornega sveta, ki predstavlja delavce, predstavnik delavcev v svetu zavoda, imenovan ali voljen sindikalni zaupnik, soglasje organa katerega član je delavec, pisno soglasje odpovedi pogodbe starejšega delavca, soglasje inšpektorja za delo o odpovedi pogodbe o zaposlitvi noseči delavki
  • Uporabniki zbirke: • odvetniška pisarna- če sodeluje v disciplinskem postopku oz. postopku redne oz. izredne odpovedi delovnega razmerja, • sindikati - na podlagi pooblastila delavca, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Dokumentacija v zvezi z disciplinskimi postopki se hrani v pisni obliki v pisarni direktorja javnega zavoda. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Dokumentacija v zvezi z redno ali izredno odpovedjo delovnega razmerja se hrani v pisni obliki (personalna mapa) v pisarni direktorja javnega zavoda. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Vodi se evidenca dostopov do papirne dokumentacije. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

16. Evidenca podatkov o elektronski pošti

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • posamezniki, ki uporabljajo elektronsko pošto (zaposleni, študentje, praktikanti) za namene izpolnjevanja obveznosti iz delovnega razmerja.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • uporaba elektronske pošte posameznikov, ki izpolnjujejo delovne obveznosti pri upravljavcu.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • seznam uporabnikov elektronske pošte: ime in priimek, naslov elektronske pošte, datum dodelitve elektronske pošte, datum konca uporabe elektronske pošte, geslo za dostop do podatkov;
  • Uporabniki zbirke: • sistemski administrator, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Seznam uporabnikov elektronske pošte se hrani v pisni obliki v pisarni direktorja javnega zavoda. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

17. Evidenca podatkov o prejeti in poslani pošti

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • posamezniki, ki posredujejo pošto na naslov upravljavca, • posamezniki, katerim upravljavec pošilja pošto.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • evidentiranje poslane in prejete pošte.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Prejeta pošta: datum prejema, pošiljatelj, zadeva, naslovnik, oseba, kateri je bila posredovana pošta, tip pošte (navadno, priporočeno, uradno), oznaka pošte, sken dopisa; Poslana pošta: datum oddaje, naslovnik, naslov, oseba, zadeva, oznaka (navadno, priporočeno), ime in priimek zaposlenega, ki je pošto oddal, sken dopisa; • poštna knjiga - poslana priporočena pošta: ime, priimek, priporočena pošta, vrsta pošta, datum;
  • Uporabniki zbirke: • vzdrževalec programske rešitve za obračun plače, • sistemski administrator, • ponudnik storitev varnostnega kopiranja datotek, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Pisna zbirka podatkov iz poštne knjige se hrani v pisarni vodje oddelka Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov imajo direktor javnega zavoda, vodja oddelka (namestnik direktorja), knjigovodja pooblaščen za manipulacijo s priporočeno pošto. • Podatkovna baza elektronske aplikacije za vodenje pošte se hrani na podatkovnem polju strežnika v strežniški sobi. Vpogled v podatke in pravico do spreminjanja oziroma vpisa podatkov ima vodja oddelka, pravico do vpogleda ima direktorica javnega zavoda. • Varnostne kopije podatkovne baze elektronske aplikacije za vodenje pošte se hranijo na podatkovnih poljih ponudnika storitev hrambe podatkov. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

18. Evidenca podatkov o imetnikih digitalnih potrdil

  • Pravna podlaga (neobvezno):
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • posamezniki, ki uporabljajo digitalna potrdila
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • zagotavljanje in vzdrževanje sistema podeljevanja digitalnih potrdil znotraj upravljavca, • preverjanje ali ima posamezniki že prejeto digitalno potrdilo.
  • Rok hrambe (neobvezno):
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • podatki iz pisne zbirke podatkov o digitalnih potrdilih: ime, priimek, naziv digitalnega potrdila, geslo;
  • Uporabniki zbirke: • podeljevalec digitalnega potrdila, • na podlagi izrecne zahteve uporabniki, ki imajo za pridobivanje osebnih podatkov podlago v zakonu, osebni privolitvi posameznika ali pogodbenem razmerju.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: • Podatki iz pisne zbirke podatkov o digitalnih potrdilih se hrani v pisni obliki v pisarni direktorja javnega zavoda. Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). • Podatki iz pisne zbirke podatkov o digitalnih potrdilih (kopija) se hrani v pisarni vodje oddelka Dostop do pisarne ima direktor javnega zavoda in vodja oddelka (namestnik direktorja). Dostop do podatkov imajo direktor javnega zavoda, vodja oddelka (namestnik direktorja), knjigovodja pooblaščen za manipulacijo s priporočeno pošto. • Postopki in ukrepi za varovanje osebnih podatkov so opisani v Operacijskem predpisu in Pravilniku o varovanju osebnih podatkov.
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): • osebni podatki iz zbirke se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: /
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:
Nazaj na seznam