Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 12.06.2018
Naslov: Obdelava OP etažnih lastnikov
Številka: 0712-3/2018/628
Vsebina: Stanovanjsko in nepremičninsko pravo
Pravni akt: Mnenje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaš e-dopis, v katerem navajate, da ste skupnost etažnih lastnikov v določeni večstanovanjski zgradbi, ki je registrirana kot pravna oseba, ki sama upravlja večstanovanjsko stavbo s 145 stanovanji. Pojasnjujete, da:

 

1. kot upravnik stavbe razpolagate s fotokopijami kupoprodajnih pogodb, ki so vam jih etažni lastniki posredovali kot dokazilo o lastništvu – v njih so navedene davčne št. in EMŠO lastnikov. V primerih, ko EMŠO in davčna št. nista bili vneseni v kupoprodajno pogodbo, so vam te podatke posredovali lastniki. Davčno številko in/ali EMŠO lastnikov potrebujete v primeru vlaganja izvršb, odmero dohodnine od oddajanja skupnih delov stavbe v najem in za sestavo listin v zvezi z vknjižbo na skupnih delih stavbe, za razdružitev solastnine, za novo pogodbo o medsebojnih razmerjih, najemne pogodbe za oddajo skupnih prostorov v najem ipd. IP sprašujete, ali kot upravnik stavbe potrebujete soglasje etažnih lastnikov za obdelavo njihove EMŠO in davčne številke?  

 

2. razpolagate s telefonskimi številkami in elektronskimi naslovi nekaterih lastnikov, ki so vam te podatke posredovali. Po telefonu jih kličete le v izjemnih, nujnih primerih. Nekaterim lastnikom, ki so tako želeli, po elektronski pošti mesečno pošiljate račune za obratovalne stroške in rezervni sklad. Tistim, ki so vam svoj elektronski naslov posredovali, po elektronski pošti pošiljate vabila na sestanke upravnega odbora, zapisnike sestankov upravnega odbora, materiale za odločanje s podpisovanjem listine, vabila na zbor etažnih lastnikov in druga obvestila, ki se v celoti nanašajo zgolj na obratovanje stavbe in upravljanje. Neposrednega trženja ne izvajate, ker je skupnost etažnih lastnikov neprofitna organizacija. IP sprašujete, ali za pošiljanje računov in obveščanje o zadevah, ki se nanašajo na obratovanje stavbe in upravljanje z njo, na elektronske naslove etažnih lastnikov potrebujete soglasje etažnih lastnikov.

 

3. v skladu s sklepom upravnega odbora na oglasnih deskah po vhodih mesečno objavljate seznam neplačnikov z zneski, ki jih dolgujejo, brez navedbe imen in priimkov. Etažni lastniki so na zboru lastnikov predlagali, da jim dostavljate mesečno v zaprtih kuvertah v nabiralnik poimenski seznam neplačnikov. IP sprašujete, ali lahko kot upravnik stavbe posredujete etažnim lastnikom v zaprtih kuvertah poimenski seznam neplačnikov.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 57. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/2005, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

 

_____

 

IP pojasnjuje, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le, če je izpolnjen vsaj eden od pogojev, določenih v členu 6(1) Splošne uredbe. Upravnik lahko obdeluje osebne podatke etažnih lastnikov na več pravnih podlagah:

- če so privolili v obdelavo njihovih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov;

- če je obdelava osebnih podatkov potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je etažni lastnik, na katerega se nanašajo osebni podatki (pogodba o upravljanju večstanovanjske stavbe);

- če je obdelava osebnih podatkov potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca. Te obveznosti so določene v področnih zakonih, npr. v Stanovanjskem zakonu (Uradni list RS, št. 69/2003 s spr.) ali Stvarnopravnem zakoniku (Uradni list RS, št. 87/2002 in 91/2013).

 

V nadaljevanju podajamo odgovore na vaša vprašanja:

 

1. Če podlago za obdelavo EMŠO ali davčne številke daje zakon (npr. Zakon o izvršbi in zavarovanju, Zakon o zemljiški knjigi, Zakon o davčnem postopku), ali če je obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, potem že razpolagate z eno izmed pravnih podlag  (točka (b) ali (c) člena 6(1) Splošne uredbe) in dodatne pravne podlage, tj. osebne privolitve (točka (a) člena 6(1) Splošne uredbe) ne potrebujete.

 

2. Uporabo kontaktnih podatkov etažnih lastnikov (telefonskih številk in e-naslovov) za pošiljanje računov in obveščanje o zadevah, ki se nanašajo na obratovanje stavbe in upravljanje z njo, je mogoče šteti kot obdelavo osebnih podatkov za namen izvajanja pogodbe (pravna podlaga je točka (b) člena 6(1) Splošne uredbe), za kar ne potrebujete še osebnih privolitev etažnih lastnikov. Osebne privolitve bi morali pridobiti, če bi osebne podatke uporabljali za drug namen (npr. za neposredno trženje, ki pa ga, kot ste navedli, ne izvajate).

 

3. Glede na to, da niste navedli, za katere neplačane mesečne obveznosti gre, vam IP v zvezi z razkrivanjem podatkov o dolgovih posameznih etažnih lastnikov pojasnjuje, da vsi etažni lastniki niso vedno upravičeni do teh osebnih podatkov. V primeru razkrivanja osebnih podatkov neplačnikov je treba upoštevati dve situaciji:

 

a) Če so v posameznih stanovanjskih enotah vgrajene merilne naprave, ki omogočajo individualni odjem in obračun dobav ter storitev, upravnik ne sme posredovati podatkov o porabi/stroških posameznega etažnega lastnika ostalim etažnim lastnikom, razen če bi za takšno posredovanje pridobil njegovo vnaprejšnjo osebno privolitev.

 

b) Če naprave v stavbi ne omogočajo individualnega odjema in obračuna dobav ter storitev za njene posamezne enote, se obratovalni stroški, ki nastajajo na njenih skupnih delih in po posameznih enotah, delijo bodisi glede na površino posamezne enote, glede na število posameznih enot ali pa glede na število uporabnikov posamezne enote. V takšnem primeru so lastniki upravičeni do seznanitve z delilnikom stroškov, da lahko sproti preverjajo poslovanje upravnika oziroma ali je pravilno razdelil stroške. Če je obveznost posameznega etažnega lastnika odvisna od obveznosti drugega lastnika oziroma ko zaradi neplačevanja posameznega etažnega lastnika škodo trpijo vsi ostali etažni lastniki, njegovo osebno ime, višina plačila in ostali podatki, ki so potrebni za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, ne uživajo varstva. To pomeni, da lahko upravnik osebne podatke dolžnikov brez njihove privolitve posreduje drugim etažnim lastnikom. Ti podatki se smejo etažnim lastnikom posredovati samo na način, ki onemogoča, da bi se z njimi seznanile nepooblaščene osebe (npr. v zaprtih pisemskih ovojnicah, ki jih vloži v poštne predalčnike etažnih lastnikov).

 

Etažni lastniki imajo pravico izvedeti tudi, kdo izmed njih ne plačuje sredstev v rezervni sklad ter višino in datum zapadlosti dolga, saj posledice neplačevanja  nosijo vsi etažni lastniki (npr. večja oziroma dražja dela se zaradi neplačevanja sploh ne morejo začeti, pri manjših delih, ki se izvedejo kljub neplačevanju nekaterih etažnih lastnikov, pa plačniki posredno plačajo tudi za neplačnike). Tudi v tem primeru sme upravnik etažnim lastnikom posredovati podatke samo na način, ki onemogoča, da bi se z njimi seznanile nepooblaščene osebe.

 

Lepo pozdravljeni,   

                                   Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

                                       informacijska pooblaščenka