Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Pregled zbirk

+ -

Zavezanec

Pravna oblika zavezanca: Pravna oseba
Ime in priimek (za s.p. in fizične osebe):
Naslov (dejavnosti ali stalnega prebivališča): Titov trg 4
Naziv ali firma: UNIVERZA NA PRIMORSKEM
Sedež ali naslov:
Poštna številka: 6000
Kraj: Koper - Capodistria
Matična številka: 1810014000
Zbirke zavezanca - upravljalca:

1. Evidenca o plačah

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 81. a člen, Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06), 7. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, ki so v delovnem razmerju z Univerzo na Primorskem.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe visokošolske dejavnosti visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov ali nosilcev javnih pooblastil, povezane z uresničevanjem sistema plač v javnem sektorju, ter ugotavljanjem izpolnjevanja kadrovskih pogojev. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 82. a člen.
  • Rok hrambe (neobvezno): Evidenca se hrani trajno v skladu s predpisi, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 83. člen, Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06), 17. člen.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek delavca (za delavke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občino rojstva, stalno in začasno bivališče ter drugi kraj, iz katerega delavec prihaja na delo, enotno matično številko občana, davčno številko delavca, kraj dela, poklic, izobrazbo, delovno mesto, delovni čas delavca v urah na teden, invalid(kategorija invalida) ali upokojenec, ime in naslov drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem je zaposlen, odsotnosti zaradi začasne nezmožnosti ali zadržanosti od dela, za katere se prejema nadomestilo plače, število opravljenih ur na delu, daljšem od polnega delovnega časa, podatki o delovni ter zavarovalni dobi, poprejšnje soglasje za dopolnilno delo, soglasje za sklenitev pogodbe o delu, plačni razred brez napredovanja in z napredovanjem, številka transakcijskega računa, na katerega se izplačujejo plače in ostali prejemki, podatki o bruto plači, o izplačani plači (osnovna plača, delovna uspešnost, nadurno delo, drugo), o izplačanih osebnih prejemkih po namenih (solidarnostna pomoč, odpravnina, jubilejna nagrada, regres za letni dopust), o izplačanih nadomestilih plače po namenih, uresničenih v breme drugih organizacij ali organov, plačila za prostovoljno pokojninsko zavarovanje, stroški izobraževanja delavcev, davki na izplačane plače, ostali stroški dela; podatki o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca: prispevki v breme delodajalca ( plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje, plačani prispevki za starševsko varstvo, plačani prispevki za zaposlovanje);prispevki v breme zavarovanca: plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje, plačani prispevki za starševsko varstvo, plačani prispevki za zaposlovanje.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe); drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari na rektoratu in članicah, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

2. Evidenca izdanih odločb v postopku priznavanja za namen nadaljevanja izobraževanja

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o vrednotenju in priznavanju izobraževanja (Uradni list RS, št. 87/11, 97/11 – popr. in 109/12), 23. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Osebe, ki nameravajo nadaljevati izobraževanje na Univerzi na Primorskem in so si predhodno izobrazbo, ki je pogoj za vpis v tovrstno izobraževanje, pridobile v tujini ter so na Univerzo na Primorskem vložile zahtevo za priznavanje tujega izobraževanja.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Evidentiranje izdanih odločb priznavanja za namen nadaljevanja izobraževanja za potrebe Univerze na Primorskem in pristojnega ministrstva.
  • Rok hrambe (neobvezno): Evidence se hranijo trajno v skladu s predpisi, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 83. člen.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek, datum rojstva,spol, državljanstvo; podatki o izdani odločbi: številka in datum izdaje; podatki o listini o izobraževanju: ime v izvorni obliki oziroma njeni transkripciji, na podlagi katere je bila izdana odločba, datum izdaje, država izdaje in ime institucije, ki jo je izdala; podatki o izobraževalnem programu, področju oziroma smeri, razredu, letniku, semestru, modulu, v katerega se oseba, na katero se odločba nanaša, vključuje.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem (na rektoratu ali članicah) na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe) in v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari na rektoratu in članicah, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

3. Evidenca o izpitih in drugih študijskih obveznostih

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7), 81. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Vpisani študentje in kandidati vpisani v študijske programe za izpopolnjevanje na Univerzi na Primorskem, ki opravljajo izpit.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe pedagoške in z njo povezane znanstvenoraziskovalne, umetniške in strokovne dejavnosti ter knjižnične dejavnosti na Univerzi na Primorskem ter za potrebe državnih organov in nosilcev javnih pooblastil. Pri izdelavi statističnih analiz se smejo osebni podatki uporabljati in objavljati tako, da identiteta študenta.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki se začnejo obdelovati z dnem prijave na izpit, prenehajo pa se obdelovati z opravljenim izpitom Evidence se hranijo trajno v skladu s predpisi, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo (Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 83. člen.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek (za študentke tudi dekliški priimek),vpisna številka, ime visokošolskega zavoda, ime študijskega programa, ime in smeri oziroma modul, način študija, letnik študija in študijsko leto prvega vpisa,ime predmeta, datum prijave na izpit, datum izpita, ali se izpit opravlja prvič ali se ponavlja, ocena oziroma rezultat, dosežen pri izpitu.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe); ministrstvo pristojno za visoko šolstvo in drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, 94/07- UPB- ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki so povezani v evidenco e-VŠ pri pristojnem ministrstvu za visoko šolstvo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

4. Evidenca o poškodbah pri delu in poklicni bolezni.

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 43/11)-41. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci, ki so v delovnem razmerju z Univerzo na Primorskem in so se poškodovali pri delu ali je bila ugotovljena poklicna bolezen.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Urejanje pravic in obveznosti delavcev iz delovnega razmerja, ki izhajajo iz poškodbe pri delu ali poklicne bolezni.
  • Rok hrambe (neobvezno): Evidenca se hrani trajno v skladu s predpisi, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo Zakon o varnosti in zdravju pri delu (Uradni list RS, št. 43/11).
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: ime in priimek, spol, državljanstvo, EMŠO oziroma datum rojstva v nezgodi udeleženega delavca; ime in priimek, spol, državljanstvo, EMŠO oziroma datum rojstva delavca, pri katerem je bila ugotovljena poklicna bolezen, podatki o poklicni bolezni in odločba, s katero je delavcu priznana poklicna bolezen.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnik o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe); drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07-UPB-ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari na rektoratu in članicah, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

5. Evidenca o študentih na mednarodni izmenjavi v okviru študija

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 81. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Tuji študentje na mednarodni izmenjavi v okviru študija.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe pedagoške in z njo povezane znanstvenoraziskovalne, umetniške in strokovne dejavnosti ter knjižnične dejavnosti Univerze na Primorskem ter za potrebe državnih organov in nosilcev javnih pooblastil. Pri izdelavi statističnih analiz se smejo osebni podatki uporabljati in objavljati tako, da identiteta študenta ni razvidna.
  • Rok hrambe (neobvezno): Evidence študentov na izmenjavi se hranijo trajno. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 83. člen.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek (za študentke tudi dekliški priimek), spol, datum, kraj in občina in država rojstva, stalno in začasno bivališče ter naslov za vročanje pošte (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, občina, država), enotna matična številka občana, državljanstvo, ime visokošolskega zavoda, ime študijskega programa, ime in smeri oziroma modul, kraj izvajanja študija, način študija, letnik študija, datum začetka in zaključka zamenjave, število vpisanih in doseženih kreditnih točk po ECTS, o študiju na visokošolskem zavodu, s katerega študent prihaja (ime visokošolskega zavoda, kraj in država visokošolskega zavoda, ime študijskega programa).
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem in njenih članic na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe); ministrstvo pristojno za visoko šolstvo in drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki so povezani v evidenco e-VŠ pri pristojnem ministrstvu za visoko šolstvo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

6. Evidence posameznikov z začasnim prebivališčem v objektih UP Študentskih domov

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o prijavi prebivališča (Uradni list RS št.52/16)- 39. člen oz. 38. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Posamezniki, ki so začasno nastanjeni v UP Študentskih domovih po določbah Zakona o prijavi prebivališča zaradi šolanja ali drugih razlogov.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe prijave gostov v skladu z Zakonom o prijavi prebivališča, za potrebe zavoda, za statistična raziskovanja, (identiteta gostov ne sme biti razvidna), druge uradne namene in za uveljavljanje pravic posameznika, na katerega se podatki nanašajo.
  • Rok hrambe (neobvezno): Evidenca se v skladu z 5. odstavkom 15. člena Zakonom o prijavi prebivališča hrani eno leto od vpisa posameznika v evidenco.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: ime in priimek, EMŠO oziroma datum rojstva in spol, če EMŠO ni določen, kraj rojstva, naslov stalnega prebivališča (občina, naselje, ulica, hišna številka z dodatkom k hišni številki ter oznaka stanovanja), državljanstvo, datum prijave, številko in vrsto identifikacijskega dokumenta, zaporedno številko prijave.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe); drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Osebni podatki se vodijo knjigi gostov brez kopije. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

7. Evidence prijavljenih za vpis in vpisanih študentov ter vpisanih na študijske programe izpopolnjevanja

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 81. člen, za telefonske številke in elektronski naslov pa osebna privolitev posameznika.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Prijavljeni kandidati za vpis ter vpisani študentje na Univerzi na Primorskem.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe pedagoške in z njo povezane znanstvenoraziskovalne, umetniške in strokovne dejavnosti ter knjižnične dejavnosti na Univerzi na Primorskem ter za potrebe državnih organov in nosilcev javnih pooblastil. Pri izdelavi statističnih analiz se smejo osebni podatki uporabljati in objavljati tako, da identiteta študenta ni razvidna.
  • Rok hrambe (neobvezno): Evidence vpisanih študentov se hranijo trajno v skladu s predpisi, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo. Evidence prijavljenih za vpis se hranijo do vpisa oziroma do izteka pritožbenih postopkov. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 83. člen.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek (za študentke tudi dekliški priimek), enotna matična številka občana, vpisna številka, spol, datum, kraj in občina in država rojstva, stalno in začasno bivališče ter naslov za vročanje pošte (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, občina, država), državljanstvo, učni uspeh oziroma uspeh pri študiju in predhodno pridobljena izobrazba, relevantna za vpis v visokošolski študijski program, najvišja dosežena predhodna izobrazba, če je višja od predhodne izobrazbe, relevantne za vpis v visokošolski študijski program (KLASIUS), ime visokošolskega zavoda, ime študijskega programa, ime in smeri oziroma modul, kraj izvajanja študija, način študija, datum in študijsko leto vpisa v študijski program, letnik študija, datum začetka in datum zaključka statusa študenta po študijskih letih, o dokončanju študija, drugi podatki, potrebni za odločanje o izpolnjevanju pogojev za vpis oziroma napredovanju v višji letnik ter za odločanje o pravicah v skladu z Zakonom o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), telefonske številke in elektronski naslov ter drugi podatki po posebnih predpisih.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem in njenih članic na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe); drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1),ministrstvo pristojno za visoko šolstvo.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki so povezani v evidenco e-VŠ pri pristojnem ministrstvu za visoko šolstvo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

8. Evidenca zaposlenih delavcev.

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 81. a člen, Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06), 7. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Delavci, ki so v delovnem razmerju z Univerzo na Primorskem.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe visokošolske dejavnosti visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov ali nosilcev javnih pooblastil, povezane z uresničevanjem sistema plač v javnem sektorju, ter ugotavljanjem izpolnjevanja kadrovskih pogojev. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 82. a člen, Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06), 7. člen.
  • Rok hrambe (neobvezno): Evidenca se hrani trajno v skladu s predpisi, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 83. člen, Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06), 14. člen.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno):
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek delavca (za delavke tudi dekliški priimek), spol, datum rojstva, kraj in občina rojstva, država rojstva, enotna matična številka občana, davčna številka, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država), izobrazba (smer izobrazbe, raven izobrazbe, strokovni oz. znanstveni naziv, visokošolski zavod, ne katerem je pridobljena izobrazba, ali je delavec invalid, kategorija invalidnosti, ali je delavec delno upokojen, ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu, ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo, naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);soglasje delodajalca za opravljanje dopolnilnega dela, strokovna usposobljenost za opravljanje določenih del oziroma nalog, delovna dovoljenja (vrsta delovnega dovoljenja, datum izdaje delovnega dovoljenja, datum izteka delovnega dovoljenja, številka delovnega dovoljenja, organ, ki je izdal delovno dovoljenje), podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi (datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi, datum nastopa dela, vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi, razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas, poklic, ki ga opravlja delavec, strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, naziv delovnega mesta, šifra delovnega mesta, plačni razred z in brez napredovanj, število ur tedenskega rednega delovnega časa, ali je zaposlen za določen ali za nedoločen čas, ali je zaposlen s krajšim delovnim časom, razporeditev delovnega časa, kraj, kjer delavec opravlja delo, ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo), šifra raziskovalca, vloga za izvolitev v naziv visokošolskega učitelja ali visokošolskega sodelavca oz raziskovalca, sklep senata oziroma znanstvenega sveta o imenovanju komisije za izvolitev v naziv, poročilo komisije, soglasje senata, sklep o izvolitvi, doba izvolitve, habilitacijsko področje, mentorstva, datum in način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe) ; drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07 - UPB-ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari na rektoratu in članicah, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

9. Evidenca o izdanih dokumentih o končanem dodiplomskem in podiplomskem izobraževanju ter študijskih programih za izpopolnjevanje

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7), 81. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Študentje na Univerzi na Primorskem, ki jim je bila izdana javna listina kot zaključek študija na katerikoli stopnji študija.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe pedagoške in z njo povezane znanstvenoraziskovalne, umetniške in strokovne dejavnosti ter knjižnične dejavnosti na Univerzi na Primorskem ter za potrebe državnih organov in nosilcev javnih pooblastil. Pri izdelavi statističnih analiz se smejo osebni podatki uporabljati in objavljati tako, da identiteta študenta.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki se začnejo obdelovati z dnem dokončanja študijskega programa, prenehajo pa se obdelovati z dnem izdaje javne listine o končanem študijskem programu. Evidence se hranijo trajno v skladu s predpisi, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7), 83. člen.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek (za študentke tudi dekliški priimek),vpisna številka, spol, datum, kraj in občina in država rojstva, stalno in začasno bivališče ter naslov za vročanje pošte (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, občina, država),enotna matična številka občana, državljanstvo, , učni uspeh oziroma uspeh pri študiju in predhodno pridobljena izobrazba, relevantna za vpis, najvišja dosežena predhodna izobrazba, če je višja od predhodne izobrazbe, relevantne za vpis v visokošolski študijski program, ime visokošolskega zavoda, ime študijskega programa, ime in smeri oziroma modul, kraj izvajanja študija, način študija, datum in študijsko leto vpisa v študijski program, letnik študija, datum začetka in datum zaključka statusa študenta po študijskih letih, o dokončanju študija, drugi podatki, potrebni za odločanje o izpolnjevanju pogojev za vpis oziroma napredovanju v višji letnik ter za odločanje o pravicah v skladu z Zakonom o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), številka in datum izdane javne listine o zaključku študija, vrsti javne listine o končanem študijskem programu.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe); ministrstvo pristojno za visoko šolstvo in drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki so povezani v evidenco e-VŠ pri pristojnem ministrstvu za visoko šolstvo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

10. Evidenca videonadzora

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1)-75. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni, študentje in drugi obiskovalci prostorov UP in članic.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: varnost ljudi in premoženja, zagotavljanje nadzora vstopa v službene prostore ali izstopa iz njih, varovanje poslovnih skrivnosti.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki se hranijo 3 mesece razen v primeru incidenčnega dogodka do konca postopka.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Ni omejitev pravic posameznika iz 30. in 32. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1).
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Posnetek posameznika, datum in čas vstopa v uradne prostore.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe); Pravilnika zavarovanju osebnih podatkov pri izvajanju videonadzor na Univerzi na Primorskem, št. 002-4/17 z dne 9.3.2017 in spremembe), in drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

11. Evidenca študentov, ki se vodi za potrebe subvencioniranega bivanja študentov

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 81. b člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Študentje prijavljeni na razpis za bivanje v študentskem domu, dijaškem domu ali pri zasebniku s subvencijo ter družinski člani teh študentov.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe odločanja o pravici do subvencioniranega bivanja, podaljšanju subvencioniranega bivanja študentov in za potrebe pristojnega ministrstva za visoko šolstvo, pri izplačevanju subvencij.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki se hranijo v skladu s predpisi, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo še pet let od zadnjega študijskega leta subvencioniranega bivanja.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Priimek in ime, spol, davčna številka, enotna matična številka občana, vrsta in številka osebnega dokumenta, datum, kraj, občina in država rojstva, državljanstvo, o tem ali je študent zaposlen, naslov stalnega in začasnega prebivališča, naslov za vročanje pošte (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, občina, država), telefon in elektronski naslov, številka in datum izdaje odločbe, izdane v postopku uveljavljanja pravice do subvencioniranega bivanja, številka in datum izdaje odločbe, izdane v postopku uveljavljanja pravice do subvencioniranega bivanja, številka in datum sklenitve nastanitvene pogodbe za subvencionirano bivanje oziroma aneksa k nastanitveni pogodbi za subvencionirano bivanje ter čas veljavnosti, o tem, kje uveljavlja pravico do bivanja, ime visokošolskega zavoda, na katerega je študent vpisan, ime študijskega programa, na katerega je študent vpisan, kraj izvajanja študija, stopnja in vrsta študijskega programa, letnik študija, vrsta vpisa (prvi vpis v letnik, ponavljanje letnika, zamenjava študijskega programa, nadaljevanje študija po merilih za prehode in vzporedni vpis), način študija, študijsko leto prvega vpisa na sedanji študijski program, študijsko leto prvega vpisa na kateri koli študijski program, število let koriščenja subvencioniranega bivanja in potek študija po študijskih letih študija, datum vselitve in datum izselitve, o prekinitvi študija, o tem, ali izpolnjuje pogoj za izjemno podaljšanje subvencioniranega bivanja, o uveljavljanju starševstva in podatki o drugem roditelju, s katerim biva v študentskem domu (osebno ime, enotna matična številka občana), o tem, ali ima status študenta invalida s spremljevalcem, o tem, ali je študent spremljevalec invalida in podatki o študentu, kateremu je spremljevalec (osebno ime, enotna matična številka občana); za tuje študente, ki so v Republiki Sloveniji na mednarodni izmenjavi v okviru študija in bivajo v študentskih domovih, se v evidenci iz tega člena vodijo naslednji podatki: osebno ime, enotna matična številka občana, vrsta in številka osebnega dokumenta, spol, datum, kraj, občina in država rojstva, državljanstvo,stalno prebivališče in naslov za osebno vročanje pošte (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, občina, država), telefon in elektronski naslov, številka in datum sklenitve nastanitvene pogodbe za subvencionirano bivanje oziroma aneksa k nastanitveni pogodbi za subvencionirano bivanje ter čas veljavnosti, datum vselitve in datum izselitve ter podatek o vrsti mednarodne izmenjave, to je podatek o mednarodnem programu ali sporazumu, po katerem je opravljena izmenjava.
  • Uporabniki zbirke: Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari na članici, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Evidenca je del zbirke podatkov eVŠ, ki se vodi elektronsko.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

12. Zbirka osebnih podatkov Kariernega centra UP

  • Pravna podlaga (neobvezno): Privolitev posameznika.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • Študenti dodiplomskih/ podiplomskih študijskih programov Univerze na Primorskem, ki so podali soglasje za uporabo kontaktnih podatkov za vključitev v karierno oz. študijsko svetovanje (baza »študenti UP«). Baza »študenti UP« se zgradi vsako študijsko leto posebej. Poleg tega se vzporedno vodi še: • baza »naročniki na novice KC UP«: Študenti dodiplomskih/ podiplomskih študijskih programov Univerze na Primorskem; posamezniki, ki so zaključili dodiplomski/ podiplomski študij na Univerzi na Primorskem ter drugi, ki jih zanimajo novice Kariernega centra Univerze na Primorskem (KC UP).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • Povabilo in udeležba na individualnem ali skupinskem kariernem svetovanja, udeležba na drugih dogodkih (delavnice, karierni sejmi, obiski delovnih okolij ipd.) in raziskavah, ki jih izvaja KC UP. • Posredovanje elektronskih novic glede aktualnosti na kariernem področju ter obveščanje o delovanju KC UP, aktualnih in prihodnih dogodkih, natečajih, prostih delovnih mestih in zadevah, ki so neposredno povezane z razvojem kariere posameznika.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki iz baze »študenti UP« se hranijo do 1. delovnega dne v mesecu oktobru prihodnjega leta oz. začetka novega študijskega leta. Podatki iz baze »naročniki na novice KC UP« se hranijo do uporabnikovega preklica privolitve.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Upravljalec te zbirke podatkov sme posredovati osebne podatke drugim pravnim ali fizičnim osebam samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika, na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: • baza »študenti UP«: članica UP; študijski program; letnik študija; ime; priimek; spol; datum rojstva; kraj rojstva; država rojstva; elektronski naslov • baza »naročniki na novice KC UP«: status (študent, diplomant); članica UP, študijski program; letnik študija; ime; priimek; spol; elektronski naslov, datum vnosa v bazo.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne in pooblaščene osebe KC UP na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se hranijo v skladu z določili Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika iz tretjega odstavka 5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

13. Zbirka podatkov o uporabnikih spletnega portala Kariernega centra UP

  • Pravna podlaga (neobvezno): Privolitev posameznika.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • Študenti dodiplomskih/ podiplomskih študijskih programov Univerze na Primorskem, ki so podali soglasje za uporabo kontaktnih podatkov za vključitev v karierno oz. študijsko svetovanje (baza »študenti UP«). Baza »študenti UP« se zgradi vsako študijsko leto posebej. • Poleg tega se vzporedno vodi še baza »uporabniki spletnega portala KC UP«: uporabniki, ki se odločijo predstaviti svojo organizacijo ali sebe na spletnem portalu Kariernega centra Univerze na Primorskem (KC UP) ter uporabljati storitve, ki jih portal omogoča.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: KC UP uporabnikom spletnega portala nudi priložnost, da zapišejo svoja znanja in izkušnje v zbirko življenjepisov študentov in diplomantov Univerze na Primorskem na spletnem portalu KC UP ter si tako povečajo svoje zaposlitvene možnosti. Uporabniki spletnega portala bodo imeli možnost pregledovanja zaposlitvenih ponudb, ki so objavljene znotraj spletnega portala KC UP. Poleg uporabnikov imajo dostop do podatkov tudi zaposleni v KC UP.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki iz baze »študenti UP« se hranijo do 1. delovnega dne v mesecu oktobru prihodnjega leta oz. začetka novega študijskega leta. Podatki iz baze »uporabniki spletnega portala KC UP« se hranijo do uporabnikovega preklica privolitve.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Upravljalec te zbirke podatkov sme posredovati osebne podatke drugim pravnim ali fizičnim osebam samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika, na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Baza »študenti UP« in baza »uporabniki spletnega portala KC UP«: • Osebni podatki: priimek, dekliški priimek, ime, stalno prebivališče (naslov, pošta, kraj, država), začasno prebivališče (naslov, pošta, kraj, država), datum rojstva, kraj rojstva, državljanstvo, elektronski naslov, prenosni telefon, slika (uporabnik ima tudi možnost, da naloži osebno fotografijo). • podatki o študiju: trenutni študij (vrsta študija, ime visokošolskega zavoda, študijski program, študijska smer in usmeritev, leto vpisa v program, letnik študija, način študija, naziv po zaključku študija, potrdilo o pridobljeni izobrazbi), vzporedni študij (vrsta študija, ime visokošolskega zavoda, študijski program, študijska smer in usmeritev, leto vpisa v program, letnik študija, leto zaključka, način študija, naziv po zaključku študija), predhodni študij (vrsta študija, ime visokošolskega zavoda, študijski program, študijska smer, leto vpisa v program, leto zaključka, način študija, ocena diplome, naziv po zaključku študija, država zavoda), srednja šola (ime srednješolskega zavoda, program, smer srednješolskega zavoda, leto vpisa, leto zaključka, uspeh na maturi, naziv po zaključku), osnovna šola (ime osnovnošolskega zavoda, leto vpisa, leto zaključka, uspeh). • podatki o delovnih izkušnjah: zaposlitev: (obdobje od (mesec, leto), obdobje do (mesec, leto), zaposlitev ali delovno mesto, vrsta zaposlitve, opis delovnih nalog, kraj opravljanja dela, naziv delodajalca, sedež organizacije), -reference (priimek, ime, kontakt, priporočilo), želeno področje dela. • podatki o kompetencah: tuji jeziki (pisno znanje, govorno znanje, aktivna raba jezika, certifikat/potrdilo), računalniška znanja (nivo znanja, certifikat/potrdilo), splošne kompetence, specifične kompetence, dodatna izobraževanja in usposabljanja (obdobje od, obdobje do, naziv tečaja/delavnice/seminarja, naziv ustanove, potrdilo o udeležbi), vozniško dovoljenje, osebnostne lastnosti. • podatki o prostem času: članstvo v društvih in organizacijah (obdobje od, obdobje do, ime organizacije, opis nalog), hobiji, drugo. • Shranjujejo se tudi vse spremembe, ki jih uporabnik vnese naknadno (po 1. vnosu).
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne in pooblaščene osebe KC UP na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe). Uporabniki spletnega portala KC UP, katerim je bil predhodno odobren dostop s strani KC UP.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se hranijo v skladu z določili Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika iz tretjega odstavka 5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

14. Zbirka podatkov o uporabnikih vseživljenjskega učenja Kariernega centra UP

  • Pravna podlaga (neobvezno): Privolitev posameznika.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: • Študenti dodiplomskih/ podiplomskih študijskih programov Univerze na Primorskem, ki so podali soglasje za uporabo kontaktnih podatkov za vključitev v karierno oz. študijsko svetovanje (baza »študenti UP«). Baza »študenti UP« se zgradi vsako študijsko leto posebej. • baza uporabnikov storitev (baza »VŽU«): fizične osebe, ki se udeležijo/prijavijo na dogodek v sklopu storitev Vseživljenjskega učenja (VŽU).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: • Obveščanje/informiranje članov baze »VŽU« o novicah, novostih, preteklih in prihodnjih dogodkih na področju vseživljenjskega učenja. • Izdajanje potrdil o opravljenih izobraževanjih, udeležbah na izobraževanjih.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki iz baze »študenti UP« se hranijo do 1. delovnega dne v mesecu oktobru prihodnjega leta oz. začetka novega študijskega leta. Podatki iz baze »VŽU« se hranijo do uporabnikovega preklica privolitve.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Upravljalec te zbirke podatkov sme posredovati osebni podatkov drugim pravnim ali fizičnim osebam samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika, na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Osebni podatki: ime, priimek, telefonska številka, elektronska pošta, naslov, datum rojstva, kraj rojstva, fakulteta vpisanega oziroma dokončanega študija, izobrazba, delovno mesto, delodajalec.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne in pooblaščene osebe KC UP na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se hranijo v skladu z določili Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika iz tretjega odstavka 5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

15. Zbirka podatkov o študentih vključenih v Štipendijski sklad UP

  • Pravna podlaga (neobvezno): Privolitev posameznika.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Študenti dodiplomskih/ podiplomskih študijskih programov Univerze na Primorskem, ki so oddali vlogo, ki izpolnjujejo pogoje in ki so bili izbrani za vključitev v Štipendijski sklad Univerze na Primorskem.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Izvedba izbora kandidatov za vključitev v Štipendijski sklad UP, sklenitev pogodbe o štipendiranju.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatki o kandidatih, ki so oddali vlogo in ne izpolnjujejo pogojev za vključitev v Štipendijski sklad Univerze na Primorskem se hranijo do izteka pritožbenih postopkov. Podatki o kandidatih, ki so oddali vlogo in izpolnjujejo pogoje za vključitev v Štipendijski sklad Univerze na Primorskem se hranijo eno leto po zaključku postopka izbire. Podatki o kandidatih, s katerimi je bila sklenjena pogodba o štipendiranju se hrani pet let po izteku veljavnosti Pogodbe o štipendiranju za posamezno študijsko leto.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Upravljalec te zbirke podatkov sme posredovati osebne podatke drugim pravnim ali fizičnim osebam samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika, na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Osebni podatki: ime, priimek, datum rojstva, kraj rojstva, EMŠO, davčna številka, številka TRR, letnik študija, članica UP, študijski program, naslov, telefonska številka, elektronska pošta.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne in pooblaščene osebe upravitelja štipendijskega sklada na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Podatki se hranijo v skladu z določili Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika iz tretjega odstavka 5. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

16. Evidenca o zunanjih izvajalcih visokošolske dejavnosti

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 81. a člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Visokošolski učitelji in sodelavci ter gostujoči učitelji in strokovnjaki, ki sodelujejo z Univerzo na Primorskem v obliki podjemnih, avtorskih ali drugih pogodb civilnega prava.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe visokošolske dejavnosti visokošolskih zavodov, za potrebe državnih organov ali nosilcev javnih pooblastil, ter ugotavljanjem izpolnjevanja kadrovskih pogojev. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 82. a člen.
  • Rok hrambe (neobvezno): Evidenca se hrani trajno v skladu s predpisi, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo. Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 83. člen.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek izvajalca, spol, datum, rojstva, stalno in začasno bivališče, enotna matična številka, davčna številka, izobrazba, šifra raziskovalca, sklep o izvolitvi v naziv, habilitacijsko področje, organ, ki ga je izvolil in datum izvolitve, doba izvolitve, habilitacijsko področje, soglasje delodajalca za sklenitev pogodbe, pri katerem je zaposlen, datum upokojitve, ure neposredne pedagoške obveznosti za vsako posamično študijsko leto, mentorstva študentom doktorskega študija, določitev vrednosti dela, vrednost izplačila.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe) ; drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari na rektoratu in članicah, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

17. Evidenca uporabnikov knjižnice

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o knjižničarstvu (Ur. l. RS, št. 87/01, 96/02 in 92/15), 15. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Uporabniki knjižnice.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Evidentiranje uporabnikov knjižnice za potrebe delovanja knjižnice in za zavarovanje gradiva.
  • Rok hrambe (neobvezno): Osebni podatki o članih se v zbirki iz prejšnjega odstavka vodijo še največ eno leto od poteka članstva v knjižnici. Potem se izbrišejo oziroma anonimizirajo. Če ima član v tem času še neporavnane obveznosti do knjižnice, se njegovi osebni podatki izbrišejo oziroma anonimizirajo, ko so obveznosti poravnane. Zakon o knjižničarstvu (Ur. l. RS, št. 87/01, 96/02 in 92/15), 3. odst. 15. člen.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Ni omejitev.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega oziroma začasnega bivališča, kategorijo člana, podatke za obveščanje (telefonska številka oziroma naslov elektronske pošte). Z osebno privolitvijo člana lahko zbirajo tudi podatek o izobrazbeni ravni, ki ga uporabljajo za potrebe načrtovanja nabave knjižničnega gradiva ter organizacije storitev za ciljne skupine članov.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe); drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

18. Evidence gostov - turistov v času izvajanja turistične dejavnosti v UP Študentskih domovih

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o prijavi prebivališča (Uradni list RS št.52/16)- 39. člen.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Gosti, ki so nastanjeni v UP Študentskih domovih po določbah Zakona o prijavi prebivališča in ne izpolnjujejo pogojev za prijavo stalnega ali začasnega prebivališča. Gre za goste-turiste v času izvajanja turistične dejavnosti (vsako leto obdobje 1. julij do 30. september).
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe prijave gostov v skladu z Zakonom o prijavi prebivališča, za potrebe zavoda, za statistična raziskovanja, (identiteta gostov ne sme biti razvidna), druge uradne namene in za uveljavljanje pravic posameznika, na katerega se podatki nanašajo.
  • Rok hrambe (neobvezno): Podatke o gostu se vodi za koledarsko leto. Po preteku enega leta po zaključku koledarskega leta se podatke izbriše iz elektronske knjige gostov.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: ime in priimek, datum rojstva, spol, državljanstvo, datum in uro prihoda ter odhoda gosta, zaporedno številko prijave gosta, številko in vrsto identifikacijskega dokumenta, podatke za namen obračunavanja turistične takse.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe) ; drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, št. 94/07- UPB- ZVOP-1). Zunanji uporabniki: Policija, AJPES, Ministrstvo pristojno za upravo, Statistični urad RS.
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Osebni podatki se vodijo v elektronski obliki preko sistema E-gost, dostop do njih pa je zavarovan z geslom. Elektronska kopija podatkov se hrani še na računalniku recepcije in je varovana z geslom za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Ni povezovanja z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:

19. Osebni karton študenta/kandidata vpisanega v študijski program za izpopolnjevanje

  • Pravna podlaga (neobvezno): Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12 - ZViS-UPB7 in spremembe), 81. člen, za osebne telefonske številke in osebni elektronski naslov je potrebna osebna privolitev posameznika.
  • Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Vpisani študentje in kandidati vpisani v študijske programe za izpopolnjevanje na Univerzi na Primorskem.
  • Namen obdelave osebnih podatkov: Za potrebe pedagoške in z njo povezane znanstvenoraziskovalne, umetniške in strokovne dejavnosti ter knjižnične dejavnosti na Univerzi na Primorskem ter za potrebe državnih organov in nosilcev javnih pooblastil. Pri izdelavi statističnih analiz se smejo osebni podatki uporabljati in objavljati tako, da identiteta študenta.
  • Rok hrambe (neobvezno): Evidence osebnih kartonov se hranijo trajno v skladu s predpisi, ki urejajo dokumentarno in arhivsko gradivo (Zakon o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), 83. člen.
  • Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP (neobvezno): Osebne podatke se sme posredovati drugim uporabnikom samo, če so za njihovo uporabo pooblaščeni z zakonom ali na podlagi pisne zahteve ali privolitve posameznika (kandidata), na katerega se podatki nanašajo.
  • Vrste osebnih podatkov v zbirki: Ime in priimek (za študentke tudi dekliški priimek),vpisna številka, spol, datum, kraj in občina in država rojstva, stalno in začasno bivališče ter naslov za vročanje pošte (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, občina, država),enotna matična številka občana, državljanstvo, , učni uspeh oziroma uspeh pri študiju in predhodno pridobljena izobrazba, relevantna za vpis, najvišja dosežena predhodna izobrazba, če je višja od predhodne izobrazbe, relevantne za vpis v visokošolski študijski program, ime visokošolskega zavoda, ime študijskega programa, ime in smeri oziroma modul, kraj izvajanja študija, način študija, datum in študijsko leto vpisa v študijski program, letnik študija, datum začetka in datum zaključka statusa študenta po študijskih letih, o dokončanju študija oziroma izpisu iz študijskega programa, drugi podatki, potrebni za odločanje o izpolnjevanju pogojev za vpis oziroma napredovanju v višji letnik ter za odločanje o pravicah v skladu z Zakonom o visokem šolstvu (Ur. l. RS, št. 32/12– ZViS-UPB7 in spremembe), telefonske številke in elektronski naslov, podatki o opravljenih izpitih in opravljenih študijskih obveznostih, napredovanju v višji letnik, številu vpisanih in doseženih kreditnih točk po ECTS za posamezno študijsko leto, o tem, da je študentu priznano podaljšanje statusa študenta, o mednarodni izmenjavi v času študija (ime visokošolskega zavoda oz. institucije, na katerem je potekala izmenjava,kraj in država visokošolskega zavoda oz. institucije,na katerem je potekala izmenjava, ime študijskega programa, datum začetka in zaključka izmenjave, število vpisanih in doseženih kreditnih točk po ECTS po predmetih na visokošolskem zavodu oz. instituciji, na katerem je potekala izmenjava ter število priznanih točk po ECTS na Univerzi na Primorskem, vrsta mednarodne izmenjave, to je podatek o mednarodnem programu ali sporazumu, po katerem je bila opravljena izmenjava) ter drugi podatki po posebnih predpisih.
  • Uporabniki zbirke: Odgovorne osebe in pooblaščene osebe Univerze na Primorskem na podlagi Pravilnika o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe); ministrstvo pristojno za visoko šolstvo in drugi uporabniki v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (Ur. l. RS, 94/07- UPB- ZVOP-1).
  • Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov: Hranjeno v personalnih mapah v zaklenjeni vodotesni in ognjevarni omari, ustrezno zavarovan pristop v elektronsko bazo podatkov. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so določeni v Pravilniku o zavarovanju osebnih in zaupnih podatkov (št. 0221-12/05, 19.1.2005 in spremembe).
  • Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Podatki so povezani v evidenco e-VŠ pri pristojnem ministrstvu za visoko šolstvo.
  • Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika.
  • Ali se podatki iznašajo v tretje države:
Nazaj na seznam