Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Mnenja - VOP

+ -
Datum: 08.06.2018
Naslov: Posredovanje OP umrlega MOL zaradi prekopa
Številka: 0712-1/2018/1688
Vsebina: Vpogled v OP umrlih, Upravni postopki
Pravni akt: Mnenje

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je dne 31. 5. 2018 po  elektronski pošti prejel vaše vprašanje. Zanima vas, ali lahko posredujete osebne podatke pokojnikov Mestni občini Ljubljana, Oddelku za gospodarske dejavnosti in promet, za potrebe izdaje odločbe o prekopu pokojnika na podlagi četrtega odstavka 21. člena Zakona o pogrebni in pokopališki dejavnosti (Uradni list RS, št. 62/2016) ter ali je osebni podatek tudi informacija, ali je pokojnik pokopan v žari ali v krsti.

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter  2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

 

Obrazložitev:

 

 

Občina je v okviru vodenja upravnega postopka izdaje dovoljenja za prekop za namene postopka upravičena pridobivati osebne podatke umrlega od javnega podjetja, ki je upravljavec zbirke osebnih podatkov, v kolikor so podatki potrebni za upravni postopek.

 

IP konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati izven postopka inšpekcijskega nadzora.

 

Vaše vprašanje se nanaša na to, ali imate kot izvajalec občinske gospodarske javne službe pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov umrlih oseb občini, ki izda dovoljenje za prekop.

 

Posredovanje podatkov drugi osebi je obdelava osebnih podatkov, pri čemer Splošna uredba o varstvu podatkov vprašanje urejanja obdelave podatkov umrlih prepušča v ureditev državam članicam, zato v Sloveniji v tem delu do morebitne drugačne ureditve v novem zakonu ostajajo v veljavi določbe ZVOP-1.

 

Varstvo osebnih podatkov umrlih posameznikov ureja ZVOP-1 v 23. členu, ki v 1. odstavku določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov podatke o umrlem posamezniku posreduje samo tistim uporabnikom osebnih podatkov, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom

 

Prekop ureja Zakon o pogrebni in pokopališki dejavnosti (Uradni list RS, št. 62/16; v nadaljevanju: ZPPDej) v  21. členu v 1. Odstavku, in sicer prekop se lahko izvede na zahtevo svojcev ali drugih fizičnih ali pravnih oseb, ki imajo za to upravičen interes. Ta zakon nadalje v 4. odstavku 21. člena ureja, da je potrebno za prekop pokojnika pridobiti dovoljenje pristojnega občinskega organa. Postopek izdaje dovoljenja je upravni postopek, ki ga na podlagi zahteve stranke vodi občina. Na zahtevo svojcev ali drugih fizičnih ali pravnih oseb, ki imajo za to upravičen interes, je lahko pokojnik izkopan in prenesen na drugo pokopališče ali v drug grob na istem pokopališču, in sicer po predhodnem mnenju najemnika groba.

 

Glede na 34.a člen Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju: ZUP) so upravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno, najkasneje v roku 15 dni, posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje, namen njihove uporabe in številko upravne zadeve.

 

Kot javno podjetje upravljate pokopališče Žale v okviru opravljanja občinske gospodarske javne službe in kot upravljavec vodite nekatere evidence osebnih podatkov umrlih. ZPPDej v 35. členu ureja evidence upravljavca, in sicer upravljavec pokopališča mora voditi trajno evidenco o pokojnikih, ki so ali so bili pokopani na pokopališču, trajno evidenco grobov – kataster in evidenco najemnikov grobov za obdobje zadnjih deset let. V evidenci o pokojnikih se vodijo podatki o imenu in priimku pokojnika, naslov, datum rojstva in smrti pokojnika, datum pogreba, številka in oznaka groba ter datum in kraj prekopa.

 

Občina lahko od vas pridobi podatke iz evidence, ki jo po zakonu vodite, če podatke pridobiva v zvezi s konkretnim upravnim postopkom izdaje dovoljenja za prekop, ki ga vodi, pri tem mora občina upoštevati načelo sorazmernosti, ki ga določa Splošna uredba o varstvu podatkov, in sicer v členu 5 (1c) - podatki morajo biti »ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (najmanjši obseg podatkov)«.

Splošna uredba v uvodni določbi 27 izrecno določa, da se ne uporablja za osebne podatke umrlih oseb. Glede vašega drugega vprašanja o tem, ali je osebni podatek tudi informacija, ali je pokojnik pokopan v žari ali v krsti, zato upoštevajoč ZVOP-1 in smiselno razlago pojma osebni podatke menimo, da je lahko tudi podatek o krsti ali žari, če se nanaša na točno določeno ali določljivo fizično osebo, čeprav umrlo, osebni podatek te umrle osebe. ZVOP-1 namreč, kot že rečeno, prav tako varuje osebne podatke pokojnega po smrti. Glede na 1. točko 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (ki se uporablja neposredno po 25. 5. 2018, ob njej pa velja ZVOP-1, v kolikor ni v nasprotju z omenjeno uredbo) je sicer osebni podatek katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Posameznik je določljiv, če ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. V tem smislu je po mnenju IP treba razumeti tudi pojem osebni podatek umrle osebe upoštevajoč ZVOP-1.

Uredba namreč v odnosu na ZVOP-1 bistveno ne spreminja definicije osebnega podatka in ključni test še vedno ostaja določljivost posameznika. Na določljivost posameznika pa se gleda široko, torej ne samo skozi lastne zmožnosti, namene in interese, temveč se upošteva tudi, ali bi iz podatkov, ki jih vi obdelujete, drugi lahko izvedeli, na koga se nanašajo podatki. Treba je upoštevati vsa sredstva, informacije in znanja, ki jih imajo na voljo tudi drugi subjekti, ki bi lahko določili, za katerega posameznika gre. Na določljivost posameznika se torej gleda na široko in ne zgolj skozi lastne zmožnosti ali skozi zmožnosti enega subjekta, podjetja ali organizacije. Iz recitalov k Uredbi izhaja, da bi bilo pri ugotavljanju, ali je posameznik določljiv, treba upoštevati vsa sredstva, za katera se razumno pričakuje, da jih bo upravljavec ali druga oseba uporabila za neposredno ali posredno identifikacijo posameznika. Da bi ugotovili, ali se za ta sredstva lahko razumno pričakuje, da bodo uporabljena za identifikacijo posameznika, bi bilo treba upoštevati vse objektivne dejavnike, kot so stroški identifikacije in čas, potreben zanjo, ter pri tem upoštevati razpoložljivo tehnologijo in tehnološki razvoj v času obdelave.

 

V upanju, da smo vam bili v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

 

                                                                                               

Urška Črnič, univ. dipl. prav.,                                                     Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Svetovalka informacijske pooblaščenke                                     Informacijska pooblaščenka