Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 06.06.2007
Naslov: Zakupna pogodba z MOL
Številka: 0712-472/2007/2
Vsebina: Uradni postopki
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,


prejeli smo vaše elektronsko sporočilo.

 

1. V njem navajate, da imate v uporabi del zemljišča – vrtiček, katerega lastnica je MOL. Od MOL-a, Oddelka za gospodarjenje z zemljišči ste prejeli obrazec, na osnovi katerega bo MOL pripravila zakupno pogodbo. Zmotilo vas je dejstvo, da morate v obrazec napisati kar nekaj osebnih podatkov, za katere menite, da niso v nobeni povezavi z najemom  vrtička. MOL od vas namreč zahteva naslednje podatke: priimek in ime, ulica, poštna številka, kraj, domači telefon, službeni telefon, zaposlitev (ime delodajalca), številka osebne izkaznice, davčno številko in EMŠO. Sprašujete nas, kateri podatki so nujni za sklenitev zakupne pogodbe in kaj je nepotrebno.
2. V vašem dopisu ste navedli tudi, da je na koncu obrazca pripisan le stavek: »Podatki, ki jih podajate, bodo služili samo kot evidenca pri poslovanju z vrtovi«, in da iz njega tudi ni mogoče razbrati, komu konkretno podajate svoje osebne podatke, saj piše samo: »Mestna občina Ljubljana, Oddelek za gospodarjenje z zemljišči«. Navajate, da je obrazec brez naslova, brez imena kontaktne osebe, brez telefonske številke, brez elektronskega naslova, navedbe uradnih ur….

 

Ker lahko avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člen ZVOP-1 ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje.

 

Osebni podatek je v skladu s 1. tč. 6. člena ZVOP-1 katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.

 

Zbirka osebnih podatkov je v skladu s 5. tč. 6. člena ZVOP-1 vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran  na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.

 

Upravljavec osebnih podatkov je v skladu s 6. tč. 6. člena ZVOP-1 fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega sektorja, ki določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.

 

V skladu z načelom sorazmernosti, ki je urejeno v 3. členu ZVOP-1, morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.

 

Ad.1

 

Splošna pravna podlaga za dopustno obdelavo osebnih podatkov je navedena v 1. odstavku 8. člena ZVOP-1 in določa, da se ti podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Naslednji odstavek istega člena določa, da mora biti namen obdelave določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

 

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju (kamor spada tudi Mestna občina Ljubljana, v nadaljevanju MOL) so določene v 9. čl. ZVOP-1, ki določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika (1. odst.). 2. odst. 9. člena ZVOP-1 določa, da lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, pa morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil.

 

Ne glede na prvi odstavek se lahko v javnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe (3. odst.).

 

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 100/2005, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZLS-UPB1) v 1. odst. 21. člena določa, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena, ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom. ZLS-UPB1 v 2. odst. istega člena, ko našteva naloge, ki jih za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja občina, med te naloge šteje tudi upravljanje občinskega premoženja. V skladu s 1. odst. 21.a člena ZLS-UPB1 občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. 2. odst. istega člena pa določa, da občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: enotno matično številko občana, osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, datum in kraj rojstva, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah ter druge osebne podatke v skladu z zakonom. Občina pridobiva osebne podatke iz prejšnjega odstavka neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon (3. odst. 21. a člena ZLS-UPB1).

 

Po mnenju Informacijskega pooblaščenca pa gre v vašem primeru, ko MOL kot pogodbena stranka od vas zahteva določene osebne podatke, pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov iskati v 3. odst. 9. člena ZVOP-1, ki ureja obdelavo osebnih podatkov posameznikov, ki so ki so z javnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe. MOL od vas kot posameznika, s katerim je v fazi pogajanj za sklenitev zakupne pogodbe, v skladu s 3. odst. 9. člena torej lahko zahteva osebne podatke, ki so potrebni in primerni za izvedbo pogajanj in za sklenitev in izpolnitev zakupne pogodbe. To pa na drugi strani pomeni, da MOL na podlagi omenjene določbe od vas ne more zahtevati osebnih podatkov, za katere ne izkaže, da so potrebni za izvedbo pogajanj ali potrebni in primerni za izpolnitev pogodbe. Obdelujejo se torej lahko samo tisti osebni podatki, ki so v tako tesni, neposredni povezavi z izvedbo pogajanj ali izpolnitvijo pogodbe, da prestanejo test nujne potrebnosti in primernosti, kot sestavini t.i. strogega testa sorazmernosti. Upoštevanje načela sorazmernosti, ki omogoča samo tisto obdelavo osebnih podatkov, ki je ustrezna in po obsegu primerna glede na namene, za katere se osebni podatki zbirajo in nadalje obdelujejo, je tako tudi pri obdelavi osebnih podatkov na podlagi 3. odst. 9. člena ZVOP-1 ključnega pomena.


EMŠO in davčna številka

 

Zakon o centralnem registru prebivalstva (Uradni list RS, št. 72/06, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZCRP) v 1. odst. 6. člena določa, da je enotna matična številka občana (EMŠO) v Republiki Sloveniji osebna identifikacijska številka in je identifikacija za enoznačno opredelitev posameznika. EMŠO po tem odstavku predstavlja temeljni, z matematično metodo izračunani numerični standard. V 2. odst. istega člena pa ZCRP določa, da je identifikacija namenjena vodenju in vzdrževanju zbirk podatkov o prebivalstvu, povezovanju podatkov v teh zbirkah ter racionalizaciji dela državnih organov in drugih uporabnikov, ki imajo zakonsko podlago.

 

EMŠO torej pomeni osnovno in najtočnejšo identifikacijo posameznika. Iz nje se lahko razberejo tudi drugi podatki o posamezniku, kot so njegova starost in spol. Vsi ti podatki sicer za sklenitev pogodbe niso ne potrebni in ne primerni. Ne glede na zapisano pa zgoraj navedeni 21.a člen ZLS-UPB1, ki občini omogoča, da od posameznikov pridobiva podatke potrebne za opravljanje nalog iz njene pristojnosti, med katerimi zakon našteva tudi upravljanje občinskega premoženja, med temi osebnimi podatki našteva tudi EMŠO. Ker je ZLS-UPB1 glede na ZVOP-1 specialnejši zakon, ga v tem delu derogira, kar pomeni, da občina od vas lahko zahteva tudi EMŠO.

 

Pooblaščenec je v nadaljevanju ugotavljal tudi, ali je za sklenitev pogodbe z MOL potrebna in primerna tudi obdelava davčne številke. Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 54/04, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDavP-1) v 64. členu z naslovom Identifikacijska številka za davčne namene določa, da se zavezancu za davek pod določenimi zakonskimi pogoji dodeli davčna številka, ki se uporablja v zvezi z vsemi davki. Pooblaščenec ugotavlja, da z zakupno pogodbo med posameznikom in MOL, ne nastane »davčno« razmerje, saj se posameznikova davčna obremenitev s plačevanjem storitve ne spreminja. Plačevanje zakupnine za vrtiček se denimo posamezniku ne všteva v dohodninsko olajšavo, prav tako ga tudi davčno ne obremenjuje. S tega vidika Pooblaščenec sklepa, da takšna obdelava osebnih podatkov ne bi bila potrebna.

 

Pooblaščenec k temu zgolj informativno dodaja tudi, da je zahteva po varnosti pravnega prometa (npr. v primeru spremembe imena, stalnega prebivališča,…) vendarle tako močna, da bi – četudi ZLS-UPB-1 tega ne bi določal – MOL kot vaša pogodbena partnerica od vas ob sklepanju pogodbe lahko zbrala enega od identifikacijskih znakov. Pri tem pa bi morala upoštevati načelo sorazmernosti, torej bi morala zbirati le tiste podatke, ki so res nujno potrebni in, ki ne izkazujejo drugih podatkov posameznika. V zvezi s tem velja navesti tudi odločitev Ustavnega sodišča RS (v nadaljevanju US), ki je v odločbi št. U-I-229/03, z dne 09.02.2006, med drugim zapisalo, da popolno identifikacijo posameznika omogoča tako podatek o EMŠO, kot tudi podatek o davčni številki. To pa – po navedbah US – pomeni, da je določitev kar dveh podatkov, ki omogočata popolno identifikacijo posameznika, odveč (podčrtal Pooblaščenec), saj zadostuje zgolj eden.

 

Pooblaščenec na podlagi povedanega zaključuje, da MOL od vas kot nasprotne pogodbene stranke lahko zahteva EMŠO, saj ima zato podlago že v  21.a členu ZLS-UPB1, medtem ko davčne številke po mnenju pooblaščenca od vas ne sme zahtevati.

 

Domači telefon, službeni telefon, zaposlitev (ime delodajalca), številka osebne izkaznice


Na podlagi podatkov, ki ste jih navedli v vašem vprašanju se Informacijski pooblaščenec ne more z gotovostjo opredeliti do potrebnosti in primernosti vsakega od ostalih naštetih osebnih podatkov za izvedbo pogajanj in za sklenitev in izpolnitev zakupne pogodbe, ki jo nameravate skleniti z MOL. Gotovo so za izvedbo pogajanj in za sklenitev pogodbe potrebni in primerni podatki o imenu in priimku ter podatki o stalnem oziroma začasnem prebivališču pogodbene stranke (priimek in ime, ulica, poštna številka, kraj). Domači in službeni telefon pa mnenju Pooblaščenca nista osebna podatka, ki bi bila nujno potrebna za izvedbo pogajanj in za sklenitev in izpolnitev zakupne pogodbe, sta pa vsekakor primerna za lažjo izvedbo pogajanj in izpolnjevanje pogodbe, saj omogočata hitrejšo in enostavnejšo komunikacijo med strankama pogodbe, ki je v interesu obeh strank. Zato lahko ta podatka (oziroma enega od njiju) občini prostovoljno posredujete, če ocenite, da je tako posredovanje iz navedenih razlogov tudi v vašem interesu. Pravna podlaga za pridobivanje teh podatkov s strani občine bo v tem primeru 2. odst. 9. člena ZVOP-1. Zaposlitev oziroma naziv delodajalca, pri katerem je zaposlena pogodbena stranka, in številka njene osebne izkaznice pa po mnenju Pooblaščenca nista osebna podatka, ki bi bila primerna in nujno potrebna za izvedbo pogajanj in za sklenitev in izpolnitev zakupne pogodbe.

 

Pooblaščenec na koncu znova poudarja, da je ocenil potrebnost in primernost navedenih podatkov le na podlagi iz vašega dopisa razbranih informacij, zato hkrati opozarja, da je potrebnost in primernost nabora osebnih podatkov v veliki meri odvisna tudi od vsebine posamezne pogodbe.

 

Ad2.

 

19. člen ZVOP-1, ki ureja obveščanje posameznika o obdelavi njegovih osebnih podatkov, v 1. odst. določa, da mora v primeru, ko se osebni podatki zbirajo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, upravljavec osebnih podatkov ali njegov zastopnik posamezniku sporočiti naslednje informacije, če z njimi posameznik še ni seznanjen:
- podatke o upravljavcu osebnih podatkov in njegovem morebitnem zastopniku (osebno ime, naziv oziroma firma in naslov oziroma sedež),
- namen obdelave osebnih podatkov.
2. odst. istega člena pa določa, da mora, če je glede na posebne okoliščine zbiranja osebnih podatkov iz prejšnjega odstavka potrebno, da se zagotovi zakonita in poštena obdelava osebnih podatkov posameznika, oseba iz prejšnjega odstavka posamezniku sporočiti tudi dodatne informacije, če posameznik z njimi še ni seznanjen, zlasti:
- navedbo uporabnika ali vrste uporabnikov njegovih osebnih podatkov,
- navedbo, ali je zbiranje osebnih podatkov obvezno ali prostovoljno, ter možne posledice, če ne bo prostovoljno podal podatkov,
- informacijo o pravici do vpogleda, prepisa, kopiranja, dopolnitve, popravka, blokiranja in izbrisa osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj.


MOL vam mora torej ob posredovanju osebnih podatkov sporočiti vse informacije določene v 1. in 2. odst. 19. člena, če z njimi še niste seznanjeni, saj je temeljito informiranje posameznika predpogoj za pošteno in zakonito obdelavo osebnih podatkov. V skladu z ZVOP-1 bi MOL na obrazec morala poleg naziva obdelovalca osebnih podatkov dodati vsaj še naslov občine ter podatke o morebitnem zastopniku, namen obdelave vaših osebnih podatkov, pa tudi navedbo morebitnih uporabnikov vaših osebnih podatkov, podatek o posledicah neposredovanja osebnih podatkov, ter informacijo o pravici do vpogleda, prepisa, kopiranja, dopolnitve, popravka, blokiranja in izbrisa vaših osebnih podatkov.


S spoštovanjem,

 

Informacijski pooblaščenec
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.
pooblaščenka