Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 29.04.2005
Naslov: Osebni podatki za potrebe izdaje soglasja za uvedbo nočnega dela žensk
Številka: 751-02-57/2004-u3 (0106)
Vsebina: Sindikati
Pravni akt: Mnenje

Spoštovani,

 

na Inšpektorat za varstvo osebnih podatkov pri Ministrstvu za pravosodje ste naslovili dopis, v katerem navajate, da ste bili s strani predstavnikov reprezentativnega sindikata ___________________ obveščeni, da jim delodajalec odreka vpogled v seznam predvidenih delovnih mest in seznam, zaposlenih na teh delovnih mestih, katerih delo naj bi se opravljalo v nočni izmeni. Kot navajate, je kadrovnica družbe ____________ s strani našega inšpektorata pridobila informacijo, da sindikatu podatkov ne smejo posredovati, saj gre za podatke osebne narave, zaradi česar od nas zahtevate, da vam v pisni obliki posredujemo mnenje o zadevi tajnosti podatkov pri izdaji soglasja za uvedbo nočnega dela žena.

 

Ker lahko obvezno razlago posameznih določb zakona daje le zakonodajalec, neobvezno pa predlagatelj zakona, vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1; Uradni list RS, št. 86/04) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za namene postopka za izdajo soglasje za uvedbo nočnega dela žensk.

 

I.

ZVOP-1, ki je v prvi vrsti sistemski zakon, določa predvsem pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost posameznika pri obdelavi osebnih podatkov.

 

Po določbi 1. točke prvega odstavka 6. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen.

 

Posameznik je v 2. točki prvega odstavka 6. člena ZVOP-1 definiran kot določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek; fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.

 

Obdelava osebnih podatkov je v 3. točki prvega odstavka 6. člena ZVOP-1 definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje; obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana (sredstva obdelave).

 

Podatek o tem, da bo z osebnim imenom določena delavka v določenem podjetju opravljala nočno delo, se nedvomno nanaša na fizično osebo, ki jo je zlahka  mogoče identificirati. Zaradi tega je iz zgoraj citiranih določb ZVOP-1 po našem mnenju mogoče zaključiti, da je v primeru, ko delodajalec sindikatu posreduje seznam z osebnimi imeni delavk, ki naj bi svoje delo opravljale v nočni izmeni, takšno ravnanje že mogoče opredeliti kot obdelavo osebnih podatkov, kar pomeni, da je takšno posredovanje osebnih podatkov dopustno le v primeru, če za takšno obdelavo osebnih podatkov obstoja katera od pravnih podlag, ki jih določata spodaj citirana 8. in 10. člen ZVOP-1.

 

II.

Po določbah 8. člena ZVOP-1 se osebni podatki lahko obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

 

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju so natančneje določene v spodaj citiranem 10. členu ZVOP-1: 

Pravne podlage v zasebnem sektorju

10. člen

(1) Osebni podatki v zasebnem sektorju se lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika.

(2) Ne glede na prejšnji odstavek se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki posameznikov, ki so z zasebnim sektorjem sklenili pogodbo ali pa so na podlagi pobude posameznika z njim v fazi pogajanj za sklenitev pogodbe, če je obdelava osebnih podatkov potrebna in primerna za izvedbo pogajanj za sklenitev pogodbe ali za izpolnjevanje pogodbe.

(3) Ne glede na prvi odstavek tega člena se lahko v zasebnem sektorju obdelujejo osebni podatki, če je to nujno zaradi uresničevanja zakonitih interesov zasebnega sektorja in ti interesi očitno prevladujejo nad interesi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

 

III.

Ker ZVOP-1 kot sistemski zakon določa predvsem pravice, obveznosti in načela, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegov v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, je zakonsko podlago, ki bi sindikate pooblaščala, da si od delodajalcev pridobijo določene osebne podatke delavcev, potrebno iskati v področnih zakonih. V obravnavanem primeru je torej zakonsko podlago, ki bi sindikate pooblaščala za pridobivanje določenih osebnih podatkov delavcev, potrebno iskati v Zakonu o delovnih razmerjih (ZDR; Uradni list RS, št. 42/02) ter glede na to, da gre v obravnavanem primeru tudi za uporabo osebnih podatkov, ki so namenjeni odločanju v upravnem postopku, tudi v Zakonu o splošnem upravnem postopku (ZUP-C; Uradni list RS št. 80/99, 70/00, 52/02 in 73/04). V primeru, da zakonske podlage za obdelavo osebnih podatkov v področnih zakonih ni, bi bilo posredovanje osebnih podatkov delavcev sindikatom z vidika določb 8. in 10. člena ZVOP-1 dopustno le v primeru osebne privolitve posameznika, ali pa v primeru, če bi bila obdelava takšnih podatkov potrebna in primerna zaradi izpolnjevanja pogodbe, pri kateri je posameznik, na katerega se takšni podatki nanašajo, ena od pogodbenih strank.

 

V 152. členu ZDR je določeno, da se mora delodajalec pred uvedbo nočnega dela, če se nočno delo redno opravlja z nočnimi delavci pa najmanj enkrat letno, posvetovati s sindikati pri delodajalcu o določitvi časa, ki se šteje kot čas nočnega dela, o oblikah organiziranosti nočnega dela, o ukrepih varnosti in zdravja pri delu ter socialnih ukrepih. Določbe 152. člena ZDR delodajalca sicer zavezujejo, da se mora glede nočnega dela posvetovati s sindikati, vendar pa takšnih določb z vidika določb 8. in 10. člena ZVOP-1 ne moremo šteti kot zakonsko podlago, ki bi sindikate pooblaščala pridobivati osebne podatke delavcev, saj navedeni člen ne določa nobenega posredovanja osebnih podatkov sindikatom.

 

Podobno tudi v 153. členu ZDR ni najti nobenih določb, ki bi jih bilo z vidika določb 8. in 10. člena ZVOP-1 mogoče šteti kot zakonsko podlago, ki bi sindikate pooblaščala, da si pred sklenitvijo dogovora ali pred podajo mnenja delodajalcu za te namene od delodajalca pridobijo določene osebne podatke o tistih delavkah, ki naj bi delale ponoči. Prav tako tudi v ostalih določbah ZDR ni najti nobene takšne določbe, ki bi jo bilo mogoče šteti kot neposredno zakonsko podlago, ki bi sindikate pooblaščala, da bi si od delodajalca pridobijo določene osebne podatke zaposlenih. Kot zakonsko podlago, ki bi sindikat pooblaščala, da si od delodajalca lahko pridobi določene osebne podatke delavcev, je z vidika določb 8. in 10. člena ZVOP-1 namreč mogoče šteti le takšno zakonsko določbo, v kateri bi bilo izrecno navedeno, da delodajalec mora oziroma da delodajalec lahko sindikatu za določene namene posreduje določene osebne podatke delavcev.

 

Glede na to, da gre v postopku izdaje soglasja ministra za uvedbo nočnega dela žensk dejansko za vodenje upravnega postopka, bi pravna podlaga za pridobivanje osebnih podatkov žensk, ki naj bi delale ponoči, lahko izhajala tudi iz določb ZUP-C.

 

Po določbah ZUP-C, lahko osebne podatke, ki so potrebne za odločitev o stvari pridobiva le uradna oseba, pa še ta le v primeru, če so podatki nujno potrebni za odločitev o stvari. Kot je razvidno iz določb 153. člena ZDR, postopek za izdajo soglasja za nočno delo žensk vodi pristojno ministrstvo, sindikat pa v tem postopku le sodeluje in sicer na način, določen v drugem odstavku 153. člena ZDR. Takšna ureditev po našem mnenju pomeni, da si lahko osebne podatke, ki bi bili nujno potrebni za odločitev o stvari, od delodajalca pridobila le uradna oseba ministrstva, ki vodi postopek, ne pa tudi sindikat, saj sindikati niso pristojni za izdajo soglasja za uvedbo nočnega dela žensk.

 

Kot izhaja iz 3. točke drugega odstavka 153. člena ZDR, lahko minister izda soglasje za nočno delo žensk tudi delodajalcu, ki ni vključen v odločitev iz 1. točke tega odstavka, niti ni sklenjen sporazum po 2. točki tega odstavka, pod pogojem, da je zahtevano mnenje sindikatov,  pri delodajalcu, reprezentativnega sindikata dejavnosti in združenja delodajalce ter, da inšpektor za delo predhodno preveri izpolnjevanje pogojev za uvedbo nočnega dela. Takšno zakonsko določbo po našem mnenju ni mogoče šteti kot zakonsko podlago, ki bi sindikate z vidika določb 8. in 10. člena ZVOP-1 pooblaščala, da si za potrebe posvetovanj ali sklepanja sporazumov z delodajalci ali za dajanje mnenj v zvezi z nočnim delom žensk pridobivajo določene osebne podatke delavk.

 

Po našem mnenju z vidika načela sorazmernosti (3. člen ZVOP-1) niti ni potrebno, da bi sindikati, s katerimi se delodajalci posvetujejo, sklepajo sporazume oziroma od njih pridobivajo mnenja glede nočnega dela žensk, pridobivali osebne podatke delavk v identifikacijski obliki. Za namene posvetovanj, sklepanja sporazumov, ali za dajanje mnenj v zvezi z nočnim delom žensk, je po našem mnenju z vidika načela sorazmernosti primerneje, da delodajalci sindikatom za te namene sporočajo podatke v neidentifikacijski obliki, kar pomeni, da za te namene zadostuje, da delodajalec sindikatom sporoča oz. posreduje podatke in informacije, kot so npr. razlogi za uvedbo nočnega dela žensk, seznam in opis delovnih mest, na katerih se bo izvajalo nočno delo, število delavk, ki naj bi na posameznih delovnih mestih opravljale nočno delo, podatke o ukrepih varnosti in zdravja pri delu ter socialnih ukrepih, podatke o urejanju prevoza na delo in druge podobne podatke.

 

IV.

Iz zgoraj navedenega je po našem mnenju mogoče zaključiti, da zakonodaja, ki ureja delovna razmerja ter postopek izdaje soglasja za nočno delo žensk, sindikatom ne daje neposredne zakonske podlage za pridobivanje osebnih podatkov zaposlenih v identifikacijski obliki. Takšna ugotovitev z vidika določb 8. in 10. člena ZVOP-1 pomeni, da si lahko sindikati od delodajalca v zasebnem sektorju pridobijo osebna imena in eventuelne druge osebne podatke žensk, ki delajo ali naj bi delale v nočni izmeni, le na podlagi njihove osebne privolitve, to je na podlagi osebne privolitve posameznika.

 

Osebna privolitev posameznika je v 14. točki prvega odstavka 6. člena ZVOP-1 definirana kot prostovoljna izjava volje posameznika, da se lahko njegovi osebni podatki obdelujejo za določen namen, in je dana na podlagi informacij, ki mu jih mora zagotoviti upravljavec po tem zakonu; osebna privolitev posameznika je lahko pisna, ustna ali druga ustrezna privolitev posameznika.

 

 

Lep pozdrav,

Jože BOGATAJ

v.d. glavnega inšpektorja

za varstvo osebnih podatkov